С 18.02.2019 вступили в силу Правила N 20. Они подробно регламентируют порядок передачи, хранения и работы с документами в электронном виде (далее — ДЭВ) в архиве организации. С этой же даты начала действовать Инструкция N 19. Она в том числе установила порядок формирования и подготовки электронных дел с электронными документами, т.е. документами с ЭЦП (далее — ЭД), для сдачи их в архив. Рассмотрим основные новшества в подготовке и сдаче ДЭВ в архив, а также в работе архивов с ними.
Какие ДЭВ передаются в архив
Перечень ДЭВ, подлежащих передаче в архив, сузился. Теперь к таким ДЭВ
относятся <*>:
— документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу.
На заметку
ДЭВ временного (до 10 лет включительно) хранения могут передаваться в архив организации, как и ранее, по решению руководителя организации <*>;
— архивные копии информационных ресурсов;
— электронные издательские оригиналы печатной продукции.
Ранее передавать в архив также нужно было электронные версии НПА и методические документы, электронные географические карты, личные фонды работников организации в электронном виде и другие документы <*>.
Что учесть при передаче ДЭВ в архив
Подробно регламентирован порядок подготовки и передачи ДЭВ в архив. В частности, установлено следующее.
1. Передача ДЭВ в составе электронных дел должна быть обеспечена средствами автоматизированной системы электронного документооборота (далее — АСЭД) <*>.
То есть в АСЭД нужно сделать доработки, которые позволят подготовить и сдать ДЭВ в архив.
Передача и прием электронных дел осуществляются по каналам электросвязи или на съемных носителях в составе информационного пакета <*>.
2. При подготовке электронного дела к передаче в архив необходимо составлять внутреннюю опись ДЭВ электронного дела (далее — внутренняя опись). Ее включают в состав электронного дела в качестве самостоятельного ЭД <*>.
Обратите внимание!
Внутренняя опись составляется при помощи АСЭД по установленной форме.
3. Электронные дела в архив организации следует передавать по описям электронных дел <*>:
— постоянного хранения;
— временного (свыше 10 лет) хранения.
При этом в состав электронного дела необходимо включать метаданные на каждый ДЭВ <*>.
На заметку
Допускается создавать бумажный экземпляр описи электронных дел, если в этом есть необходимость <*>.
Кроме этого, в описях электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть указаны <*>:
— сведения о работнике, передающем электронные дела в архив организации (наименование должности, инициалы, фамилия);
— сведения о работнике архива, принимающем электронные дела в архив (наименование должности, инициалы, фамилия).
На заметку
Опись электронных дел должна быть утверждена путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации <*>.
4. Электронные дела необходимо формировать таким образом, чтобы метаданные каждого ЭД (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего ЭД и его метаданные. То есть чтобы они составляли однонаправленный связанный список. При этом данный порядок необходимо закрепить в локальном правовом акте организации. Например, в инструкции по подготовке и передаче дел в архив организации <*>.
5. Передавать электронные дела в архив организации необходимо по графику. Его составляет руководитель архива организации либо лицо, ответственное за архив организации, по установленной форме. Затем график утверждает руководитель организации <*>. Ранее отдельный график для передачи электронных дел в архив составлять не требовалось.
6. При передаче электронных дел в архив проверяется <*>:
— действительность ЭЦП (на момент проверки):
на описи электронных дел структурных подразделений;
внутренней описи.
На заметку
Проверка действительности ЭЦП осуществляется с использованием сертифицированного средства ЭЦП <*>;
— состав метаданных электронного дела и ДЭВ;
— соответствие состава передаваемых электронных дел данным соответствующей описи;
— соответствие объема переданных электронных дел, ДЭВ объему, указанному в соответствующей описи;
— соответствие контрольных характеристик ДЭВ и файлов ДЭВ контрольным характеристикам, указанным во внутренней описи и в метаданных;
— возможность воспроизведения ДЭВ;
— отсутствие вредоносных компьютерных программ;
— соответствие форматов файлов форматам, согласованным с госархивом, обеспечивающим хранение ДЭВ при приеме электронных дел постоянного хранения;
— подлинность и целостность ЭД, включенных в электронное дело. Для этого проверяются их контрольные характеристики, указанные во внутренней описи. Результаты проверки сохраняются в метаданных ЭД, формируемых архивом организации.
На заметку
При приеме электронных дел на съемных носителях проверяется <*>:
— физическое и техническое состояние съемных носителей;
— соответствие информации на съемных носителях данным о съемных носителях и размещении электронных дел и документов на съемных носителях в метаданных.
7. Гибридные дела постоянного и временного хранения, которые содержат ЭД и документы на бумажном носителе, по окончании календарного (делопроизводственного) года должны быть оформлены в два самостоятельных дела:
— документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;
— ЭД формируются в электронное дело.
