Вячеслав Носевич

Директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

Электронный документооборот используется во многих организациях. Например, при сдаче различной отчетности. Электронные документы, как правило, подписываются электронно-цифровой подписью (далее — ЭЦП). На наиболее часто задаваемые вопросы, связанные с использованием ЭЦП, ответил Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.

В чем отличие электронного документа от документа в электронном виде?

Электронный документ — одна из разновидностей документов в электронном виде. Его главным отличием является ЭЦП — реквизит, который позволяет установить целостность и подлинность документа <*>.

Соответственно, электронным документом считается документ, имеющий ЭЦП. Все остальные документы, созданные при помощи компьютерных технологий, являются документами в электронном виде.

Какие электронные документы считаются подлинными?

Подлинный электронный документ — это электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства ЭЦП, использующего при проверке ЭЦП открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ <*>.

Электронный документ следует подписывать ЭЦП с действующим сертификатом открытого ключа. Если электронный документ подписать после отзыва сертификата открытого ключа, то он не будет считаться подлинным и иметь юридической силы. Отметим, что подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу <*>.

На практике может возникнуть ситуация, когда документ был подписан с использованием действующего сертификата отрытого ключа, однако впоследствии срок его действия истек. Соответственно, возникает вопрос, имеет ли данный документ юридическую силу, а также как определять, вносились или нет в данный документ изменения. Чтобы в будущем избежать таких спорных ситуаций, планируется ввести штамп времени.

Какие документы не подпадают под сферу действия Закона об электронном документе?

Закон об электронном документе не распространяется <*>:

— на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи (например, факсимиле). Порядок их использования установлен п. 2 ст. 161 ГК;

— порядок обращения электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственные секреты;

— порядок обращения с электронными обращениями граждан. Требования к данным обращениям установлены Законом об обращениях граждан и юридических лиц;

— порядок обращения документов в электронном виде. Особенности оформления, обработки и хранения данных документов установлены Инструкцией по делопроизводству. Отметим, что организация может самостоятельно установить, когда документ будет иметь юридическую силу для сторон. В частности, стороны могут согласовать, что принимают в работу документы, получаемые и отправляемые:

с определенного электронного адреса;

с использованием специальных шифровальных программ;

с применением цифровых водяных знаков — это специальные метки, встраиваемые в цифровой контент (называемый контейнером) с целью защиты авторских прав и подтверждения целостности самого документа.

Кто вправе выдавать ключи ЭЦП и в какие госорганы можно направлять документы, подписанные ЭЦП?

В настоящее время организацией, выдающей ключи ЭЦП, признаваемые всеми организациями, является РУП «Национальный центр электронных услуг» (далее — НЦЭУ) <*>. В состав НЦЭУ входит республиканский удостоверяющий центр Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (РУЦ ГосСУОК), который и осуществляет все необходимые процедуры, связанные с выдачей ключей ЭЦП.

На данный момент ЭЦП дает право подписывать электронные документы и обращения, подаваемые в МНС, таможенные органы, ФСЗН, Белгосстрах, Белстат и т.д.

Отметим, что корпоративные системы (например, «Клиент-банк») могут применять ключи ЭЦП, выданные собственными удостоверяющими центрами. Однако такие ключи ЭЦП будут признаваться только в рамках этих систем.

Кто может быть владельцем личного ключа ЭЦП?

Владельцем личного ключа ЭЦП (далее — личный ключ) может быть <*>:

должностное лицо юридического лица. Например, директор, главный бухгалтер, начальник отдела кадров. Данным лицам следует использовать личный ключ для исполнения своих должностных обязанностей (в частности, для подписания отчетов, сдаваемых в МНС, ФСЗН).

Пример
Главный бухгалтер Иванова М.И. как должностное лицо получила личный ключ. Иванова М.И. вправе его использовать для подписания документов как главный бухгалтер организации. Подписать данной ЭЦП, например, договор на получение кредита на потребительские нужды как физическое лицо по общему правилу она не вправе. Однако если это будет предусмотрено ее договором с банком и он признает этот ключ, то она может его использовать для подписания данного договора.

В случае если гражданин работает на условиях внешнего совместительства, он может иметь две ЭЦП — по основной работе и работе по совместительству;

физическое лицо. В данном случае ЭЦП принадлежит именно физическому лицу. Оно вправе ее использовать в личных целях. Например, для подписания договоров кредитования, купли-продажи, оказания услуг.

Отметим, что у физического лица может быть две ЭЦП: одна как у представителя юридического лица и вторая личная ЭЦП как у физического лица.

В чем особенность мобильной ЭЦП и кто ее может получить?

У мобильной ЭЦП есть особенность. Она касается хранения личного ключа. Напомним, что личный ключ — последовательность символов, принадлежащая определенной организации или физическому лицу и используемая при выработке ЭЦП <*>. Для мобильной ЭЦП личный ключ хранится на SIM-карте.

Если ЭЦП мобильная, идентификация личности и подпись осуществляются через SMS. Владелец мобильной ЭЦП подтверждает свои действия SMS с PIN-кодом. При этом все операции защищаются криптографическим ключом.

Сегодня получить мобильную ЭЦП можно в компаниях Velcom и МТС. Воспользоваться услугой могут физические и юридические лица. Для этого им необходимо:

получить специальную SIM-карту, которая поддерживает SIMiD;

оплатить услуги по предоставлению ЭЦП;

иметь устройства с функциями отправки и получения SMS.

Справочная информация
Подробнее о мобильной ЭЦП и порядке ее получения можно узнать на официальных сайтах:
Национального центра электронных услуг;
СООО «Мобильные ТелеСистемы»;
УП «Велком».

Какие обязанности закреплены за владельцем личного ключа и что ему грозит за их неисполнение?

Владелец личного ключа (в том числе и мобильной ЭЦП) обязан <*>:

— хранить в тайне личный ключ;

— обеспечивать защиту личного ключа от случайного уничтожения или модификации (изменения);

— не использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или срок действия этого открытого ключа истек;

— отозвать открытый ключ в случае, если тайна соответствующего ему личного ключа нарушена.

При неисполнении владельцем ЭЦП данных обязанностей он должен будет возместить вред, который был причинен вследствие этого.

Пример
Руководитель организации не обеспечил сохранение тайны личного ключа. От его лица были подписаны и отправлены отчеты с недостоверными данными. Руководитель организации как владелец личного ключа будет привлечен к ответственности за сведения, содержащиеся в данных отчетах.

Может ли личный ключ получить один работник, а использовать его — другой? Необходимо ли получить новую ЭЦП в случае увольнения работника?

ЭЦП следует использовать тому работнику организации, который ее получил. Это связано с тем, что при подаче документов для получения ЭЦП указываются его паспортные данные (Ф.И.О., идентификационный номер). Кроме того, данное лицо также указывается в карточке и сертификате открытого ключа ЭЦП.

На заметку
Открытый ключ используется получателями документов, подписанных ЭПЦ, для проверки ее подлинности <*>.

Работники получают личный ключ как должностные лица юридического лица. При этом ЭЦП принадлежит данному юрлицу. Однако если работник, который использовал в работе ЭЦП, уволится, то на сотрудника, который будет принят на его место, организации необходимо получить новую ЭЦП. Новый сотрудник не может пользоваться ЭЦП уволенного.

Отметим, что при подписании документов должность, собственное имя, отчество (если таковое имеется) и фамилия владельца ЭЦП, подписывающего электронный документ, должны соответствовать данным, которые указываются непосредственно в документе (в общей его части) <*>.

На заметку
На практике органы МНС и государственной статистики могут не принять документ, в содержании которого в качестве лица, подписавшего документ, указан, например, директор, но проставлена ЭЦП главного бухгалтера.