Организация бизнеса, налаживание бизнес-процессов все чаще связаны с понятием аутсорсинг. Разберемся, что это такое, для чего нужен аутсорсинг, и как его применять.

Что такое аутсорсинг и как он возник

Слово аутсорсинг имеет английское происхождение. Outer-source-using в буквальном переводе — «использование внешних источников». На практике под аутсорсингом понимают передачу определенных функций сторонней организации.

Возникновение аутсорсинга в его современном виде связывают с противостоянием Ford и General Motors. Дело было в 1920-е гг. В тот период на автомобильном рынке доминировала компания Ford. General Motors же находилась на грани краха, когда исполнительным директором был назначен Альфред Слоун. И это кардинально изменило ситуацию. Он разработал свою модель управления, согласно которой сотрудничал со сторонними организациями, если они выполняли какие-то задачи лучше собственных сотрудников. Политика же Ford строилась на едином контроле всех функций, всех подразделений. Передача функционала сторонним компаниям, казалось, может привести к ухудшению качества. Однако практика показала, что модель Слоуна была более жизнеспособной. General Motors смог не только догнать, но и обогнать конкурента. Нужно сказать, что Ford также пришел к необходимости передачи функций сторонним организациям, но лидерские позиции уже были упущены.

На территории нашей страны в качестве первых примеров аутсорсинга рассматривают советские тресты столовых, услуги охранных агентств в 90-ые, разработку, поддержку и хостинг сайтов, услуги обслуживания офисной техники и системного администрирования.

Зачем нужен аутсорсинг

А теперь давайте заглянем поглубже. Какие преимущества может дать использование услуг сторонних организаций бизнесу? Так, к основным из них можно отнести:

— сокращение затрат. Многие компании отмечают, что использование услуг сторонних организаций позволило им сократить расходы на выполнение определенных задач. Это происходит в т.ч. из-за того, что организации не нужно содержать в штате работников, услуги которых требуются не каждый день, не нужно заниматься поиском узкоспециализированного персонала, компания не будет оплачивать больничные, отпуска, страховые взносы таким специалистам;

— возможность сконцентрироваться на основной деятельности. Непрофильные задачи отнимают у команды время и силы, сбивают фокус, снижают энтузиазм. Используя аутсорсинг, можно заниматься тем, что получается лучше всего. Например, сконцентрироваться на производстве продукции. А продвижение, доставку продукции, ведение бухгалтерии можно поручить иным организациям, специалистам;

— гарантии выполнения требований и сроков, и, соответственно, получения ожидаемого результата. Если вы обратились за услугами в иную организацию, то болезнь, отпуск, увольнение конкретного сотрудника не станут основанием для срыва сроков, недостижения запланированного результата. Когда все то же самое происходит со своим сотрудником, это становится проблемой нанимателя. Могут понадобиться дополнительные расходы на поиск нового специалиста, доплаты действующим сотрудникам за сверхурочную работу и т.п. Сторонняя же организация должна соблюдать оговоренные сроки, качество, предоставить результат. За какие-либо отступления от договора можно предусмотреть и потребовать неустойку;

— повышение качества услуг. Быть лучшим во всем достаточно сложно. Бизнес требует работы разных специалистов: юристов, бухгалтеров, маркетологов, продавцов, менеджеров, IT-специалистов, водителей, уборщиков и т.д. Аутсорсинг позволяет получать услуги от работников с высокой квалификацией;

5) возможность разместить производство в регионах с наиболее оптимальными условиями (например, дешевой рабочей силой). При этом компании не придется глубоко погружаться в нюансы зарубежного законодательства, самостоятельно открывать филиалы, изучать налоговую систему, достаточно просто заключить контракт с уже работающими в таких странах организациями.

Примечание
Аутсорсинг имеет и свои недостатки. Так, можно столкнуться с тем, что сторонним специалистам сложно вникать в нюансы работы компании; дополнительные объемы работы, ускорение сроков влекут пересмотр договора и увеличение оплаты; приезд внешних специалистов для решения вопроса требует затрат времени и т.п. В связи с этим перед передачей конкретных функций на аутсорсинг рекомендуем взвесить все «за» и «против».

Что делегировать

Один из главных принципов использования аутсорсинга звучит так: «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше меня и других». Также эксперты отмечают, что чем меньше у бизнесмена опыта в конкретной сфере, тем выше риски потерять кучу времени, если приниматься за это лично.

Исходя из таких правил, на аутсорсинг обычно отдают непрофильные для бизнеса функции, а также те задачи, которые не требуют ежедневного выполнения, где нужны узкопрофильные специалисты. Конечно, перед тем как что-либо делегировать, нужно просчитать и сравнить затраты на внутренних специалистов и на услуги сторонних организаций. На практике чаще всего на аутсорсинг передают:

— ведение бухгалтерии (как комплексное, так и отдельных участков);

— юридическое сопровождение;

— IT-услуги;

— маркетинг;

— работу контакт-центра;

— клининговые услуги;

— логистику, перевозки и др.

Помимо этого, существует и производственный аутсорсинг. В этом случае сторонней организации передаются не отдельные функции, а производство продукции, ее компонентов. Таким видом аутсорсинга успешно пользуются мировые бренды. Например, Nike. Эта компания передала на аутсорсинг все производство спортивной обуви и одежды: этим занимаются фабрики в Юго-Восточной Азии. Сама же Nike выполняет разработку продукта, дизайн и маркетинг. Такой подход компании позволил ей выйти на стадию бурного роста и завоевать лидирующие позиции на рынке. Другой удачный пример аутсорсинга показывает IKEA. Часть продукции, предлагаемой под этой маркой, изготавливают компании-партнеры. Передает на аутсорсинг IKEA и транспортные функции. Это позволяет ей сосредоточиться на собственной части производства, организации розничных продаж через свою сеть магазинов.

Как можно оформить передачу задач на аутсорсинг

Белорусское законодательство не содержит специального регулирования отношений аутсорсинга. Сам термин встречается лишь в отдельных НПА. Например, в Инструкции от 08.01.2020 N 1, постановлении Минфина от 29.12.2008 N 203.

Не предусматривает гражданское законодательство и отдельный вид договора, которым бы оформлялся аутсорсинг. Полагаем, передачу определенных функций иным организациям можно оформлять договорами возмездного оказания услуг, договорами подряда, договорами об организации перевозок. Стороны также вправе заключить смешанный договор, который будет содержать элементы различных договоров. Или они могут составить свой, непоименованный гражданским законодательством договор, условия которого будут определены по усмотрению сторон (п. 2, 3 ст. 391 ГК).

В договорах, оформляющих аутсорсинг, рекомендуем обращать внимание на детальное описание передаваемых функций, требования к качеству услуг, сроки их оказания, порядок взаимодействия сторон, ответственность исполнителя за отступления от договора. Внимательное согласование таких условий позволит сторонам избежать споров и сделать процесс сотрудничества максимально эффективным.