Многозадачность – важный аспект современной рабочей среды. Алексей Володось, эксперт в теме организации времени и планирования, коуч ICF, автор проекта «Осознанный тайм-менеджмент «OTIME», рассказал про методы расстановки приоритетов в условиях многозадачности, позволяющие руководителям компаний и их сотрудникам достигать желаемых результатов без стресса и выгорания.

«Все и сразу» не работает

Многозадачность – это возможность, умение, навык выполнять несколько процессов одновременно, переключаясь с одной задачи на другую. Обратите внимание: одновременно выполняются именно процессы, а не задачи! На самом деле каждый из нас работает в условиях многозадачности, и здесь важно эти параллельные процессы не тормозить.

Если вы займетесь всем и сразу, то не достигнете желаемого, а вместо этого получите стресс или депрессию.

Важно научиться организовывать несколько параллельных процессов, другими словами – векторов, направлений, а не всего подряд. И ключевое направление – то, которое вас продвигает, позволяет становиться на ступеньку выше, идти вперед.

Например, если вы предприниматель, работаете на себя, у вас будет 4 базовых направления:

  • продвижение;
  • финансы;
  • продажи;
  • продукт (управление).

И в каждом из них нужно планировать задачи и поочередно реализовывать. Однако пока не ясно, с чего начинать и в какой последовательности это делать эффективно.

Что происходит в реальности? Вы попадаете в рутину, «прыгая» с одной задачи на другую. Но важно понимать, когда вам нужно вернуться в определенный процесс и провести, например, согласование или сделать свою часть работы, а после перейти к другой задаче. При этом нужно быть уверенным, что ни один из других процессов не замедлился и не остановился из-за того, что на него просто не осталось времени.

3 принципа работы в условиях многозадачности

Чтобы уметь работать в условиях многозадачности, важно:

1. Освоить базовые принципы планирования.

2. Научиться планировать свой день в приложении или ежедневнике, чтобы держать в фокусе все ключевые процессы.

3. Научиться правильно расставлять приоритеты.

Что значит «расставлять приоритеты»? Это не просто определять, что и в каком порядке делать. Прежде всего нужно точно понять, важно ли это делать вообще. А затем ответить на вопрос: «Кто это будет делать?»

Уверен, что многие слышали про норму управляемости людьми, проектами, задачами «7 +/-2». Если количество будет больше, человек постоянно не будет успевать со всем этим справиться.

Например, в компании Netflix руководителю дают сразу минимум 15 подчиненных. Первая мысль: «Зачем так много?» 

Если у вас много фокусов (в данном случае подчиненных), то автоматически не остается времени заниматься микроменеджментом и всякими мелочами. Вы вынуждены работать «крупными мазками», двигаясь по всем направлениям.

Фактически в компании создают условия, чтобы люди быстрее делегировали, не делая работу за других. Ответственность каждого участника повышается, и, если кто-то в команде не справляется, его просто меняют.

Чтобы организовать работу таким же образом, в первую очередь нужно задать точные векторы. По каким основным направлениям в вашей работе должны быть результаты? Они же определяют и контрольные точки.

Как же расставлять приоритеты в условиях многозадачности? Важно повысить свой горизонт планирования, то есть выбирать не «в моменте», а сопоставить задачу с ключевыми векторами и относительно них принимать решение.

Таким образом мы минимизируем операционку и занимаемся ключевыми задачами.

Вопросы, которыми следует пользоваться при расстановке приоритетов:

1. Почему мне важно это сделать?

2. Почему мне выгодно это делать, что мне это даст?

Привычки, которые тормозят продуктивность

У каждого из нас есть большое количество привычек, которые тормозят работу в условиях многозадачности и затягивают в привычную рутину. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

Привычка 1. Я сделаю лучше всех!

Здесь нам поможет техника «Если хочешь хорошо – НЕ делай сам». Допустим, у вас есть текущая задача. Какой результат вы хотите по ней получить? Достаточно ли будет сделать просто хорошо? Если да, то следующий вопрос – кто может сделать эту задачу вместо меня? (Вариант «никто» не походит.) Откладывайте выполнение задачи, пока не ответите на вопрос.

Привычка 2. Руководитель = специалист контакт-центра

Мы постоянно находимся на связи и принимаем решения «в моменте» по тем задачам, которые на самом деле нашего участия не требуют. Как результат – формируются решения «коридорного типа», которые усугубляют весь рабочий процесс (хотя в текущей ситуации вам казалось, что это было лучшее решение).

Как быть в этой ситуации? Не отвлекайтесь во время работы. Для новой информации, вопросов, задач планируйте регулярные оперативные летучки или устанавливайте четкий промежуток времени, когда вы готовы обсуждать вопросы.

Исключайте ситуации, когда вы, к примеру, расписываете план по привлечению инвестиций в проект, а в этот момент вас отвлекает менеджер вопросом «Можно ли дать дополнительную скидку новому клиенту?». Вы не специалист контакт-центра, чтобы онлайн отвечать на все запросы!

Привычка 3. Я молодец, если я много работаю!

Знакомо ли вам чувство вины, когда вы не заняты решением рабочих задач?

Но ведь результативность и тем более доход никак не связаны с количеством часов, проведенных на работе. Они зависят от ответственности, рисков и качества принимаемых решений. Пора перестать гордиться количеством часов, проведенных за работой.
Часто люди выполняют не только свои задачи, но и чужие из-за невозможности отказать.
Но сказать «да» важному мы можем лишь из состояния наполненности энергией. Планируйте свою жизнь так, чтобы в течение всего дня чувствовать себя как минимум на 8 из 10. Да, так бывает, и этого позволяет достигнуть именно грамотное планирование.

Привычка 4. Тушим пожары

Знакомая для многих руководителей ситуация, когда каждый день как на передовой. Эта проблема решается в два шага.

Первый шаг – ответить честно на вопрос: «Почему мне это выгодно?» Зачастую в ответе кроется факт того, что у человека в жизни мало активностей, азарта, так как он постоянно на работе. В результате мозг пытается получать адреналин из рабочих ситуаций, которые постоянно повторяются. Руководитель их решает и чувствует себя героем. 

Второй шаг – добавить в жизнь активный спорт или другое занятие, которое позволит получать недостающие эмоции. Тогда необходимость всех спасать на «пожаре» исчезнет.

Вывод

Отсутствие навыков планирования и работы в условиях многозадачности влечет за собой поверхностную обработку информации, высокую вероятность ошибок, утомляемость и неоконченные дела.

Освоив же эти навыки, собственники бизнеса и руководители компаний могут не только достичь лучших результатов и уменьшить стресс, но и повысить продуктивность всей команды. Правильная расстановка приоритетов и делегирование задач становятся ключевыми инструментами для успешного управления компанией в условиях современного бизнес-мира.

Фото предоставлено героем материала