Казалось бы, требование о необходимости выдачи работнику аванса на командировку обозначено в законодательстве. И все же случается, что соблюдают его не все организации и не всегда. Причины называют разные: работник командируется в авральном режиме — выдать деньги не успели / забыли; аванса работнику причитается «три копейки» — бухгалтерия не видит смысла выдавать такие суммы заранее. Забегая вперед, отметим, делать так не стоит. Последствия серьезные и разноплановые, административной ответственностью не ограничиваются.

1. Ключевые моменты о выплате аванса

Требование о выплате аванса обозначено в ТК и Положении N 176. Так, при направлении работника в командировку наниматель обязан обеспечить его авансом — денежными средствами на предстоящие командировочные расходы. Аванс должен быть выдан на расходы по проезду к месту командировки и обратно, по найму жилья, по проживанию вне места жительства (суточные), а также на иные расходы, произведенные с разрешения и ведома нанимателя (ст. 95 ТК, ч. 1 п. 5 Положения N 176).

Основанием для расчета и выплаты работнику аванса является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении в командировку (ч. 1 ст. 93 ТК, п. 2, 4 Положения N 176). В приказе в числе прочего указываются место командировки, срок и цель поездки, условия командирования по приглашению (при наличии) и прочая необходимая информация.

Аванс следует выплачивать в достаточной сумме, которая позволит избежать расходования работником личных денежных средств для выполнения служебного задания в командировке. Зачастую слово «аванс» ошибочно отождествляют с задатком, считая при этом, что можно выплатить буквально рубль или два. Это не так. Выплачивать аванс в сколь угодно малой сумме — не означает соблюдение требований законодательства. Аванс должен быть рассчитан и выплачен в сумме, необходимой работнику для оплаты командировочных расходов, и при этом с учетом правил возмещения, установленных Положением N 176. При его расчете нанимателю следует исходить из сведений приказа, из заранее известных обстоятельств командировки и из предполагаемых в связи с этим расходов работника. Ведь по возвращении из командировки работник в установленный срок (15 рабочих дней со дня возвращения, исключая день прибытия) представит авансовый отчет и должен вернуть излишне выплаченные денежные средства (п. 90 Инструкции N 117).

Если организация крупная и командировок много, то на практике для того, чтобы определиться с суммой аванса, в обиход вводят заявки на аванс или докладные записки. В них командированный работник (его руководитель, другое ответственное лицо), выяснив вопросы о стоимости транспорта, жилья и иных расходов, обозначает предполагаемую сумму для конкретной командировки с разбивкой по видам расходов. Бухгалтер проверяет этот запрос на соответствие нормам и ограничениям законодательства и определяет окончательную сумму к выплате.

Оформлять расчет аванса законодательство не требует. Вместе с тем обозначено, если работник пожелает ознакомиться с расчетом аванса, то организация обязана его ознакомить (ч. 1 и 2 п. 7 Положения N 176). Поэтому такой расчет все же нужно составлять.

Срок выдачи аванса законодательством не определен. Вместе с тем выдавать аванс целесообразно заранее, а именно за несколько дней до начала командировки. Это позволит исключить претензии со стороны работника, поскольку он сможет произвести необходимые расходы до отъезда в командировку за счет средств аванса (см. разъяснение специалиста Минтруда и соцзащиты).

2. Возможные последствия невыплаты аванса

Выдавать аванс нужно. Невыплата аванса является нарушением законодательства о труде, за которое предусмотрена административная ответственность на виновное лицо в размере от 2 до 20 базовых величин (ч. 2 ст. 95 ТК, ч. 1, 2 п. 5 Положения N 176, ч. 2 ст. 4.6, ч. 6 ст. 10.12 КоАП).

Наряду с этим последствия могут быть на порядок серьезнее. Работник вправе уволиться в связи с нарушением нанимателем законодательства о труде. Процедура увольнения и причитающиеся работнику в связи с этим выплаты отличаются в зависимости от того, какой трудовой договор заключен с работником (срочный или на неопределенный срок) (ч. 4 ст. 40, ст. 41 ТК). Так, при досрочном расторжении контракта в связи с нарушением нанимателем законодательства о труде, коллективного договора, контракта работнику выплачивается минимальная компенсация в размере трех среднемесячных заработков (ч. 5 ст. 261-5 ТК).

То есть наниматель, пренебрегший нормами законодательства, становится заложником этого обстоятельства. «Обиженный авансом» работник может воспользоваться ситуацией в своих интересах. Например, работник может обратиться в Департамент государственной инспекции труда с целью подтвердить факт нарушений нанимателем законодательства о труде и потребовать досрочного увольнения с выплатой компенсации. Для организации это с большой долей вероятности приведет к финансовому ущербу.

Рикошетом может пострадать бухгалтер. Во-первых, в ряде случаев ущерб можно взыскать с виновного в невыплате аванса, а именно если привлечь его к материальной ответственности (ч. 1 ст. 400, ч. 1 ст. 402 ТК). Во-вторых, это удар по репутации.

3. Проблемный момент валютных пересчетов

Если аванс не выдан при загранкомандировке, то не всегда понятно, как производить валютные пересчеты. Суть проблемы в следующем. Определено, что при составлении авансового отчета фактические расходы по загранкомандировке должны быть отражены в валюте произведенных операций (ч. 1 п. 79 Инструкции N 117). Затем с целью определить, кто кому задолжал по итогу загранкомандировки, все приводится к общему знаменателю: эти расходы пересчитываются в валюту, в которой был выдан аванс, и определяется разница (п. 80 — 83 Инструкции N 117). Но как быть, если аванс работнику не выдавался?

В Инструкции N 117 нормы для такого случая не предусмотрены, поскольку невыдача аванса изначально противоречит требованиям законодательства. По этой же причине разъяснять дальнейшие действия организации отказываются и представители Нацбанка.

Поскольку иного выхода нет, а произвести взаиморасчет с работником все же нужно, полагаем, можно исходить из норм п. 79 Инструкции N 117:

— определить валюту и дату расчета можно по договоренности между нанимателем и работником;

— произвести пересчет командировочных расходов в валюту расчета (если валюты норм, расходов и расчета отличаются) на дату авансового отчета.

Валютные пересчеты расходов с целью их отражения в бухгалтерском и налоговом учете для случая, если не был выдан аванс, производятся в белорусские рубли по официальному курсу на дату совершения хозяйственной операции, в случае с командировочными расходами — на дату составления авансового отчета (абз. 3, 4 ч. 1 п. 3 НСБУ N 69).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex