Постановлением Минюста от 30.08.2022 N 117 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. N 19» скорректированы положения Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях. Изменения вступают в силу 27.10.2022.

В частности, скорректированы нормы, касающиеся подготовки и согласования проекта ЭД.

Как и ранее, форматы файлов общей части ЭД организацией определяются самостоятельно. Однако теперь все организации, а не только являющиеся источниками комплектования госархивов либо направляющие ЭД в госорганы, должны выбирать указанные форматы только из числа допустимых форматов документов в электронном виде, установленных Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (п. 27 Инструкции N 19 в действующей редакции, п. 27 Инструкции N 19 в новой редакции).

Коснулись изменения и оформления некоторых реквизитов, включаемых в общую часть проекта ЭД. Так, по-прежнему состав, порядок расположения и оформление реквизитов, включаемых в общую часть проекта ЭД, соответствуют составу, порядку расположения и оформлению реквизитов документов на бумажном носителе, установленным Инструкцией по делопроизводству. Однако реквизит «Изображение Государственного герба Республики Беларусь» в проекте ЭД не оформляется (п. 29 Инструкции N 19 в действующей редакции, п. 29 Инструкции N 19 в новой редакции).

Что касается реквизитов «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», то в них указываются наименование должности лица, которое будет подписывать, утверждать, согласовывать ЭД, его инициалы и фамилия (п. 30 Инструкции N 19 в действующей редакции, п. 30 Инструкции N 19 в новой редакции).

Отметим, что, как и ранее, внешнее согласование проекта ЭД осуществляется путем рассылки проекта ЭД в согласующие организации. Однако после 27.10.2022 согласование проекта ЭД возможно будет осуществлять не только посредством подписания общей части проекта ЭД ЭЦП лица, согласующего документ, но и письмом (ч. 1, 2 п. 36 Инструкции N 19 в действующей редакции, ч. 1 п. 36 Инструкции N 19 в новой редакции).

В таком случае согласующая организация будет направлять письмо о согласовании, подписанное ЭЦП уполномоченного лица. Далее, после получения писем о согласовании от всех согласующих организаций в проект общей части ЭД необходимо будет внести сведения об их датах и регистрационных индексах. Кроме того, сведения о лицах, подписавших письма о согласовании (наименования должностей служащих, инициалы, фамилии), и даты согласования необходимо будет внести в регистрационно-контрольную карточку (РКК) средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) (ч. 3 п. 36 Инструкции N 19 в новой редакции).

Также скорректированы нормы, касающиеся формирования электронных и гибридных дел, в том числе включения их в номенклатуру дел организации.

Так, исполненные ЭД формируются в электронные или гибридные дела в соответствии с номенклатурой дел организации (ч. 1 п. 68 Инструкции N 19 в новой редакции).

При этом предусматривается, что в номенклатуру дел организации подлежат включению все электронные и гибридные дела, формируемые в АС ДОУ, иных информационных системах организации, в которых создаются и (или) в которые включаются ЭД, в том числе (ч. 2 п. 68 Инструкции N 19 в новой редакции):

— документы индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования;

— документы государственной статистической отчетности, представляемой в территориальные органы государственной статистики;

— документы, представляемые в территориальные органы государственного казначейства;

— документы, представляемые в налоговые органы;

— документы по процедурам государственных закупок товаров (работ, услуг);

— документы, созданные в автоматизированной системе межбанковских расчетов Национального банка;

— иные управленческие документы.

Как и ранее, сроки хранения ЭД идентичны срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе (ч. 4 п. 68 Инструкции N 19 в новой редакции).

Отметим, что подобные нормы содержатся в п. 10 — 11 главы 2 «Порядок включения электронных документов в номенклатуру дел» Инструкции N 19 в действующей редакции. Однако из новой редакции Инструкции N 19 указанная глава исключена.

Уточняется, что ЭД включаются в электронные и гибридные дела средствами АС ДОУ и представляют собой совокупность исполненных ЭД и их РКК (п. 69 Инструкции N 19 в действующей редакции, ч. 1 п. 69 Инструкции N 19 в новой редакции). При этом ЭД, образовавшиеся в иных информационных системах, формируются в электронные дела в соответствии с регламентами работы этих информационных систем с учетом требований Инструкции N 19. Наличие РКК и состав реквизитов РКК для этих документов также определяется регламентами работы этих систем (ч. 2 п. 69 Инструкции N 19 в новой редакции).

Нормы, регулирующие порядок и сроки хранения электронных дел временного и постоянно хранения, закрепленные в п. 17 — 18 Инструкции N 19 в действующей редакции, в новой редакции перемещены в п. 74-1 и 74-2 Инструкции.

Как и ранее, электронные дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения передаются в архив организации в сроки, установленные для документов на бумажных носителях. Что же касается электронных дел временного (до 10 лет) хранения, то они в течение всего срока остаются на оперативном хранении в рамках АС ДОУ или иной информационной системы, в которой были созданы или в которую они были включены.

Скорректированы нормы, касающиеся подготовки электронных дел к передаче в архив организации. В частности, предусматривается, что при такой подготовке в состав электронного дела включаются файлы со всеми реквизитами особенной части ЭД, которые ранее поддерживались средствами АС ДОУ (включая ЭЦП, обязательные реквизиты РКК и при необходимости листы согласования или ознакомления), и формируются метаданные на каждый ЭД, предусмотренные Правилами работы с документами в электронном виде в архивах госорганов, иных организаций.

Кроме того, в новой редакции изложено приложение 2 к Инструкции N 19, в котором определены состав, правила заполнения обязательных реквизитов РКК для входящих, исходящих и внутренних ЭД (приложение 2 к Инструкции N 19 в новой редакции).

Следует отметить, что из Инструкции N 19 исключена норма, обязывающая фиксировать выполнение процедур резервного копирования ЭД в журнале учета резервного копирования по форме согласно приложению 3 (п. 23 Инструкции N 19 в действующей редакции). Так, теперь устанавливается, что выполнение процедур резервного копирования ЭД в организации осуществляется средствами АС ДОУ в соответствии с разработанным графиком (п. 23 Инструкции N 19 в новой редакции).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex