Андрей Максимчик

начальник Главного управления секретариата Правления Нацбанка

Развитое информационное общество, которое сформировалась во многих странах мира в первой четверти XXI века, на первое место выносит вопросы функционирования электронного правительства. В данном контексте цифровая трансформация документооборота становится одной из ключевых задач. При этом многие сравнивают документооборот с кровеносной системой организации, вне зависимости от того, является ли она госорганом или рядовым субъектом хозяйствования. На наш взгляд, сравнение очень удачное, поскольку деятельность любой организации находит отражение в документах. При этом чрезвычайно важно, чтобы создаваемая система электронного документооборота органично встраивалась в общегосударственную автоматизированную информационную систему.

Об опыте внедрения электронного документооборота в Национальном банке Республики Беларусь ООО «ЮрСпектр» рассказал Андрей Иосифович Максимчик, начальник Главного управления секретариата Правления Нацбанка.

Как давно Нацбанк занимается внедрением электронного документооборота, с какими проблемами был сопряжен этот процесс?

 Нацбанк одним из первых в нашей стране внедрил электронный документооборот. Эта работа продолжается уже более 20 лет. При этом Нацбанк не только успешно ведет электронный документооборот, но и постоянно его совершенствует.

Еще в далеком 1998 году было принято стратегическое решение объединить специализированные информационные технологии управления документами в особую автоматизированную систему – Документальную информационную систему Нацбанка (далее – ДИС), обеспечивающую комплексное решение задач управления документами. Область ответственности этой системы достаточно широка: от традиционных задач автоматизации делопроизводства и контроля исполнения документов до внедрения безбумажных документационных технологий и построения электронных документальных архивов и банков данных.

Создание полноценного взаимоувязанного электронного документооборота предполагало реинжиниринг уже функционирующей системы бумажного документооборота, иными словами, фундаментальное переосмысление и в некоторых случаях радикальное переконструирование бизнес-процессов в работе с документами.

На опыт каких стран опирался Нацбанк при внедрении электронного документооборота?

 Мы рассматриваем электронный документооборот как составную часть глобальной задачи по созданию и развитию в Республике Беларусь электронного правительства.

Электронное правительство, или e-Government, рассматривается как система, в которой информационные технологии используются в максимальной степени, а личное взаимодействие между гражданами (организациями), с одной стороны, и госорганами – с другой, сводится к минимуму.

Впервые идею создания электронного правительства и электронной демократии предложили ученые США и Великобритании, подразумевая под этим использование новых информационно-коммуникационных технологий (далее – ИКТ) для защиты и развития основных демократических ценностей, в первую очередь для участия граждан в процессе принятия решений органами власти и госуправления.

Традиционно выделяют 3 основные модели построения электронного правительства: американскую, европейскую, азиатскую.

Основной целью американской модели электронного правительства является упрощение, доступность и низкие затраты во взаимодействии граждан и организаций с госорганами.

В европейской модели такие надгосударственные институты, как Европарламент, Еврокомиссия, Европейский суд, играют ключевую роль в развитии и регламентации деятельности электронного правительства всех стран Европейского союза.

В азиатской модели управления, которая опирается на азиатский тип корпоративной культуры, отличается стиль. Так, правительство Южной Кореи при формировании электронного правительства основной акцент сделало на удовлетворении потребностей населения и внедрение ИКТ в первую очередь в сферу культуры и образования.

При внедрении электронного документооборота в Национальном банке Беларуси активно изучался опыт наших коллег из Эстонии, Центрального банка Российской Федерации, Дойче Бундесбанка, который был проанализирован и адаптирован к нашим белорусским реалиям.

На какой правовой основе происходило внедрение системы электронного документооборота в Нацбанке?

Основа была заложена принятием Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», который установил правовые основы применения электронных документов, определил основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникших в сфере обращения электронных документов.

В 2003 году в Нацбанке началось сканирование документов, а затем и создание электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП). Составленная в электронном виде сводная номенклатура дел Нацбанка на 2004 год уже была подписана ЭЦП. В данном контексте речь идет об ЭЦП удостоверяющего центра Национального банка, которые использовались в тот период времени не на уровне государства, а только во взаимодействии Национального банка и банков.

Одной из важнейших вех в создании электронного правительства стал Указ Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь». Он устанавливал сроки внедрения систем электронного документооборота в госорганах, а также предусматривал поэтапное подключение их к уже действующей в Беларуси системе межведомственного электронного документооборота (далее – СМДО).

Это явилось важнейшим фактором, имеющим определяющее значение для цифровой трансформации документационного обеспечения управления в рамках государства, и весомым стимулом для дальнейшего развития дигитализации в банковской системе.

Нацбанк в установленный срок был подключен к СМДО и начал активно использовать электронные документы в переписке как с банками, так и с иными госорганами.

Существует ли в нашей стране единый комплексный нормативный правовой акт, который регулирует вопросы ведения электронного архива?

В текущем году были приняты два постановления Министерства юстиции Республики Беларусь: от 06.02.2019 № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях» и от 06.02.2019 № 20 «Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций».

