Виктор Статкевич

Аудитор, советник по налоговым и финансовым вопросам юридической компании Revera Consulting Group,
член экспертного совета Ассоциации налогоплательщиков


На сегодня развитие механизма функционирования электронного документооборота в организациях является одним из наиболее перспективных направлений. В рамках онлайн-семинара на тему «Электронный документооборот в практике бухгалтера», проведенного ООО «ЮрСпектр», на наиболее актуальные вопросы, с которыми сталкиваются бухгалтеры, ответил Виктор Геннадьевич Статкевич.

Имеет ли юридическую силу акт, подписанный с одной стороны электронной цифровой подписью, а с другой — собственноручной подписью представителя контрагента?

Юридическую силу имеет именно электронный документ, созданный и подписанный электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) в установленном порядке. Следовательно, если исполнитель подписал акт действительной сертифицированной ЭЦП, а заказчик распечатал его и подписал собственноручной подписью, такой документ не соответствует понятию «электронный документ». К тому же в этом случае исполнитель не имеет подтверждения, что заказчик подписал акт. Если заказчик направит исполнителю этот акт на бумажном носителе, он опять же не будет отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к электронным документам <*>.

Законодательством установлен ряд хозяйственных операций, для подтверждения которых можно оформить первичный учетный документ в единоличном порядке. Например, по публичным договорам, в которых предусмотрено такое оформление, а также по работам, услугам, результаты которых могут использоваться в течение действия договора, предусматривающего составление первичного учетного документа единолично, и стоимость которых, приходящаяся на период выполнения, оказания в календарном месяце, может быть достоверно определена <*>.

Следовательно, для случаев, указанных в п. 1 постановления N 13, распечатывая электронный акт с ЭЦП поставщика и подписывая его своей собственноручной подписью, получатель фактически обеспечивает наличие подтверждающего первичного учетного документа, составленного единолично <*>.

Если для подтверждения хозяйственной операции требуется составление первичного учетного документа в двустороннем, а не в единоличном порядке, то такого «смешанного» (электронно-бумажного) документа будет недостаточно. И в этом случае есть риск, что такой документ не будет принят проверяющими в качестве документа, соответствующего требованиям законодательства.

Организация соблюдает условия для составления первичного учетного документа единолично и для этого в качестве основы использует распечатанные акты поставщиков, полученные по электронной почте. Обязана ли организация внести все эти акты в учетную политику?

Все формы первичных учетных документов, которые не утверждены законодательством и разработаны организацией, должны быть включены в приложение к учетной политике <*>.

Кроме того, в учетной политике может быть запись, что в качестве форм первичных учетных документов по ситуациям, предусмотренным п. 1 постановления N 13, используются формы, составленные поставщиком (при условии отражения в них всех требуемых реквизитов).

Если организация такие документы использует без включения их в учетную политику, в отношении ее могут быть применены меры административной ответственности за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских документов <*>. Однако при этом такие первичные учетные документы все равно будут иметь юридическую силу и могут быть приняты к бухгалтерскому и, как следствие, к налоговому учету.

Можно ли принимать к учету документ, полученный от поставщика услуг связи, хостинга по электронной почте? Поставщик указывает, что на его сайте можно проверить подлинность и целостность этого документа, действительность ЭЦП.

Результаты услуг связи и хостинга могут быть потреблены в течение срока действия договора. И как правило, в таких договорах предусмотрена возможность составления подтверждающего первичного учетного документа в единоличном порядке. При выполнении этого условия, а также при наличии в нем всех необходимых реквизитов распечатанный электронный документ поставщика услуг связи, хостинга, подписанный собственноручно получателем этих услуг, может считаться первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции и составленным единолично <*>.

Как исправить ошибку в электронном документе?

Исправления в электронные документы не вносятся. Электронный документ с ошибкой аннулируется, и создается новый, правильный документ <*>.

Акт оказанных услуг составлен, подписан ЭЦП и выставлен поставщиком. Получатель еще не подписал акт своей ЭЦП. Как получатель может внести корректировки в такой акт?

Если получатель в одностороннем порядке попытается внести корректировки в электронный акт поставщика, будет нарушена целостность акта, что приведет к нарушению требований, предъявляемых к электронным документам. Исправления вносят путем аннулирования неверного акта и создания нового <*>.