При этом данным делам необходимо присвоить один индекс и заголовок согласно номенклатуре дел, а также обеспечить связь между ними в рамках АС ДОУ <*>.
Обратите внимание!
Гибридные дела с ДЭВ без ЭД и с документами на бумажном носителе, если они подлежат передаче в архив организации, должны быть сформированы либо в дело с документами на бумажном носителе, либо в электронное дело <*>.
8. Завершение приема электронных дел в архив организации подтверждается проставлением на описи электронных дел структурного подразделения ЭЦП. Ее проставляет лицо, ответственное за архив организации, или работник архива организации, осуществивший прием данных документов <*>.
Как вести учет ДЭВ в архиве организации
Определено, что учет ДЭВ ведется в единицах учета, каждой из которых присваивается свой номер <*>. Такими единицами являются <*>:
— электронное дело, в котором подлежат учету ДЭВ;
— ДЭВ, в котором фиксируется количество объектов хранения, составляющих его.
Учет электронных дел ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Основные учетные документы обязаны вести все архивы. К ним, например,
относятся <*>:
1) книга учета поступления и выбытия электронных дел. Она ведется для учета каждого поступления и выбытия электронных дел, их количества;
2) описи электронных дел структурных подразделений. Они ведутся для поединичного и суммарного учета электронных дел структурных подразделений (до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел);
3) описи (годовые разделы описей) электронных дел постоянного хранения и электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения. Они оформляются для поединичного и суммарного учета электронных дел в архиве организации, закрепления их систематизации;
4) реестр описей электронных дел. В нем осуществляется регистрация описей электронных дел, учет их количества.
Обратите внимание!
Основным учетным документом для ДЭВ является внутренняя опись электронного дела <*>.
Что касается вспомогательных документов, то необходимость их ведения архив организации определяет самостоятельно. Если принято решение их вести, то формы архив разрабатывает сам <*>.
Какие требования установлены для хранения ДЭВ
Хранение ДЭВ в архиве осуществляется в одном из двух мест <*>:
— в специально выделенном помещении (далее — хранилище);
— специализированном центре обработки данных, в том числе действующем на основе технологий облачных вычислений (далее — ЦОД).
При этом к условиям хранения ДЭВ установлен ряд требований, в частности:
1. В хранилище ДЭВ должен соблюдаться определенный температурно-влажностный режим в зависимости от того, на чем хранятся ДЭВ, а также сроки его контроля. Например, для серверного оборудования температура воздуха должна быть от +18 до +24 °С, относительная влажность воздуха должна составлять 30 — 50% <*>. Соблюдение данных требований необходимо контролировать путем регулярного измерения температуры и определения относительной влажности в одно и то же время в зависимости от помещения, в котором размещено хранилище <*>.
2. ДЭВ должны быть защищены от воздействия магнитных полей. Для этого, в частности, установлено, что хранилища и ЦОД должны быть расположены вдали от неэкранированных мощных электромоторов, генераторов, трансформаторов и высоковольтных линий электропередачи <*>.
3. ДЭВ должны размещаться в несгораемых шкафах, боксах, футлярах, ячейках при хранении на съемных носителях или на специальных устройствах <*>.
4. Помещения хранилищ должны быть оборудованы охранной сигнализацией, и в них должны соблюдаться общие требования пожарной безопасности. В рабочее время они должны быть закрыты на ключ, а в нерабочее — опечатаны или пломбированы <*>.
Обратите внимание!
Установлен ряд требований для работы со съемными носителями и их хранения. В частности, необходимо создавать два экземпляра ДЭВ и помещать их на двух разных съемных носителях, ДЭВ с разными сроками хранения размещать на разных съемных носителях, брать съемные носители в руки только в перчатках за кромки или защитный корпус и др. <*>.
Как использовать ДЭВ в архиве организации
Архив обязан обеспечить доступ пользователей к ДЭВ. Такая обязанность у него была и раньше. Вместе с тем сейчас порядок доступа урегулирован более детально.
Так, архив <*>:
1) предоставляет пользователям право просмотра архивных ДЭВ без возможности их копирования. Такой просмотр может осуществляться посредством локальной сети, каналов электросвязи или в читальном зале архива организации (специально оборудованном рабочем месте);
2) дает ответ на запрос госорганов, организаций, судов, граждан в виде информационного документа. Такой документ выдается:
— в электронном виде. Тогда он должен быть подписан ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является руководитель организации или уполномоченные им должностные лица организации;
— на бумажном носителе. Тогда он подписывается собственноручно руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом.
На заметку
Любое использование архивных ДЭВ подлежит учету <*>.