Требования указанных постановлений требуют определенной корректировки сложившейся системы электронного документооборота не только в Нацбанке, но и в других госорганах, банках, что потребует дополнительных затрат на доработку технологий. При этом обоснованность этой корректировки вызывает большие сомнения. Поэтому в августе 2019 года мы направили в Министерство юстиции письмо с предложениями о внесении изменений в указанные постановления. Ответ пока не получен.

С учетом того что обеспечение сохранности официальных электронных документов с постоянным и долговременными сроками хранения – принципиально важный аспект развития электронного документооборота, в Нацбанке впервые в Республике Беларусь был создан электронный архив. В 2016 году было разработано Положение об архиве центрального аппарата Национального банка Республики Беларусь, утвержденное постановлением Правления Нацбанка от 23.09.2016 № 500. Если ранее данный архив комплектовался только документами на бумажных носителях, то с принятием указанного постановления он имеет право наполняться документами независимо от вида носителя информации.

Электронный документооборот в Нацбанке охватывает только центральный аппарат или также распространяется на его структурные подразделения?

ДИС охватывает как центральный аппарат, так и структурные подразделения Нацбанка.

Централизация ДИС позволила организовать для руководителей и работников Национального банка – пользователей ДИС более комфортную и прозрачную среду электронного документооборота, в том числе обеспечила в системе Национального банка участие в согласовании проектов документов работников любых структурных подразделений Национального банка, а также оперативное доведение до непосредственных исполнителей организационно-распорядительных документов, постановлений Правления Национального банка.

Одними из наиболее интенсивно развивающихся компонентов этой системы являются подсистемы ДИС-Дело – комплекс информационных услуг для решения задач электронного делопроизводства, поиска документов и контроля их исполнения (эксплуатируется в центральном аппарате с апреля 2000 года, в главных управлениях Нацбанка – с 2002 года) и ДИС-Портал – подсистема, предоставляющая каждому работнику Нацбанка набор информационных услуг для работы с документами, включающий в себя создание, подписание, рассмотрение, исполнение и оперативное хранение документов (внедрена в 2004 году).

В настоящее время ДИС включает в себя и другие подсистемы (ДИС-ЭД, ДИС-Архив, ДИС-Аудит, ДИС-ПОДКО и др.).

Какие первоочередные задачи были решены с внедрением электронного документооборота?

Был полностью автоматизирован учет документов и контроль за их исполнением, реализован оперативный поиск документов по различным критериям: краткому содержанию документа; наименованию корреспондента, от которого поступил документ; исходящему номеру корреспондента; виду документа и т.д. Были созданы специальные регламентные отчеты, характеризующие документооборот по многим параметрам.

Указанные возможности играют важную роль при осуществлении автоматизированного контроля за исполнением документов и подготовки информации для Администрации Президента Республики Беларусь о ходе исполнения Нацбанком поручений Президента, иных значимых документов.

Кроме того, автоматизирована работа Правления Национального банка, создан отдельный портал для работы Председателя Правления, обеспечено использование в электронном виде документов с грифом ограничения доступа «Для служебного пользования», автоматизирован ряд архивных функций.

Как используется ДИС в работе коллегиальных органов Нацбанка?

В работе коллегиальных органов Нацбанка используется подсистема ДИС-ПОДКО, обеспечивающая подготовку и информационное обеспечение проведения заседаний для различных коллегиальных органов. ДИС-ПОДКО была внедрена в работу комитетов Нацбанка более 10 лет назад.

В 2017 году мы успешно адаптировали ДИС-ПОДКО к требованиям регламента работы Правления Национального банка.

Вопрос об оптимизации процесса принятия решений членами Правления был рассмотрен руководством еще в 2012 году. В итоге переход к электронному согласованию документов Правления было решено осуществить в два этапа. В 2013 году на первом этапе в регламент Правления были внесены изменения, которые позволили направлять проекты постановлений для предварительного ознакомления членам Правления в электронном виде посредством ДИС. Положительный эффект данного процесса заключался в экономии рабочего времени всех участников при согласовании документа и упрощении процедуры сбора виз, а у членов Правления появилась возможность оперативнее рассматривать проекты документов в удобное для них время с использованием персонального компьютера.

Вторым этапом оптимизации работы Правления как коллегиального органа стала автоматизация проведения заседаний Правления. Необходимо было использовать информационные технологии на всех циклах принятия решений Правления: от согласования проектов документов с применением шаблонов и ЭЦП до проведения очных заседаний. Планом развития документальной информационной системы Нацбанка на 2016–2017 годы была поставлена цель разработать и внедрить соответствующую автоматизированную технологию.

Бизнес-целями и критериями успеха применения данной технологии были определены следующие показатели:

— предоставление членам Правления удобного, понятного интерфейса для просмотра материалов, выносимых на заседание Правления;

— упрощение процесса создания и согласования повестки дня и протокола заседания;

— сокращение затрат времени на информационно-техническую подготовку заседаний.

17 мая 2017 года прошло первое заседание Правления с использованием данной технологии.

