С помощью электронного документооборота (ЭДО) можно обмениваться электронными документами как свободной формы (например, первичными бухгалтерскими документами), так и стандартизированной (электронными накладными). Почему бы не использовать один сервис? Давайте разбираться.

Что такое ЭДО

ЭДО – сервис электронного обмена документами с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), включающий создание, отправку, получение, обработку и хранение документов в облаке.

Сервис экономит время, ускоряет процессы по согласованию и подписанию документов, обеспечивает их целостность и сохранность на аттестованных серверах в облаке. Использование сервисов по электронному обмену документами позволяет исправить допущенную ошибку в несколько кликов без повторного круга согласования, подписания и отправки контрагенту.

Для обмена электронными документами свободной формы (например, первичными бухгалтерскими документами) и стандартизированной, структурированной (например, электронными накладными) используются различные сервисы, цели которых отличаются.

ЭДО для обмена электронными документами свободной формы

Сервисы обмена электронными документами свободной формы подойдут для писем, уведомлений, актов сверки расчетов или выполненных работ, счетов, договоров и дополнительных соглашений с контрагентами. Также можно подписать бухгалтерские справки, документы, сопровождающие перемещение товарно-материальных ценностей оформление служебных командировок, инвентаризационные описи, калькуляции. Сервис подходит и для обмена кадровыми документами: приказами, соглашениями о материальной ответственности и использовании имущества сотрудника, дополнительными соглашениями к контрактам и пр.

Таким образом, здесь можно обмениваться различными видами документов свободной формы (напомним, что к ним не относятся электронные накладные).

Что касается легитимности, то документы, созданные на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу (см. ч. 2 ст. 19 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Чтобы воспользоваться сервисом, необходимо зарегистрироваться с помощью действующей ЭЦП, загрузить документ, указав УНП или электронную почту получателя.

Завершить двустороннее подписание юридически значимых документов с контрагентами можно за несколько минут – отправка и получение происходит мгновенно. Некоторые сервисы предоставляют удобные функции пакетной загрузки и отправки документов, интеграцию с 1С, информирование о получении (возврате) документа и напоминание, если он не подписан в срок.

Советуем также уточнить о подходящем для работы браузере и возможности подписания и отправки документов из смартфона.

Когда использование электронных накладных – обязательное требование

В соответствии с указами Главы государства от 29 декабря 2020 г. № 496 «О прослеживаемости товаров» и от 6 января 2021 г. и № 9 «Об изменении указов Президента Республики Беларусь» в Республике Беларусь функционируют механизмы прослеживаемости и маркировки товаров.

Маркировка товаров – нанесение на продукцию унифицированных контрольных знаков или средств идентификации (защищенных и незащищенных). При обороте товаров с нанесенными незащищенными средствами идентификации использование электронных накладных обязательно.

Прослеживаемость товаров – возможность контроля движения товаров на пути от производителя к конечному покупателю на внутреннем рынке ЕАЭС. Использование субъектами хозяйствования электронных товарных и товарно-транспортных накладных также обязательно.

Напомним, что электронные накладные, переданные через аттестованного EDI-провайдера, заменяют собой бланки строгой отчетности, а значит, обладают юридической силой бумажного оригинала.

Сервисы для обмена электронными накладными

Что касается обмена документами стандартизированной (структурированной) формы, утвержденной законодательством (к которым как раз относятся электронные накладные) то здесь требуется отдельный сервис, поскольку обмен данными происходит в формате структурированных электронных сообщений, обрабатываемых автоматически компьютерными системами получателя без участия человека. Эти сообщения содержат определенные элементы данных: коды товаров, цены, количество, адреса и пр. Электронные накладные также  должны соответствовать требованиям СТБ и подписываться ЭЦП, поэтому их передачей должен заниматься аттестованный EDI-провайдер.

Поскольку до подключения к системе необходимо оформить ЭЦП, базовый атрибутный сертификат, получить GLN и GTIN-номера, рекомендуем выбрать EDI-провайдера, предоставляющего высокий уровень технической поддержки пользователей. Обратите внимание на наличие в штате поставщика услуги специалистов технической поддержки и скорость ответа на запрос, а также наличие обучающих семинаров и тренингов, сопровождающих комфортный переход на обмен накладными в электронной форме. Еще один важный критерий выбора провайдера – опыт и репутация компании на рынке.

Как видим, EDI и ЭДО – схожие технологии, автоматизирующие обмен документами между компаниями в электронном формате, однако используются они для разных целей.

Так, сервис обмена электронными накладными стандартизированной формы призван обеспечить прослеживаемость товара, подлежащего обязательной маркировке. Такие меры позволяют контролировать всю цепочку поставок товаров и их перемещение от поставщика к потребителю для повышения конкурентоспособности бизнеса.

Цель использования сервисов обмена электронными документами свободной формы – снижение затрат на рутинные задачи персонала (согласование, подписание, передача контрагентам, хранение и архивирование документов), и, как следствие, ускорение бизнес-процессов. Такого рода сервисы не предназначены для контроля (например, цепочки поставок) а значит, необходимость обмена документами в этих сервисах не закреплена на законодательном уровне.