Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности работника, который подтверждает его периоды работы <*>. В настоящее время трудовая книжка в Беларуси ведется только в бумажном варианте по установленному образцу. Однако в скором времени в нашей стране планируют внедрить электронные трудовые книжки (ЭТК). О них и поговорим.
Подготовка к введению ЭТК в Беларуси
Переход на ЭТК в первую очередь требует создания определенной нормативно-правовой базы. И работа в этом направлении уже ведется.
Так, начиная со сведений за III квартал 2019 года, наниматели представляют в расширенном формате форму ПУ-2. Помимо дат приема на работу и увольнения с нее форма ПУ-2 содержит ряд иных сведений о трудовой деятельности работника. В их числе:
— код должности служащего (профессии) рабочего по ОКРБ 014-2017 «Занятия». Он позволяет узнать должность (профессию) работника;
— вид трудового договора, заключенного с работником;
— основание увольнения;
— сведения о переводе на другую постоянную работу, присвоении квалификационной категории, работе на условиях совместительства и т.д.
В июне 2020 г. Парламент в первом чтении принял законопроект, предусматривающий корректировку норм Закона о персонифицированном учете. Этим законопроектом в том числе предусмотрено дополнение индивидуального лицевого счета застрахованного лица (далее — ИЛС) сведениями о трудовой деятельности. В частности, такими как:
— форма трудовых отношений;
— основание увольнения;
— наименование должности служащего, профессии рабочего, по которой принят работник, а в случае перевода — на которую переведен, и т.д.
Заявляется, что данные сведения создадут основу для перехода на ЭТК, т.к. после принятия законопроекта в ИЛС будет отражена в электронном виде полная информация о трудовой деятельности работника. Иными словами, это по сути и будет ЭТК.
Однако это не все. Для внедрения ЭТК потребуется внести еще ряд изменений и дополнений во многие НПА, определить порядок и сроки перехода на ЭТК, доработать автоматизированные системы, определить порядок взаимодействия между госорганами и нанимателями и др.
Преимущества и недостатки ЭТК
Появление ЭТК будет иметь ряд преимуществ. Так, к основным положительным моментам перехода на ЭТК можно отнести в том числе следующие:
1) и для работников, и для нанимателей:
— сокращение расходов. Нанимателям больше не придется закупать бланки бумажных трудовых книжек, вкладышей к ним, а работникам оплачивать их стоимость. Также нанимателям не нужно будет приобретать книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Появление ЭТК позволит нанимателям избавиться от расходов, связанных с пересылкой не полученных работниками при увольнении трудовых книжек, а также с хранением трудовых книжек (вкладышей к ним) и бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) <*>;
— снижение риска утраты данных о трудовой деятельности. В случае с бумажными трудовыми книжками есть риск их утраты или порчи как работником, так и нанимателем (например, при переезде). В свою очередь, восстановление документа обычно занимает много времени. Более того, по ряду причин не всегда удается восстановить все сведения. Хранение сведений в электронном виде сводит вероятность их утраты к нулю, поскольку в процессе хранения данных, как правило, создаются резервные копии;
— упрощение доступа к информации. Это связано с тем, что вся информация будет собрана в одном месте. Получать необходимые сведения будет удобнее и быстрее. К примеру, работника увольняют с предыдущего места работы по виновному основанию. При трудоустройстве к другому нанимателю он, чтобы скрыть данный факт, заявляет об утере своей трудовой книжки. Узнать, где до этого работал работник, по каким основаниям увольнялся, бывает довольно трудно. С переходом на ЭТК работнику не удастся скрыть от нанимателя истинные причины предыдущих увольнений. Что касается работника, то плюсом для него станет возможность получить всю необходимую информацию о своей трудовой деятельности (посредством выписок из ИЛС);
2) для нанимателей:
— снижение затрат времени и ресурсов на бумажную работу. Как минимум больше не придется изготавливать и заверять многостраничные копии трудовых книжек работников;
— уменьшение ответственности. Во-первых, с нанимателя будет снята ответственность за хранение и учет трудовых книжек. Во-вторых, исчезнет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя. Напомним, что согласно действующему законодательству в данном случае наниматель обязан выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула. Кроме того, дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки <*>;
3) для работников:
— защита от недобросовестных нанимателей, которые затягивают выдачу трудовой книжки при увольнении. ЭТК поможет избежать ситуаций, связанных с несвоевременной выдачей нанимателем трудовой книжки при увольнении, и, как следствие, сложностей с новым трудоустройством.
Вместе с тем не все так радужно. Есть у ЭТК и минусы. К их числу можно отнести, к примеру, следующие:
— вероятность сбоя системы, в результате которого возможна утрата информации. Хотя этой проблемы можно избежать, если у системы есть резервные серверы, на которые дублируется вся информация;
— вероятность несанкционированного доступа и, как следствие, искажения персональных данных (например, удаление какой-либо информации), а также их утечки. Чтобы этого избежать, потребуется обеспечить высокую степень защиты баз данных;
— денежные и трудовые затраты на перенос информации с бумажных носителей в базу.
ЭТК: опыт России
В России переход на ЭТК начался с 01.01.2020 <*>. Для всех работников переход к новому формату трудовой книжки добровольный. Он позволяет сохранить бумажную трудовую книжку столько, сколько это необходимо. Единственное исключение предусмотрено для тех, кто впервые устроится на работу с 2021 года. Для них сразу будет вестись ЭТК. Бумажную трудовую книжку им оформлять не будут даже при их желании <*>. А вот те, кто впервые поступает на работу в 2020 году, еще имеют право выбора.
До 31.10.2020 работодатели должны письменно проинформировать своих работников, в частности, о том, что у них есть право путем подачи заявления сделать выбор: продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде или перейти на ЭТК <*>. Принять решение работники должны до 31.12.2020. Если работник выберет <*>:
— бумажную трудовую книжку, то работодатель будет вести ее как обычно. Параллельно записи будут вестись и в ЭТК (в ЭТК вносятся сведения о трудовой деятельности с 01.01.2020). При этом за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, данное право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Перейти с бумажного варианта на ЭТК работник сможет в любой момент, написав соответствующее заявление;
— электронный вариант, то бумажную трудовую книжку работодатель выдаст ему на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. С этого момента работодатель перестанет нести за нее ответственность. Записи в нее вноситься больше не будут. Все сведения будут учитываться только в ЭТК. Бумажную трудовую книжку работнику придется хранить, потому что в ЭТК вносятся только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года. Иными словами, данные из бумажных трудовых книжек за предыдущее время в ЭТК не переносятся. Вернуться с электронного варианта на бумажный работник уже не сможет.
На заметку
Для работников, которые не подадут заявление о том, какой вариант трудовой книжки они предпочитают, работодатель будет продолжать вести бумажную трудовую книжку <*>.
В России в ЭТК включается практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке: информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора и т.д. <*>.
Посмотреть свою ЭТК россияне могут в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или через портал госуслуг. А также через специальное приложение для смартфонов. При необходимости сведения из ЭТК будут предоставляться работникам в виде бумажной выписки.