Важный момент, на который стоит обратить внимание, это проведение поименного голосования членов Правления с использованием персонального компьютера, чего не было ранее, и автоматическая выгрузка результатов голосования в протокол. Участниками и пользователями данной системы являются члены Правления, сопровождать данный процесс может секретарь.

Для сотрудников, обеспечивающих организацию заседаний, и членов Правления, которые используют ДИС на этапах подготовки и проведения заседаний Правления, данные обновления предоставили возможность автоматического формирования и удаленного просмотра повесток дня, протоколов и материалов заседаний, а также возможность с помощью дополнительных средств просматривать иллюстрированные материалы Правления.

В отличие от действовавшего до мая 2017 года процесса подготовки и проведения заседаний его оптимизация повысила качество и оперативность взаимодействия подразделений и членов Правления, привела к уменьшению электронного и бумажного документооборота за счет сокращения количества регистрируемых внутренних документов, отказа от размножения материалов, выносимых на заседание Правления.

Какие еще задачи решались сотрудниками Главного управления секретариата Правления помимо автоматизации процесса работы с документами коллегиальных органов Нацбанка?

Важнейшей вехой в развитии цифровой трансформации документооборота Нацбанка явилась разработка и внедрение Портала Председателя Правления Нацбанка. Его введение в эксплуатацию дало возможность полностью отказаться от перевода электронного документа на бумажный носитель на всех этапах его жизненного цикла.

Сегодня исходящий или внутренний документ может быть создан исполнителем на основании электронного шаблона, пройти визирование и согласование с заинтересованными работниками банка и в таком виде поступить к Председателю Правления для подписания или утверждения.

Первый официальный электронный документ, подписанный ЭЦП Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь, в Портале Председателя был создан, подписан и направлен адресату 2 февраля 2016 года.

Немаловажными факторами явились разработка «дружественного» интерфейса Портала, отсутствие излишней информации, возможность создания помощником Председателя Правления проектов резолюций, которые Председатель Правления имеет возможность подписать, корректировать либо отклонить.

Успешно прошел апробацию и внедрен программный продукт ISIDA DMS Leader, предназначенный для работы заместителей Председателя Правления в системе электронного документооборота и обеспечивающий ассистирующие функции секретаря в процессах рассмотрения и подписания документов в электронном виде.

В 2018–2019 годах в Нацбанке успешно проведена электронизация ряда административных процедур в отношении его работников.

Какие проблемы, по Вашему мнению, существуют при оказании государственных электронных услуг?

Существует ряд проблем, препятствующих повышению эффективности использования ИКТ при оказании государственных электронных услуг, выполнению административных процедур. Среди них можно отметить:

— пробелы в законодательстве в части обеспечения механизмов электронного взаимодействия государства, граждан и бизнеса;

— вопросы идентификации и аутентификации участников информационного взаимодействия (одним из способов их решения может быть использование ID-карты);

— существование множества обособленно функционирующих информационных ресурсов (систем) в сфере оказания электронных услуг;

— отсутствие слаженной системной работы на всех уровнях, в том числе государственных органов, субъектов хозяйствования всех форм собственности, в целях ускоренного перехода на электронный документооборот;

— назревшая необходимость пересмотра бизнес-процессов и адаптация к возможностям взаимодействия в электронной форме.

На Ваш взгляд, какие шаги стоит предпринять для дальнейшего эффективного развития электронного правительства?

По моему мнению, с этой целью необходимо:

— повсеместное использование созданной технологической инфраструктуры межведомственного информационного взаимодействия;

— активизация работы по интеграции государственных информационных ресурсов (систем) с общегосударственной автоматизированной информационной системой в целях увеличения объема предоставляемых населению и бизнесу сервисов в электронном виде;

— увеличение количества электронных услуг, административных процедур, оказываемых в электронном виде на основании открытых и иных данных;

— популяризация оказания электронных услуг, осуществления административных процедур в электронном виде;

— доработка нормативной правовой базы в части электронного взаимодействия, в том числе создания и функционирования электронных архивов;

— совершенствование механизмов идентификации и аутентификации участников информационного взаимодействия;

— упрощение и пересмотр закоренелых подходов к организации документооборота в целом по стране.

Ожидаемый результат: реализация государственной политики в области электронного правительства на принципах единоначалия, централизации управления и унификации процессов информационного взаимодействия.

Полностью ли Нацбанк перешел сегодня на электронный документооборот или часть документов еще создается на бумажных носителях?

В Нацбанке проделана серьезная работа по развитию электронного документооборота и приняты меры по исключению препятствий для разработки и внедрения информационных технологий, позволяющих трансформировать в электронный вид основные бизнес-процессы банка.

Фактически Нацбанк сегодня готов полностью отказаться от бумажного делопроизводства, все технологии для этого созданы. Вопрос остается открытым, так как первое – все госорганы, предприятия, субъекты хозяйствования должны создать у себя такие технологии. И второе – необходимо внести соответствующие изменения в нормативные правовые акты, т.е. в законодательство.