Минтруда и соцзащиты при поддержке ООО «ЮрСпектр» провело 14.09.2023 VI Практическую конференцию «Социально-трудовые отношения: юридические и бухгалтерские аспекты». В конференции приняла участие Ольга Юрьевна Жук, заведующая отделом методологии управления электронными документами Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации. В рамках мероприятия обсуждались вопросы, связанные с переводом кадровых документов (документов по личному составу) в электронный вид, порядком подготовки и хранения таких документов в архиве организации. Также докладчик ответила на вопросы участников конференции. В материале приведены ответы на некоторые из них.

Вопрос 1: Всю ли кадровую документацию можно перевести в электронную?

Ответ: Отметим, что электронные документы (ЭД) могут применяться во всех сферах деятельности, где используются технические, программные и программно-аппаратные средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде (ч. 1 ст. 15 Закона N 113-З).

Примечание
ЭД приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ч. 1 ст. 22 Закона N 113-З).

С 01.01.2024 ТК в новой редакции определил действия между работником и нанимателем, которые возможно осуществлять в электронном виде. Например, предупреждение работника, получение от него согласия, обращение работника к нанимателю, ознакомление работника, в том числе под подпись, с ЛПА, приказами (распоряжениями) нанимателя, уведомлениями, требованиями и др. Данные действия сопровождаются созданием кадровой документации в виде ЭД или документа в электронном виде (ДЭВ) (ст. 29-1 ТК в новой редакции). Создание, обращение, обеспечение оперативного хранения указанных ДЭВ, ЭД осуществляется в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) организации (ч. 1 п. 1 Инструкции N 19).

Обратите внимание!
Не допускается осуществлять в электронном виде заключение, продление и изменение трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности (ч. 1 ст. 29-1 ТК в новой редакции).

Вопрос 2: Какой порядок и требования установлены для перехода на электронный кадровый документооборот? И какая работа осуществляется с кадровыми ДЭВ и ЭД?

Ответ: Переход на кадровый электронный документооборот надо осуществлять в следующем порядке:

1) определить, какие кадровые документы переводятся в электронный вид, и закрепить в ЛПА решение о совершении кадровых действий в электронном виде, в том числе порядок работы с кадровыми ДЭВ, ЭД (п. 4 Инструкции N 19). При этом кадровые ДЭВ, ЭД включаются в номенклатуру дел организации, определяется срок их хранения. Электронные дела с кадровыми ДЭВ, ЭД формируются согласно номенклатуре дел (в графе 5 «Примечание» необходимо проставлять соответствующую отметку: «ДЭВ», «ЭД» или «ИР» (информационный ресурс), «ГД» (гибридное дело) (подп. 165.5 п. 165 Инструкции N 4));

2) обеспечить включение кадровых ДЭВ, ЭД в электронный документооборот организации в рамках АС ДОУ, в том числе осуществлять:

— подготовку проектов кадровых ДЭВ, ЭД и их согласование;

— направление проектов кадровых ДЭВ, ЭД на подпись (утверждение) руководителю;

— регистрацию и контроль исполнения кадровых ДЭВ, ЭД;

— защиту кадровых ДЭВ, ЭД;

— поиск кадровых ДЭВ, ЭД;

— организацию оперативного хранения кадровых ДЭВ, ЭД;

— формирование электронных дел с кадровыми ДЭВ, ЭД;

— подготовку и передачу кадровых ДЭВ, ЭД со сроком хранения свыше 10 лет и постоянно на хранение в архив организации;

— уничтожение не подлежащих хранению кадровых ДЭВ, ЭД с составлением акта об уничтожении этих документов (п. 91 Правил N 20, п. 89, 90 Инструкции N 19);

3) обеспечить однозначную идентификацию работников в рамках АС ДОУ (наличие логина и пароля, личного кабинета, назначение соответствующих прав при работе с кадровыми ДЭВ, ЭД, применение электронной цифровой подписи (ЭЦП));

4) обеспечить архивное хранение кадровых ДЭВ, ЭД с постоянным или временным (свыше 10 лет) сроком хранения в информационной системе (ИС) архива организации согласно Правилам N 20. При подготовке к передаче кадровых ДЭВ, ЭД в ИС архива организации надо соблюдать нормы п. 80 — 87 Инструкции N 19. Каждое электронное дело с кадровыми документами должно содержать внутреннюю опись. Электронные дела включаются в опись дел структурного подразделения по личному составу.

Если в организации не созданы условия для обеспечения архивного хранения кадровых ДЭВ, ЭД, т.е. не внедрена ИС архива организации, то хранение указанных документов может осуществляться только на бумажном носителе (ч. 2 ст. 18-1 Закона об архивном деле и делопроизводстве, ч. 2 п. 236 Инструкции N 4).

Пример
Должностная инструкция со сроком хранения 50 лет (п. 31 Перечня N 140) создана как ЭД и хранится в АС ДОУ, ознакомление с ней осуществляется посредством АС ДОУ. В случае принятия новой редакции должностной инструкции первоначальный документ необходимо передать в ИС архива организации для хранения.

Вопрос 3: Какие положения в отношении регламентации работы с кадровыми ДЭВ, ЭД включить в ЛПА организации?

Ответ: Порядок организации электронного кадрового документооборота отражается в ряде ЛПА, таких как:

— Инструкция по делопроизводству в организации либо Инструкция о порядке работы с ДЭВ, ЭД в организации. Следует адаптировать общие положения гл. 18 Инструкции N 4 и Инструкции N 19 под специфику организации и закрепить их в ЛПА (например, в главе «Общие положения»).

Пример формулировки общих положений
Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила ее подготовки, оформления, разработки форм документов, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и передачи в архив, осуществляемых с помощью традиционных технологий, а также посредством автоматизированной системы электронного документооборота «Название АС ДОУ».

Дополнительно в Инструкцию по делопроизводству (Инструкцию о порядке работы с ДЭВ, ЭД в организации) могут быть включены положения об удостоверении и применении электронных копий кадровых документов на бумажном носителе и формы внешнего представления кадровых ЭД на бумажном носителе;

— Положение об архиве организации. Отметим, что сроки хранения кадровых ДЭВ, ЭД соответствуют идентичным документам на бумажном носителе и установлены Перечнем N 140 (п. 10, 11 Методических рекомендаций по включению ДЭВ, ЭД и ИР в номенклатуры дел госорганов и иных организаций). Данные документы передаются на хранение в ИС архива организации, функционирующей согласно Правилам N 20. Соответствующие положения следует включить в главу «Общие положения» данного ЛПА.