Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь при организационной поддержке ООО «ЮрСпектр» была проведена IV Практическая конференция «Социально-трудовые отношения: юридические и бухгалтерские аспекты». На вопросы ее участников о гарантиях и компенсациях при загранкомандировках работников ответила Елена Ивановна Секержицкая.

Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Берлин самолетом. Возмещаются ли ему расходы по проезду из г. Минска до Национального аэропорта Минск?

Командированному за границу работнику возмещаются расходы по проезду в аэропорт и из аэропорта на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если он находится за пределами населенного пункта <*>. Однако Национальный аэропорт Минск включен в городскую черту г. Минска <*>. Вместе с тем в городскую черту включен только земельный участок самого Национального аэропорта Минск, при этом автомобильная дорога, соединяющая г. Минск с Национальным аэропортом Минск, относится к дорогам с асфальтобетонным и цементным покрытием за пределами населенного пункта. Расстояние до аэропорта – около 40 км.

Учитывая особенность расположения Национального аэропорта Минск, добраться до него можно на пригородном транспорте, стоимость которого превышает стоимость поездки на городском транспорте. Поэтому наниматель вправе компенсировать работнику стоимость проезда пригородным транспортом общего пользования из г. Минска до Национального аэропорта Минск на основании подтверждающего проездного документа.

Работник вернулся из загранкомандировки. Проездной документ (ж/д билет) он потерял, но представил справку транспортной организации, выдавшей проездной документ. Является ли этот документ основанием для возмещения расходов на проезд?

Расходы на проезд возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.) <*>. Кроме того, перечень подтверждающих документов установлен Нацбанком. Так, документами, подтверждающими оплату проезда, могут быть кассовый чек (его заверенная копия), карт-чек либо выписка по счету, к которому выдана банковская платежная карточка (при использовании личной карточки работника – выписка, подтвержденная банком), может быть иной документ, предусмотренный законодательством иностранного государства <*>.

В указанном случае наниматель может компенсировать расходы работника при наличии письменного подтверждения организации, выдавшей билет и осуществившей перевозку, а также документов, подтверждающих оплату утерянного билета (при их наличии).

Работник был командирован в г. Москву. По личным причинам он задержался в месте командирования и вернулся обратно на 2 дня позже окончания срока командировки. Должен ли наниматель возмещать работнику оплату проезда из командировки?

Даты выбытия в командировку и прибытия из нее определяются в приказе (распоряжении) нанимателя. Законодательством о загранкомандировках не предусмотрено возмещение расходов по проезду к месту командирования и обратно до начала и (либо) после окончания командировки <*>. Соответственно проездные документы должны совпадать с этими датами.

В рассматриваемой ситуации наниматель не обязан возмещать работнику оплату проезда из командировки. Вместе с тем он вправе принять такое решение <*>. При этом следует учитывать нормы ст. 131 НК.

По возвращении из командировки работник представил счет гостиницы и выписку по личному карт-счету об оплате услуг гостиницы через Интернет. Можно ли возместить расходы работника по найму жилья на основании указанных документов?

Расходы работника по найму жилого помещения возмещаются в пределах установленных законодательством норм в сутки при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале <*>. К таким документам относится в том числе счет гостиницы. Документами, подтверждающими оплату услуг гостиницы в безналичном порядке с использованием, в частности, интернет-банкинга, мобильного банкинга, являются карт-чек либо подтвержденная банком выписка по счету, к которому выдана банковская платежная карточка работника <*>.

В указанном случае расходы работника следует возместить в пределах установленных норм.

Работником был представлен документ об оплате услуг по бронированию места в гостинице. Возмещаются ли эти расходы?

Указанные расходы возмещаются с учетом некоторых особенностей:

— если работник командирован в страну — участницу СНГ, — возмещаются сверх установленных норм расходов по найму жилья;

— если работник командирован в страну, не входящую в состав СНГ, — возмещаются в пределах указанных норм <*>.

Работник представил счет гостиницы, в котором выделена сумма местного сбора. В каком порядке возмещаются эти расходы?

Порядок возмещения расходов по уплате местных сборов на право проживания в отдельных городах аналогичен вышесказанному. Так, если работник командирован в страну — участницу СНГ, то эти расходы возмещаются сверх установленных норм расходов по найму жилья. А если в страну, не входящую в состав СНГ, — в пределах этих норм <*>.

Вопрос от читателя портала ilex.новости:
Работник был направлен в командировку в небольшой населенный пункт в Российской Федерации. Гостиницы в этом населенном пункте нет. Возможно ли возмещение работнику расходов на проживание на базе отдыха, расположенной неподалеку от этого населенного пункта?

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в пределах норм в сутки, установленных законодательством, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале <*>. Расходы работника на проживание на базе отдыха подлежат возмещению, если представленные им документы подтверждают факт проживания, а не оказания ему иных услуг. В этих документах в том числе должна быть отражена информация о реквизитах базы отдыха, о сроке и стоимости проживания этого работника.

Работник находился в заграничной командировке в г. Вильнюсе. К авансовому отчету в качестве подтверждающего документа он приложил только счет гостиницы (без кассового чека). Достаточно ли этого документа для возмещения работнику расходов по найму жилья?

