ООО «ЮрСпектр» при участии представителей Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела 14.12.2022 проведен круглый стол на тему «Делопроизводство и сроки хранения документов: новации в законодательстве».

В рамках круглого стола обсуждались основные изменения законодательства в области архивного дела и делопроизводства. В частности, подробно рассмотрены изменения, внесенные в Инструкцию по делопроизводству и Перечень типовых документов N 140. Также А.Е.Рыбаков ответил на вопросы участников мероприятия. В материале приведены ответы на наиболее интересные из них.

Вопрос 1: Обязательно ли использование бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь в структурных подразделениях госорганизации?

Ответ: Изображение Государственного герба Республики Беларусь обязательно наносится как на бланки документов госоргана и иной госорганизации, так и на бланки документов их структурных подразделений, если последние от своего имени издают документы, ведут переписку и т.д. В п. 36 Инструкции по делопроизводству были внесены соответствующие изменения.

Обратите внимание!
Под бланком документа понимается стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (п. 21 Инструкции по делопроизводству).
СТБ 6.38-2016 установлены два вида бланков организационно-распорядительных документов (ч. 1 п. 23 Инструкции по делопроизводству):
— бланк для письма;
— общий бланк.

Вопрос 2: Можно ли в приказе, например о создании комиссии или возложении контроля, указывать только наименование должности служащего без его Ф.И.О.?

Ответ: Нет, нельзя. Приказ распространяется на конкретное должностное лицо. С учетом того что эту должность со временем может занять другой человек, обязательно нужно указывать фамилию работника, который ее занимает.

Вопрос 3: Сколько должны храниться запросы по выдаче характеристик?

Ответ: Указанные запросы являются обычной перепиской. Организация должна определить, где они будут храниться, и подшивать их в соответствующее дело по номенклатуре дел. Очевидно, что их срок хранения будет временный.

Вопрос 4: Сколько времени должны храниться характеристики, которые выдаются по запросу? И как их нужно хранить — в отдельном деле или нет?

Ответ: Что касается лиц, на которых ведутся личные дела, то характеристики должны быть включены в их личные дела (п. 8 Инструкции о личных делах). Сейчас срок хранения личных дел работников составляет 55 лет (подп. 673.3 п. 673 Перечня типовых документов N 140).

Срок хранения характеристик работников, на которых не заведены личные дела, составляет по общему правилу 15 лет (п. 678 Перечня типовых документов N 140).

Если организации в силу разных причин нужно хранить характеристики больший срок, он может быть увеличен по решению экспертной комиссии организации (примечание 4 к Перечню типовых документов N 140).

Вопрос 5: Необходимо ли согласовывать Положение об экспертной комиссии, Положение об архиве организации, а также номенклатуру дел организации с госархивом соответствующей области?

Ответ: Если организация является источником комплектования госархива, то нужно согласовывать. Хотя напрямую нормативно это не закреплено и заставить организацию это делать оснований нет. Иными словами, в Правилах работы архивов N 143 нет нормы, которая обязывает организации согласовывать указанные документы, но это целесообразно делать.

Вопрос 6: Следует ли включать в номенклатуру дел сайт организации?

Ответ: Сайты как один из видов информационных ресурсов следует включать в номенклатуру дел организации, на этот счет есть соответствующие методические рекомендации (абз. 10 ч. 1 п. 4 Методических рекомендаций по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел госорганов и иных организаций).

Обратите внимание!
Информационный ресурс (ИР) включается в номенклатуру дел в составе одного дела, заголовком дела является наименование ИР. При этом в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка «ИР» и дополняется словом «Переходящее» (подп. 165.5 п. 165 Инструкции по делопроизводству, п. 23 Методических рекомендаций по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел госорганов и иных организаций).

Вопрос 7: Можно ли приказы по охране труда отнести к приказам по административно-хозяйственным вопросам?

Ответ: Напрямую нигде нормативно не закреплено, какие из приказов относятся к приказам по административно-хозяйственным вопросам, а какие — к приказам по основной деятельности. По мнению лектора, несмотря на всю важность вопросов охраны труда, приказы по охране труда можно отнести к приказам по административно-хозяйственным вопросам.

Вопрос 8: Необходимо ли включать в номенклатуру дел ведомственную систему электронного документооборота (ВСЭД) организации?

Ответ: Нет, это не та информационная система, которая должна быть в номенклатуре дел организации.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex