Пользователи общего кабинета смогут видеть документы друг друга, отправленные контрагентам или полученные в podpis.
Полезно!
Если ответственный сотрудник отсутствует, поступившие в его аккаунт документы сможет увидеть и подписать уполномоченный коллега.
Кого можно включить в общий кабинет?
Вы сами решаете, для кого важен доступ к электронным документам, и самостоятельно формируете список сотрудников для объединения в общий кабинет.
В общий кабинет организации можно добавить как зарегистрированных в podpis сотрудников, у которых есть ключи ЭЦП, так и тех, у которых ключей ЭЦП нет. Однако для этого таким сотрудникам нужно создать аккаунты в podpis с незавершенной регистрацией.
Как подключить функцию?
Позвоните на горячую линию: 8(017) 308-28-28 или попросите сотрудника, обслуживающего вашу организацию.
Удобно, что после подключения функции пароль и логин, который сотрудники использовали при входе в личный аккаунт podpis, сохранится и для входа в общий кабинет организации.
Что изменится после объединения аккаунтов в общий кабинет?
- В шапке аккаунта, кроме Ф.И.О. пользователя, отобразится название организации.
- После подключения функционала появится раздел «Пользователи», в котором можно посмотреть данные обо всех участниках общего кабинета. В частности, данные о компании участника, дате его присоединения к общему кабинету и о статусе завершения регистрации в сервисе.
Как пользоваться функционалом «Общий кабинет организации»
- В папках будут видны документы, полученные каждым из пользователей общего кабинета. Здесь можно отсортировать документы, чтобы отображались только документы конкретного сотрудника. Чтобы посмотреть только свои документы, нажмите кнопку «Показывать только мои документы».
Чтобы отразились документы определенного сотрудника, входящего в общий кабинет организации, воспользуйтесь строкой поиска в папке с документами. Введите Ф.И.О. или адрес электронной почты пользователя, документы которого хотите посмотреть.
- При поступлении нового документа в общий кабинет организации все его участники получат уведомление на электронную почту.
- Любой поступивший в общий кабинет организации документ может подписать каждый его участник.
Удобно, что в сервисе сохраняется информация, кто подписал документ. Так, если получатель и подписант разные (например, документ поступил Е.С.Колесник, а подписала его А.А.Урбанович), пользователь увидит:
– в окне выбора сертификатов уведомление, что подписант и получатель документа отличаются;
– после подписания соответствующую отметку в карточке документа
Подробные данные об отправителе, получателе и подписанте документа можно посмотреть в разделах «Подробнее о документе» и «Журнал активности».
Как скорректировать список пользователей в кабинете организации (добавить, удалить или заблокировать сотрудников)?
Чтобы изменить список сотрудников в общем кабинете организации, позвоните на горячую линию или обратитесь к персональному менеджеру ilex.
- После добавления пользователя в общий кабинет организации об этом придет уведомление на почту:
– самому сотруднику;
– остальным пользователям кабинета.
- После блокирования доступа к общему кабинету пользователь больше не сможет видеть и подписывать документы организации.
При этом все документы заблокированного сотрудника будут по-прежнему храниться в общем кабинете и оставаться доступными всем действующим пользователям.
О блокировке аккаунта одного из участников общего кабинета придет уведомление на почту:
– этому сотруднику;
– всем остальным пользователям общего кабинета.
Заинтересовала новая функция? Звоните! Расскажем подробнее об этой и других возможностях podpis.by.
Телефон горячей линии: 8 (017) 308-28-28.
