Трудовая книжка должна выдаваться работнику лично на руки в день увольнения <1>. Но так бывает не всегда. Иногда работник в этот день болеет или находится в отпуске и не может ее получить. А если он не согласен с увольнением, то и вовсе может отказаться забирать трудовую книжку. При этом нанимателю грозит ответственность за задержку ее выдачи <2>. Как в таких ситуациях вернуть документ бывшему работнику?
Что делать, если…
…работника в день увольнения нет на работе
В такой ситуации наниматель в этот же день направляет работнику письменное извещение о необходимости явиться за трудовой книжкой <3> (далее — Извещение). Однако сама книжка не высылается.
Извещение направляется работнику заказным письмом с уведомлением о вручении <4>. Одновременно Извещение можно выслать на электронную почту работника, но не вместо заказного. В Извещении наниматель может уведомить работника, что он вправе получить трудовую книжку по почте, если оформит письменное согласие на это <5>.
Пример формулировки Извещения:
| Извещаем о необходимости получить трудовую книжку ПК N 1212121, которая не была выдана ввиду вашего отсутствия на работе 29.07.2016. Трудовую книжку можно получить в рабочие дни с 8.00 до 17.00 в отделе кадров по адресу: г. Минск, ул. Мира, д. 6.
Вы также можете написать заявление о согласии на ее пересылку почтой. В этом случае трудовая книжка будет выслана по указанному в заявлении адресу не позднее следующего дня после получения заявления |
Извещение следует зарегистрировать, например в журнале регистрации исходящих и внутренних документов <6>. Дата направления работнику Извещения будет определяться по почтовому штемпелю.
Если же наниматель направит Извещение позже или не направит вообще, то нарушит законодательство <7>. И не исключено, что впоследствии дату увольнения потребуется изменить на фактическую дату выдачи трудовой книжки, а за время вынужденного прогула необходимо будет выплатить работнику средний заработок <8>.
| Пример
Работник был уволен с работы 04.07.2016. В день увольнения он отсутствовал на работе. Трудовая книжка ему не была выдана. Извещение направлено работнику 25.07.2016. За период с 05.07.2016 по 25.07.2016 в пользу работника взыскивается средний заработок за задержку выдачи трудовой книжки. А дата увольнения изменяется на 25.07.2016 |
…работник уклоняется от получения трудовой книжки
В данном случае наниматель должен сделать следующее:
1) оформить акт об отказе работника от получения трудовой книжки <9>(далее — акт).
В акте, полагаем, следует указать:
- Ф.И.О. работника;
- место, в котором работнику было предложено забрать трудовую книжку, а он отказался;
- дату и время, когда это было сделано;
- мотивы отказа работника от получения трудовой книжки;
- Ф.И.О. присутствующих при этом свидетелей <10>.
Пример формулировки акта:
| Составлен инспектором по кадрам Петровой А.Л. | ||
| Присутствовали: | 1. Начальник проектного отдела Козина М.И. | |
| 2. Юрисконсульт Абасов В.Г. | ||
| Инженер-проектировщик проектного отдела Лапина Марина Дмитриевна отказалась от получения трудовой книжки ПК N 1212121 в день увольнения (29.07.2016 в 16.30) в кабинете инспектора по кадрам Петровой А.Л., поскольку считает, что наниматель уволил ее без законного основания. | ||
| Подпись
Подпись Подпись |
В.Г.Абасов
М.И.Козина А.Л.Петрова |
|
Желательно, чтобы увольняемый работник расписался в акте. В случае отказа в акте следует сделать отметку об этом;
2) направить работнику Извещение заказным письмом с уведомлением о вручении <11>. Содержание этого Извещения такое же, как и Извещения, которое направляется работнику, не получившему трудовую книжку в связи с отсутствием на работе в день увольнения. Но причиной невыдачи трудовой книжки будет отказ работника от ее получения.
Наниматель, совершив рассмотренные выше действия, не понесет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки <12>.
Итак, если работник не забрал трудовую книжку в связи с отсутствием на работе в день увольнения либо отказался от ее получения по каким-либо причинам, то наниматель направляет ему Извещение. А во втором случае он составляет еще и акт.
Варианты развития ситуации
Работник согласен на пересылку трудовой книжки
Не позднее следующего дня после получения письменного заявления работника о согласии на пересылку трудовой книжки наниматель должен выслать ее по адресу, указанному в этом заявлении <13>. Если такой день приходится на нерабочий (выходной, праздник), выслать трудовую книжку можно в день получения заявления или первый рабочий день, следующий за нерабочим <14>.
Вид почтового отправления для пересылки трудовой книжки законодателем не определен. Наниматель вправе его выбрать сам. На наш взгляд, лучше всего отдать предпочтение письму с объявленной ценностью, заказному письму с описью вложений и уведомлением о вручении или направлению ускоренной почтой.
В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга учета) вносится соответствующая отметка <15>. Ее содержание законодательством не определено. Полагаем, это могут быть дата и номер почтовой квитанции.
В связи с этим, по нашему мнению, нанимателю следует сохранять квитанцию о пересылке трудовой книжки, уведомление с отметкой о вручении (об отказе в получении), письменное заявление работника о согласии на пересылку трудовой книжки по почте и др. С помощью их он сможет подтвердить факт отправки трудовой книжки работнику.
Срок хранения данных документов законодательством не установлен. Поэтому наниматель может определить его сам. С учетом того что не полученная работником трудовая книжка хранится у нанимателя в течение двух лет, а затем еще 50 лет в его архиве <16>, желательно и указанные документы хранить столько же лет. При необходимости это поможет нанимателю обосновать нахождение у него трудовой книжки уволившегося работника.
Трудовую книжку хотят получить по доверенности
Законодательство, определяющее порядок выдачи трудовой книжки, не регулирует эту ситуацию. Однако оно и не запрещает получить трудовую книжку по доверенности. По нашему мнению, выдать трудовую книжку по доверенности можно. И вот почему.
Представительство, основанное на доверенности <17>, допускается практически во всех случаях. Законодательство позволяет выдавать зарплату по доверенности <18>. При этом нотариально удостоверять ее не нужно. Доверенность при выдаче трудовой книжки также не требует нотариального удостоверения. Полагаем, что оформить доверенность при выдаче трудовой книжки можно таким же образом, как и при получении зарплаты. Это обосновывается тем, что обе ситуации вытекают из трудовых правоотношений. Кроме того, за задержку выдачи трудовой книжки предусмотрен такой же размер материальной ответственности нанимателя, как и за задержку расчета на день увольнения <19>. А максимальный размер административной ответственности нанимателя за невыплату зарплаты в установленный срок даже больше, чем за несвоевременную выдачу трудовой книжки <20>.
При выдаче трудовой книжки по доверенности нанимателю следует исходить из полномочий, указанных в ней. Например, в доверенности может быть зафиксировано право представителя не только получить трудовую книжку, но и проставить дату и подпись в книге учета.
Оригинал доверенности (если она носит разовый характер) или ее копию (если, например, в ней содержатся иные полномочия), на наш взгляд, следует сохранить.
А в книге учета — сделать отметку, что трудовая книжка выдана по доверенности, и указать ее номер, дату и Ф.И.О. представителя.
Извещение осталось без ответа либо почта вернула его обратно
Заметим, что причин возврата Извещения может быть несколько. Например, истечение срока хранения на почте, отсутствие адресата.
При возврате Извещения трудовая книжка бывшего работника должна остаться у нанимателя. Хранится она отдельно от трудовых книжек работников, продолжающих работать. Например, в отдельной ячейке, на отдельной полке несгораемого шкафа, сейфа <21>. Наниматель обязан ее хранить в течение двух лет (например, в отделе кадров) <22>. После истечения этого срока трудовая книжка сдается на хранение в архив нанимателя на 50 лет. Затем ее можно уничтожить <23>.
В случае ликвидации нанимателя трудовая книжка вместе с другими документами сдается в территориальный архив <24>.
Итак, если работник не получает трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием на работе или отказом от получения, то наниматель направляет ему Извещение, а во втором случае еще и составляет акт <25>. В зависимости от дальнейших действий бывшего работника наниматель может вернуть трудовую книжку двумя способами: переслать по адресу, указанному в письменном заявлении работника <26>, либо выдать лицу, предъявившему доверенность, удостоверенную в установленном порядке. Если работник бездействует — трудовая книжка хранится у нанимателя.
