Вячеслав Носевич

Директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

На практике организации широко используют сканирование бумажных документов и отправку их по электронной почте (факсу). Таким образом подписываются договоры, ведется переписка. Кроме того, некоторые организации создают, согласуют и подписывают документы в электронном виде. На вопросы о том, как правильно организовать электронный документооборот, ответил Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.

Что понимается под электронным документооборотом?

Электронный документооборот — способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно. Другими словами, это движение в организации документов в электронном виде с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дела <*>.

На заметку
Электронный документ — это один из видов документов в электронном виде <*>. Основной его особенностью является наличие электронно-цифровой подписи
(далее — ЭЦП).

Какие документы можно создавать и хранить в электронном виде?

Перечень данных документов организация определяет самостоятельно и закрепляет в ЛНПА. Однако если в архиве организации отсутствуют установленные условия для хранения документов в электронном виде, то необходимо создавать оригиналы документов на бумажном носителе. Хранить в электронном виде при отсутствии данных условий допускается только документы, содержащиеся в соответствующем перечне. Отметим, что срок хранения таких документов составляет до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены
новыми) <*>.

Введение электронного документооборота в организации целесообразно начать с документов временного хранения (до 10 лет включительно). Что касается документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то в отношении них желательно поначалу ввести практику двойного документооборота. То есть создавать два идентичных по содержанию документа <*>:
— на бумаге;
— в электронном виде.

Соответственно, так как основная часть документов кадрового делопроизводства имеет срок хранения более 10 лет (личные дела работников, приказы о приеме, переводе, увольнении и т.д.), перевод таких документов в электронный вид на данный момент нерационален.

Обратите внимание!
Принимая решение о переходе на электронный документооборот без применения ЭЦП, необходимо обеспечить наличие программных средств, позволяющих однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ <*>.

Как осуществляется формирование и оформление электронных дел?

Электронные дела формируются и оформляются с учетом общих правил, установленных для документов на бумажных носителях <*>.

В организации разрабатываются схемы размещения и порядка прохождения документов в электронном виде и их проектов. Разработка данных схем осуществляется на основании номенклатуры дел организации. В ней в графе «Примечание» для документов в электронном виде делается отметка «ЭД» <*>.

Документы в электронном виде согласно номенклатуре дел помещаются в папки — электронные дела. Имя электронного дела состоит из индекса дела и его заголовка в соответствии с номенклатурой дел организации. Как правило, каждое электронное дело формируется за один календарный (делопроизводственный) год <*>.

Особенности формирования и оформления электронных дел должны быть отражены в инструкции по делопроизводству организации <*>.

Что такое гибридные дела?

Гибридными называют дела, в которых объединяются документы в электронном виде и на бумажном носителе. Например, такими делами могут быть «Переписка по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности» <*>.

В гибридные дела допускается формировать документы с временным сроком хранения (до 10 лет). Соответственно, формировать в гибридные дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения недопустимо <*>.

Можно ли уничтожить документ на бумажном носителе, если его перенесли в электронный вид (отсканировали и сохранили)?

Документ на бумажном носителе является оригиналом. Уничтожить его можно только после истечения установленных для данного документа сроков хранения.

Оригинал документа на бумажном носителе необходимо хранить и передать в архив организации согласно установленным в организации правилам <*>.

Из каких частей состоит электронный документ?

Электронный документ — это один из видов документов в электронном виде. Он состоит из двух неотъемлемых частей <*>:

1) общей — это непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа ЭЦП;

2) особенной это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.). Особенная часть заполняется по установленным правилам в регистрационно-контрольной карточке документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.

Можно ли внести изменения в документ после подписания его ЭЦП?

Внесение любых изменений в электронный документ после подписания его ЭЦП делает данный документ недействительным. Это отличает его от документов на бумажном носителе, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок (например, регистрационных индексов, штампов, резолюций, отметок об исполнении) непосредственно на сам документ <*>.

Соответственно, если электронный документ согласуется работниками при помощи ЭЦП, внесение в него любых изменений (в том числе исправление орфографических ошибок) после согласования сделает данное согласование недействительным.

Пример
Работник при помощи ЭЦП согласовал проект электронного документа. После согласования в проекте была замечена и исправлена опечатка, а затем документ был направлен руководителю организации и подписан им ЭЦП. В данном случае действительной будет только ЭЦП руководителя организации. Согласование проекта работником будет недействительным.

В чем особенности хранения документов в электронном виде?

Сроки хранения документов в электронном виде совпадают со сроками, установленными для аналогичных документов на бумажном носителе <*>.

Обратите внимание!
Для хранения документов в электронном виде необходимо создать определенные условия (применять специальные средства хранения, создать установленный температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режим и др.).

Отметим, что информационные технологии в настоящее время достаточно быстро устаревают. Тем не менее документы в электронном виде должны остаться доступными и воспроизводимыми. Особенно это касается документов со сроком хранения более 10 лет и постоянного хранения.

Организации, которые передают документы на хранение в госархивы, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением. В противном случае документы необходимо будет преобразовать в требуемый формат к моменту передачи в госархив <*>.

На заметку
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются <*>:
— Portable Document Format / A (PDF/A);
— Office Open XML (DOCX);
— OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на бумажных носителях (сканов) являются <*>:
— Portable Network Graphics (PNG);
— Tagged Image File Format (TIFF);
— Joint Photograph Experts Group (JPEG);
— Portable Document Format / A (PDF/A).

Необходимо помнить, что преобразование электронного документа (документа, подписанного ЭЦП) из одного формата в другой нарушает его целостность. Для решения указанной проблемы требуется повторное удостоверение подлинности данного документа, т.е. подписание документа ЭЦП архива <*>.

На практике банки в работе используют системы дистанционного обслуживания клиентов. Можно ли их использовать для подписания кредитных договоров и дополнительных соглашений к ним?

Кредитный договор заключается в простой письменной форме. Подписание его с использованием аналога собственноручной подписи (в том числе с применением системы дистанционного обслуживания клиентов) допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон <*>.

Например, стороны в договоре о банковском обслуживании клиента могут предусмотреть возможность подписания кредитных договоров (дополнительных соглашений к ним) с использованием дистанционного обслуживания клиентов. Однако при подписании кредитного договора таким образом в случае конфликта могут возникнуть сложности. В частности, с доказательством того, что клиент действительно подписывал данный договор.

Что такое система межведомственного документооборота (далее — СМДО) и можно ли ее использовать для обмена информацией между организациями?

СМДО — государственная система, которую используют госорганы и иные организации для обмена электронными документами (т.е. документами с ЭЦП). СМДО может использоваться не только для обмена информацией с госорганизациями, но и для обмена информацией между субъектами хозяйствования. Для этого данные организации должны вести электронный документооборот и быть подключены к СМДО.

Справочная информация
Подробнее о порядке подключения к СМДО можно узнать на официальном сайте Национального центра электронных услуг.