Компетентно на вопросы участников семинара «Организация работы с электронными документами и их архивного хранения», проведенном ООО «ЮрСпектр», отвечают Вячеслав Леонидович Носевич и Андрей Евгеньевич Рыбаков. 

Вячеслав Леонидович Носевич

эксперт в области электронного документооборота, кандидат исторических наук, доцент БГУ


Андрей Евгеньевич Рыбаков

директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук


Как проверить подлинность электронного документа (ЭД)?

Проверка подлинности реализуется средствами системы электронного документооборота (СЭД) или другой информационной системы.

Как отличить ЭД от электронной копии документа на бумажном носителе?

ЭД имеет электронную цифровую подпись (ЭЦП) поставившего ее лица.  Электронная копия содержит электронное отображение бумажного документа, в том числе собственноручную подпись поставившего ее лица и ЭЦП лица, сделавшего копию (отсканировавшего бумажный документ).

Имеет ли юридическую силу копия документа в электронном виде (ДЭВ) в организации, в которую он поступил, если оригинал документа имеется только у его создателя (автора)?

Если речь идет о бумажной копии ДЭВ, создаваемой в организации, получившей его, то такая копия будет иметь юридическую силу, при условии, что она создана, удостоверена и используется в соответствии с законодательством.

Копия ДЭВ, удостоверенного ЭЦП с применением сертифицированных средств (т.е. копия ЭД), должна быть заверена в соответствии с постановлением Совмина от 20.07.10. № 1086.

Копия ДЭВ, не удостоверенного ЭЦП, должна быть заверена в порядке, установленном п. 64 Инструкции по делопроизводству. Данная норма допускает заверять копии ДЭВ только для обращения внутри организации. Следовательно, в отличие от копии ЭД такая копия ДЭВ (входящего, исходящего, внутреннего) будет иметь юридическую силу только в пределах организации.

В отношении ДЭВ (ЭД), существующих только в электронном виде, понятие «копия» не применяется.

Сегодня срок действия ключа ЭЦП – два года. Будет ли он увеличен?

Сроки действия сертификатов ЭЦП определяет Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ).

При этом срок действия ЭЦП не имеет принципиального значения для организации работы с ЭД, их оперативного и архивного хранения. Следование требованиям Инструкции о порядке работы с ЭД <*> и Правилам работы с ДЭВ в архивах <*> позволит решить вопрос обеспечения и подтверждения целостности ЭД после истечения срока действия ЭЦП.

В необходимых случаях подтвердить подлинность и целостность ЭД можно будет с использованием штампа времени.

Когда появится штамп времени в ЭЦП?

По информации НЦЭУ – в IV квартале 2020 г.

Будут ли переводиться в электронный вид документы, относящиеся к работе с кадрами, бухучету?

Законодательство уже допускает возможность использования ДЭВ и ЭД в соответствующих сферах деятельности. Ограничения связаны с возможностью обеспечить подлинность и целостность этих документов в течение установленных сроков их хранения, в том числе постоянного. Отказ от создания и хранения соответствующих документов на бумажном носителе возможен по мере готовности организации к их обращению и хранению в электронном виде в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, Инструкции № 19, Правил № 20.

Также необходимо учитывать законодательные ограничения в части создания и хранения документов без бумажных аналогов. Например, ТК требует заключать трудовой договор в письменной форме и подписывать его работником и нанимателем или уполномоченным должностным лицом, знакомить работников под подпись с приказами (распоряжениями) о приеме на работу, наложении дисциплинарного взыскания.

Как ЭД должны выдаваться в пользование работникам?

Порядок использования ДЭВ, в том числе ЭД, в архиве организации определяется в соответствии с требованиями гл. 7 Правил № 20.

Работникам организации, в структуре которой действует архив, предоставление ДЭВ осуществляется посредством локальной сети, каналов электросвязи <*>.

