Многие сотрудники OOO «ЮрСпектр», в том числе юридический отдел, с 2020 года перешли на удаленный режим работы.

С удовольствием делимся опытом, как нам удалось наладить работу юридического отдела в этих условиях, чтобы все были в выигрыше.

Итак, с чего мы начинали в марте 2020 года. Исходные данные – юридический отдел и прежний объем работ:

— оформление около 8000 договоров и допсоглашений с клиентами в год;

— печать, подписание, отправка, отслеживание возврата и сортировка договоров по порядковым номерам, подшивка в папки в архиве;

— внесение корректировок, дополнений в договоры или допсоглашения и т.д.

Работа с бумажными документами – то, что до сих пор заставляет наших юристов приезжать в офис. Чтобы уберечь сотрудников от лишних контактов и в то же время не тормозить процессы, пробовали разные варианты: от традиционной работы отдела в офисе в масках с соблюдением всех мер профилактики до организации дежурства с пересмотром и изменением рабочих процессов. 

В июне 2021 года начали внедрять ЭДО в работу с клиентскими договорами. Теперь всем клиентам предлагаем заключать договоры и допсоглашения в электронном виде. Используем уже проверенный на других документах сервис podpis. 

Только представьте, за 3 месяца 20 % договоров уже отправляются в электронном виде. Отличный результат! Появились первые плюсы:

— экономия времени сотрудников. Бумажной работы стало меньше – нет необходимости подписывать договоры вручную, отправлять по почте; архивировать. Сократилось количество поездок в офис;

— документы, подписанные ЭЦП, хранятся на общем электронном диске, к которому у всех юристов есть круглосуточный доступ; 

— планируем сократить арендные площади под архив, который каждый год прирастает на 8000 документов. 

Шаг за шагом мы наращиваем объемы ЭДО. Планируем использовать его преимущества по максимуму, т.к. польза для компании и сотрудников очевидна.

Надеемся, наш опыт будет вам полезен.