Татьяна Сенченко

главный бухгалтер ООО «ЮрСпектр»

 

Электронный документооборот позволяет выполнять привычные операции быстрее, безопаснее и с меньшими затратами. С 2019 года ООО «ЮрСпектр» начало обмениваться с партнерами электронными документами. Опытом перевода на «цифру» делится Татьяна Сенченко.

Почему компания решила активно переходить на электронный обмен документами?

− У нас более 20 000 клиентов. Растет документооборот – как следствие, требуется больше места для хранения документов на бумажных носителях, увеличиваются трудозатраты на их обработку. Существует проблема с возвратом: документы могут теряться, долго не возвращаться. Как результат, довольно часто приходится делать новые либо заверять копии.

С переходом на электронный документооборот мы экономим время и ресурсы. Теперь не нужно контролировать возврат акта. На электронную почту пришло уведомление – ты его проверил и подписал.

Как Вы восприняли идею перехода к обмену электронными документами?

− Положительно. C электронными документами мы работаем давно, это очень удобно. Еще в 2003 году появились сведения о персонифицированном учете в электронном виде, с 2010 года действуют электронные декларации, с 2014-го − электронная статистическая отчетность, с 2016-го − счета-фактуры по НДС, с 2018-го происходит обмен электронными документами с Национальным центром маркетинга и конъюнктуры рынка. На их площадке мы подписываем акты оказанных услуг. Однако получить ощутимый эффект от внедрения электронного документооборота можно, только если этот механизм будут использовать в работе большинство субъектов хозяйствования.

− С помощью какого сервиса «ЮрСпектр» обменивается с партнерами электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью (ЭЦП)?

− Для работы с электронными документами мы используем платформу podpis.by. Она открыта для всех заинтересованных организаций, не требует дополнительного программного обеспечения и постоянно совершенствуется. Удобно, что документы подписываются на том же компьютере, где стоит программное обеспечение для ЭЦП от ГосСУОК. Сервис позволяет партнерам обмениваться документами не только с «ЮрСпектром», но и со своими контрагентами.

− С каких документов компания начала переход на цифровой формат и какие документы Вы рекомендовали бы для перевода на первоначальном этапе?

− Наша компания оказывает услуги, поэтому основной документооборот связан с актами. С них и решили начать. В первую очередь удобно перевести в электронный формат документы, которыми обмениваются контрагенты, – акты выполненных работ или оказанных услуг, акты сверки взаиморасчетов, договоры, письма.

− Какие опасения были при переходе?

− Волновало, как можно удостовериться, что проставленная на документе ЭЦП действительна; как подтвердить целостность документа и хранить его; как быть, если аудиторская или налоговая проверка требует представить оригинал; законны ли юридически документы, находящиеся в сервисе.

− Как опытный пользователь, можете развеять эти опасения?

− Сервис podpis.by автоматически проверяет действительность ЭЦП, используемой при подписании каждого документа. Проверка осуществляется с учетом срока действия ЭЦП и отсутствия ее отзыва. В качестве способа хранения возможны два варианта:

1) скачивать документы с информацией о подписях и хранить на компьютере;

2) сохранять документы в сервисе в разделе «Подписанные». Это происходит автоматически.

Пользователь самостоятельно решает, как лучше хранить документы. Причем оба способа можно использовать одновременно.

Оригиналом будет документ в электронном виде. Он приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

− Какие потребовались изменения в работе бухгалтерии?

− Мы дополнительно приобрели для сотрудников сертификаты ЭЦП с носителями ключевой информации. Организовали на серверах хранилище для электронных документов. Разработали Положение об электронном документообороте. Изменилась ли работа бухгалтерии? Да, изменилась. Не надо сдавать бумажные документы в архив, тратить время на их поиск в архиве. Документ можно в любой момент открыть и посмотреть.

− Как долго Вы пользуетесь сервисом podpis.by

− Обмениваться документами с помощью сервиса podpis.by мы начали с сентября 2019 года.

− За это время Ваше мнение о работе с электронными документами изменилось?

− Это удобно, просто. Все документы сохраняются в архиве сервиса. Обмен происходит мгновенно. Документ может вернуться в день выставления, если получатель сразу поставит ЭЦП. При пересылке почтой срок составляет, как правило, не меньше недели. Еще вспомним значительную экономию средств на бумагу, на почтовые расходы, а также на аренду помещения для хранения бумажных документов.

− Как восприняли переход на электронный документооборот ваши партнеры?

− Все по-разному. Кто-то сразу с ним согласился, кому-то понадобилось время, чтобы разобраться, какие преимущества он дает. Кто-то до сих пор отмахивается, не хочет менять устоявшиеся сценарии работы и внедрять новые технологии. Крупные организации, у которых большой документооборот и большое количество клиентов, соглашаются на обмен электронными документами намного охотнее. Уже более 2000 организаций обмениваются с нами сейчас на платформе podpis.by актами оказанных услуг, подписанными с помощью ЭЦП.

− Какие советы компаниям, которые решат переходить на ЭЦП, можно дать?

− Избавляйтесь от бумаги, давайте беречь лес! Будущее за «цифрой»! Ну а если серьезно, то придется, конечно, немного потрудиться. Определите ответственных лиц за подписание документов, разработайте систему хранения, порядок взаимодействия работников. Но это всего лишь временные трудности, работа на перспективу, подготовительный этап. Наладив все процессы, можно полностью оценить преимущества электронного документооборота.