Когда будет внедрена система приема ЭД в Национальный архив и как будет организовано взаимодействие с источниками комплектования архива?

Национальный архив и другие госархивы будут принимать ЭД от организаций, являющихся их источниками комплектования, с использованием информационной системы архива электронных документов (ИС АЭД) Национального архивного фонда.

ИС АЭД уже введена в промышленную эксплуатацию. Взаимодействие с источниками комплектования будет обеспечиваться по мере внедрения в них систем архивного хранения (информационных систем архива (ИСА) организаций) или подключения к услуге АИС «Ведомственный архив», предоставляемой НЦЭУ.

Каким образом госархив будет контролировать правильность формирования и оформления электронных дел при передаче в архив организации, а затем в госархив, если эти дела были сформированы и оформлены в организации самостоятельно?

Существующая технология позволяет переформировывать в архиве только описи, но не электронные дела. Предполагается, что дела с момента подписания внутренней описи останутся неизменными в течение всего срока хранения. Для дел, содержащих ДЭВ и документы, оформленные не в формате PDF/А1 или PDF/А2, возможно, потребуется конвертация. Она допускается Правилами № 20, однако рассматривается как исключительная мера в безвыходной ситуации. Единственным способом проконтролировать правильность формирования дел со стороны госархива в такой ситуации остается согласование номенклатуры дел.

Как будут формироваться и передаваться в госархивы дела, имеющие «связки» в СЭД (переписка «запрос-ответ» и др.)?

Переписка по определенному вопросу (запросы и ответы) должна формироваться в одно дело. Для этого в регистрационный индекс исходящего документа, а также в отметку об исполнении документа и направлении его в дело (для входящих, внутренних) включается индекс дела по номенклатуре дел.

Ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст, указываются в метаданных документа <*>. Это позволит ИСА организации находить все связанные документы независимо от того, в какие дела они включены, а в перспективе находить их в фондах разных организаций после передачи дел на постоянное хранение в госархив.

Следует ли при уничтожении ДЭВ оформлять отдельный акт или достаточно общего акта на уничтожение бумажных документов и ДЭВ?

При уничтожении электронных дел, находящихся как на оперативном, так и на архивном хранении, должны составляться отдельные акты.

Форма акта о выделении к уничтожению ЭД и электронных дел, находящихся на оперативном хранении, не установлена. При его составлении необходимо руководствоваться п. 89, 90 Инструкции № 19, а также общими требованиями к составлению акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, закрепленными в гл. 16 Инструкции по делопроизводству. Следует обратить внимание, что на электронные дела с отметкой «ЭПК» должен составляться отдельный акт.

Форма акта о выделении к уничтожению ДЭВ и электронных дел, не подлежащих хранению, установлена в приложении 25 к Правилам № 20. Требования к составлению и оформлению такого акта закреплены в п. 92 – 94 Правил № 20.

В настоящее время рассматривается вопрос о внесении в НПА в сфере архивного дела и делопроизводства изменений и дополнений, допускающих возможность составления общего акта на документы на бумажном и электронном носителях.

В связи с переводом ряда административных процедур в электронный вид посредством взаимодействия документальной информационной системы (ДИС) Нацбанка с единым порталом электронных услуг общегосударственной автоматизированной информационной системы (ЕПЭУ ОАИС) как правильно оформить внешнее представление цифровых свидетельств, выдаваемых при включении в реестр лизинговых, микрофинансовых организаций, форекс-компаний?

Указанные свидетельства, равно как и иные, не относятся к организационно-распорядительной документации. Инструкция по делопроизводству и Инструкция № 19 в части оформления на них не распространяются.

Удостоверение формы внешнего представления таких документов должно осуществляться в соответствии с требованиями Закона об электронном документе и электронной цифровой подписи и постановления Совмина от 20.07.10 № 1086.

Технические вопросы взаимодействия с ОАИС находятся в компетенции НЦЭУ.