Вячеслав Носевич

Директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

В настоящее время большинство организаций сталкивается в своей работе с электронными документами, т.е. документами, подписанными ЭЦП. Их создание и хранение вызывает ряд сложностей. С 18.02.2019 вступили в силу изменения в Закон об электронном документе. Разобраться в деталях помогает Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.

Кто может быть владельцем личного ключа ЭЦП, при помощи которого создается ЭЦП?

Владельцем личного ключа ЭЦП, как и ранее, может быть:

1) физическое лицо. ЭЦП в таком случае является аналогом собственноручной подписи данного лица <*>. Иными словами, это «личная подпись» гражданина, которой он пользуется для подписания электронных документов. При этом использовать ее он может во всех сферах жизни, а не только в работе. Например, для подписания кредитного договора на бытовые нужды в банке;

2) юридическое лицо (организация). Теперь в сертификате открытого ключа (далее — сертификат) будут указываться только реквизиты организации. А данные (паспортные данные) работника, который получает личный ключ ЭЦП, указываться не будут <*>. То есть в данном случае личный ключ ЭЦП будет принадлежать именно организации, а не какому-либо ее работнику.

Отметим, что прежде на практике в сертификате указывались реквизиты организации и паспортные данные конкретного работника, который непосредственно получал открытый ключ ЭЦП. Однако использовать такой ключ в работе мог совсем другой сотрудник или даже несколько. Поэтому было непонятно, соблюдается ли владельцем открытого ключа ЭЦП обязанность по сохранению его в тайне. С одной стороны, все лица, получившие доступ к ключу, являются сотрудниками организации (можно предположить, что тайна ключа не выходит за пределы организации). С другой стороны, в сертификате значатся данные конкретного сотрудника, а пользоваться ключом может не только он.

Таким образом, перечень владельцев личного ключа ЭЦП не изменился. Вместе с тем законодатель четко разграничил статус его владельцев.

Что такое атрибутный сертификат?

Атрибутный сертификат — это электронный документ, который устанавливает объем полномочий физлица, в том числе ИП (далее — физлицо), по подписанию определенных видов электронных документов от имени организации или какого-либо физлица, а также иные предоставленные ему полномочия (например, удостоверять с помощью ЭЦП электронные копии документа на бумажном носителе) (далее — полномочия) <*>. Иначе говоря, это своего рода доверенность на представление интересов организации (физлица) <*>.

Обратите внимание!
Одно и то же лицо может быть владельцем нескольких атрибутных сертификатов <*>.

Атрибутный сертификат в целях информирования всех заинтересованных лиц о том, кто праве подписывать документы от имени организации (физлица), подлежит распространению <*>:

— владельцем открытого ключа;

— поставщиком услуг;

— организацией или физлицом, от имени которых другому физлицу предоставляются полномочия, информация о которых содержится в этом атрибутном сертификате.

Атрибутный сертификат можно будет использовать в целях передачи полномочий кому-то из сотрудников (главному бухгалтеру и т.д.) для подписания электронных документов от имени организации. Предполагается, что впоследствии он станет обязательным для пользователей ряда государственных информационных систем.

Атрибутный сертификат можно отозвать. Когда владельцу сертификата следует это сделать?

Законодательством не установлен перечень случаев, когда возникает такая обязанность. Вместе с тем следует отметить следующее. Атрибутный сертификат, как мы указывали выше, является своего рода доверенностью, подтверждающей предоставление работнику организации (физлицу) тех или иных полномочий. На основании этого можно сделать вывод, что владельцем такого сертификата является не физлицо, полномочия которого им определяются, а организация, от имени которой он выдан. Именно она и должна позаботиться об отзыве сертификата.

Отозвать атрибутный сертификат необходимо в случае увольнения (перевода, изменения должностных обязанностей) работника, которому он был выдан. Срок действия атрибутного сертификата может быть также приостановлен на период пребывания работника в отпуске. На это время активируется атрибутный сертификат работника, который его заменяет.

Для отзыва атрибутного сертификата организация должна обратиться к поставщику услуг (в этой роли выступает, как правило, удостоверяющий или регистрационный центр) с соответствующим заявлением <*>.

На заметку
Одной из обязанностей поставщика услуг является ведение списков отозванных атрибутных сертификатов. Данные списки будут размещаться на сайте РУП «Национальный центр электронных услуг».

Владельцем личного ключа ЭЦП является организация. В каких случаях она может применять ЭЦП?

Когда владельцем личного ключа является организация, ЭЦП применяется <*>:

— в качестве аналога оттиска печати организации.

На заметку
Для носителя, на котором записан личный ключ, используемый в качестве аналога оттиска печати организации, целесообразно в локальном документе определить (как это делается для обычных печатей):
— место хранения;
— порядок применения;
— работника, ответственного за применение.
Разрабатывая данный документ, стоит учитывать степень защиты носителя. Если он не очень надежный, то при смене ответственного работника целесообразно осуществлять и смену личного ключа;

— совместно с ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физлицо, при отсутствии атрибутного сертификата. В данном случае ЭЦП организации будет подтверждать полномочия физлица;

— для создания и (или) подписания электронных документов посредством автоматизированных информационных систем (АИС) без участия физлица. Таким способом могут подписываться, например, электронные квитанции, уведомления о доставке писем, счета к оплате и иные документы, которые АИС генерирует автоматически по заранее установленным правилам;

— в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Физлицо является владельцем личного ключа ЭЦП. В каких случаях оно может использовать ЭЦП от имени организации, в которой работает?

Как уже отмечалось, если владельцем личного ключа ЭЦП является физлицо, его ЭЦП является аналогом его собственноручной подписи <*>. Физлицо при ее помощи может подписывать различные документы. Однако для того чтобы подтвердить полномочия такого физлица действовать от имени организации, необходимо выполнять одно из следующих условий:

— в электронном документе помимо ЭЦП физлица должна быть проставлена ЭЦП организации <*>.

Пример
Бухгалтер является владельцем личного ключа ЭЦП. Он имеет два места работы — основное и по внешнему совместительству. Для подтверждения его полномочий как представителя данных организаций помимо его ЭЦП на документах проставляется ЭЦП организаций;

— полномочия данного физлица (работника) должны быть подтверждены атрибутным сертификатом <*>(ч. 6 ст. 22 Закона об электронном документе).

Пример
В организацию на работу был принят главный бухгалтер. У него имеется личный ключ ЭЦП с еще действующим сертификатом открытого ключа. Чтобы подтвердить полномочия главного бухгалтера действовать от имени данной организации, она получила атрибутный сертификат.

Таким образом, на электронные документы переносится практика ведения традиционного делопроизводства. То есть должностное лицо подписывает документы при помощи своего личного ключа ЭЦП, а организация подтверждает полномочия данного должностного лица при помощи личного ключа ЭЦП организации или атрибутного сертификата.

У ЭЦП появилась новая функция. В чем она заключается?

На практике в организациях распространены сканирование и отправка по электронной почте документов. Ранее правовой статус таких сканов (электронных отображений бумажных документов) не был определен. Теперь при помощи ЭЦП можно удостоверять данные электронные копии документов на бумажном носителе <*>. При этом копия приобретает юридическую силу и может использоваться, например, в переписке государственных органов и других государственных организаций при осуществлении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами <*>.

Обратите внимание!
Хранение электронных копий документов на бумажном носителе должно осуществляться в том же порядке, что и хранение электронных документов. То есть в соответствии с законодательством данные документы должны формироваться в дела и храниться в течение установленных сроков с учетом их особенностей <*>.

На практике может возникнуть необходимость представить электронный документ на бумажном носителе
(в законодательстве это звучит как форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе).
В данном случае электронный документ распечатывают и удостоверяют в установленном порядке.

Что собой представляет копия электронного документа и как ее удостоверить?

Ранее допускалось только два варианта удостоверения таких копий:

— нотариусом;

— организацией, имеющей соответствующую лицензию (на практике таковой признавалась лицензия, выдаваемая удостоверяющему центру).

Теперь возможности расширены. Бумажную копию сможет удостоверить организация:

создавшая электронный документ, бумажная копия которого подлежит удостоверению;

получившая такой документ от другой организации посредством межведомственных информационных систем.

На заметку
Вместе с тем для регламентации порядка удостоверения копии электронного документа потребуется внести изменения в Положение N 1086.