Нет худа без добра. Пандемия стала толчком для трансформации многих компаний, заставила посмотреть в сторону оптимизации ресурсов.  

Коронавирус и самоизоляция белорусов год назад для аутсорсинговой компании «Арлепта» стали большой проблемой. 

О том, как электронный документооборот помог выйти из непростой ситуации, с чем пришлось столкнуться, читайте в статье. Опытом делится Светлана Фридрих, директор ООО «Арлепта».

 

ООО «Арлепта» ー аутсорсинговая компания, член Ассоциации налогоплательщиков Республики Беларусь.
С 2011 года занимается организацией, ведением и восстановлением бухгалтерского и налогового учета; анализом финансовой деятельности и налоговым планированием. Помогла сотням компаний успешно пройти проверку контролирующих органов.

1

С приходом коронавируса подписывать или забирать документы у клиента стало большой проблемой… 

Сегодня компания ведет бухгалтерию около 400 организаций. Основной документооборот ー подписание актов выполненных работ. Как только пришел коронавирус, проблема резко обострилась. Забрать большую часть документов стало невозможно.  Допустить неподписание первичных документов мы не могли, ведь подписанный акт ー это подтверждение клиентом факта оказания услуг и своего рода гарантия оплаты.

Платформу для ЭДО выбрали быстро ー podpis.by. 

Во-первых, протестировали. Интерфейс оказался простым, похожим на электронную почту. Понравилась служба поддержки. Помощь оказывается  в режиме онлайн. Это и регистрация в сервисе,  и поиск решения в нестандартных ситуациях, и работа по привлечению клиентов в сервис.

Во-вторых, платформа бесплатная для работы с входящими и исходящими документами. В кризис это очень кстати.

В-третьих, компания-разработчик ー наш клиент. Почему бы не помочь ей развиваться?

2

 Цель ー минимизировать ручной труд и риски неподписания документов. На это потребовалось 2 недели…

У аутсорсинговых компаний есть специфика: ключи ЭЦП хранятся у нас и подпись ставит наш бухгалтер. Необходимо было сделать так, чтобы клиент увидел акт, согласился с ним и позволил нам его подписать ЭЦП. Поэтому на первом этапе продумали, как информировать клиента, что ему выставили акт. Решили, что это будет электронное уведомление из 1С  с просьбой подтвердить подписание акта. К письму прилагался акт в формате PDF.

Второй этап ー доработки в 1С.  Здесь потребовалось составить техническое задание с разработчиками 1C.
Рodpis.by предоставили технические требования к файлам из 1С для загрузки в их сервис: как должны называться, какова их структура. Сразу предусмотрели, возможность формировать акты одной пачкой, одним действием отправить письма-уведомления. В podpis.by тоже есть возможность загрузки и отправки пакета документов. 

Это был самый сложный и затратный по времени этап. На доработку потребовалось 2 недели и примерно 1000 рублей. В результате удалось максимально минимизировать ручной труд.

Затем внесли изменения в форму акта: добавили информацию, что его можно подписывать и  в электронном виде ЭЦП. Параллельно работали с клиентами ー получили их согласие на подписание документов ЭЦП.

Ценим доверительные отношения с клиентами.

С переходом на ЭДО их не торопили, ведь клиентам должно быть комфортно…

Сразу отказались от одностороннего уведомления клиентов, что теперь документы подписываем в электронном виде. Оставили право выбора за ними. Нам было важно, чтобы всем было удобно. С теми, кто соглашался, подписывали дополнительное соглашение.  Для новых клиентов пункт о подписании документов ЭЦП включили в договор. 

Неожиданно, но с сопротивлением практически не столкнулись. Конечно, были клиенты, которые наотрез отказались от ЭДО, т.к. хотели  видеть, что подписывают, на бумаге. С ними продолжаем работать как и раньше. Некоторые сами обращаются с просьбой рассказать о возможности подробнее и инициируют переход на ЭДО. Из тех, кто перешел, назад на бумагу никто не вернулся.

Через пару месяцев некоторые клиенты стали говорить: «Не шлите мне письмо-уведомление, знаю, что там лишнего не напишите, подписывайте, и все..». Такое доверие приятно, но практику сохраняем, ведь процесс должен быть законным и прозрачным.

4

Теперь всю работу делает один специалист вместо шести...

Какие изменения произошли? Сегодня 70 % клиентов перешли на ЭДО с нами. А это значит, что проблем стало на 70 % меньше. (Смеется.)  

Только посчитайте: у нас около 400 организаций, каждый месяц выставляем акты выполненных работ, причем иногда за несколько месяцев. Шесть специалистов по работе с клиентами ежемесячно  сохраняли акты своих клиентов из 1С в Excel, распечатывали в 2 экземплярах, относили на подпись и печать, отправляли почтой или отвозили клиентам, вручную отслеживали возврат. Это много времени, много бумаги, почтовые расходы, риск невозврата, потери и т.д. 

Теперь всю работу делает один специалист вместо шести, и это занимает не более половины дня. Разница очевидна. Плюс документы возвращаются вовремя и подписанные. У сотрудников стало больше времени, чтобы уделить внимание бизнесу клиента, а не разговорам об актах.

Преимущества ЭДО оценили не только специалисты по работе с клиентами, но и бухгалтеры «Арлепты». 

 

Раньше особые сложности возникали с подписанием документов клиентами, которые находились за границей или отказывались приезжать в офис «Арлепты». Акты могли лежать до 3 месяцев. Сейчас документы подшиваются гораздо быстрее,  количество неподписанных актов существенно снизилось. Теперь их один-два. Как правило, это акты компаний, которые отказались от подписания документов ЭЦП.

Екатерина Склеповичруководитель отдела бухгалтерского обслуживания,
налоговый консультант, ACCA DipIFR

5

Психология…

Несмотря на то, что по закону документы, подписанные ЭЦП, могут храниться и предоставляться проверяющим органам в электронном виде, а podpis.by гарантирует их сохранность и доступ в любое время, мы печатаем документы в одном экземпляре. Пока для наших бухгалтеров психологически сложно перестроиться. Хочется перестраховаться. 

И совет напоследок… 

Подписывайте документы ЭЦП.  Это быстро, просто, удобно и юридически безопасно. Невозврат документа может стоить гораздо больше, чем внедрение ЭДО.

Рекомендуем посетить:
аудиториум «Электронный документооборот в практике бухгалтера»