Расходы по найму жилого помещения подлежат возмещению в пределах установленных норм возмещения этих расходов в сутки при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале <*>. При этом Инструкцией N 115 не определены форма и перечень документов, подтверждающих произведенные работником расходы по найму жилья в иностранном государстве. То есть обязательность представления кассового чека не предусмотрена. Следовательно, работнику указанные расходы возмещаются в пределах установленных норм на основании счета гостиницы, который имеет ее реквизиты и подтверждает проживание в ней работника.

При возмещении расходов по найму жилья используется понятие «сутки». Как следует применять это понятие при сравнении фактических расходов с предельными нормами их возмещения? Сутки определяются с 0 до 24 часов или иначе?

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в пределах установленных норм возмещения этих расходов в сутки <*>. При этом определение количества суток исходя из установленного в гостинице расчетного часа не предусмотрено. Поэтому возмещение указанных расходов производится исходя из количества суток (с 0 до 24 часов) <*>, которые определяются по датам, указанным в представленном работником счете гостиницы (независимо от количества ночей, приходящихся на этот период).

Например, согласно представленному счету гостиницы работник проживал в ней с 19 ч 40 мин 2 мая до 6 ч 30 мин 4 мая. Для расчета суммы расходов по норме принимается 3 суток (02.05 – 04.05).

Как считать сутки при возмещении расходов по найму жилья при отсутствии подтверждающих документов?

Возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов производится за каждые сутки (с 0 до 24 часов) <*>, исключая время нахождения в пути, в размере 5% от установленной нормы (коммерческие организации могут установить до 20% нормы, закрепив это в приказе или ЛНПА) <*>. При этом под временем нахождения в пути понимаются не часы (минуты) непосредственного нахождения работника в пути, а сутки, соответствующие датам выезда работника в командировку и возвращения из нее. То есть при расчете количества суток для оплаты указанных расходов необходимо из общего срока пребывания работника в командировке исключить сутки, на которые приходится время выбытия работника из Республики Беларусь и прибытия в нее (с 0 до 24 часов).

Водителям-международникам и лицам, командированным вместе с ними, расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов возмещаются за все сутки нахождения в командировке, включая время нахождения в пути <*>.

В каком порядке следует рассчитать суточные при направлении работника (не водитель-международник) в командировку в несколько стран: из г. Минска по маршруту Румыния (3 дня) – Венгрия (2 дня)- Румыния (1 день)?

Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое этот работник направлен в командировку <*>.

Если приказом предусмотрена командировка в несколько стран, то суточные возмещаются:

— за день отъезда – по нормам, установленным для первой страны командирования;

— за день прибытия — по нормам, установленным для последней страны командирования;

— за дни пребывания в каждой из стран командирования — по нормам, установленным для соответствующей страны.

При этом законодательством не определено, по нормам какой страны следует возместить суточные за день, в котором работник поочередно пребывал в двух странах (выехал из одной страны и приехал в другую). Если в приказе (распоряжении) нанимателя не определены конкретные даты нахождения работника в каждой стране, то полагаем, что за этот день суточные целесообразно возмещать исходя из нормы, установленной для той страны, на территории которой работник в этот день находился более продолжительное время. Если в приказе определены конкретные даты пребывания в каждой из стран командирования, то суточные возмещают по нормам той страны, которая в отношении этого дня обозначена приказом страной командирования. Вместе с тем решение данного вопроса находится в компетенции нанимателя. Избранный порядок целесообразно закрепить в ЛНПА.

Водитель-международник направлен в командировку в Российскую Федерацию. Как определить дату пересечения границы при возмещении суточных этому работнику?

За время пребывания командированного работника за границей возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое этот работник направлен в командировку <*>. Для водителей-международников днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения границы Республики Беларусь <*>. День пересечения границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь <*>. Если водитель направлен в государство, при пересечении границ которого отметки в документы для выезда из Беларуси (въезда в Беларусь) не вносятся, то при следовании по утвержденному маршруту дни пересечения границы, за которые суточные возмещаются в валюте, определяются исходя из информации, имеющейся в путевых листах и (или) в иных сопроводительных документах (CMR-накладных и др.) <*>.

Возмещаются ли работникам расходы на аренду автомобиля, проезд на такси в месте командирования, представительские расходы, если они произведены с ведома нанимателя и для решения производственных задач?

Указанные расходы не являются командировочными расходами работника. Если они произведены для решения производственных вопросов, то это — расходы организации, связанные с осуществлением ее деятельности. Они могут быть возмещены в белорусских рублях как расходы, произведенные работником в интересах организации <*>.

Работник с 2 по 6 июля командируется в Российскую Федерацию. В Республике Беларусь 3 июля — праздничный день. В организации по месту работы работника – нерабочий. В организации по месту командирования указанный день является рабочим и будет работником отработан. Нужно ли начислять заработную плату работнику за отработанный им в командировке праздничный нерабочий день?

На командированных работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту командировки <*>. В течение всего срока командировки за ними сохраняется заработная плата, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы <*>. Если в организации по месту работы распорядительные документы о привлечении работника в месте командирования к работе в праздничный день не издавались, то производить оплату за этот день в соответствии со ст. 69 ТК не надо.

Работнику установлен вахтовый метод работы. Подлежат ли возмещению расходы работника на проезд к месту работы и обратно и по найму жилья в месте работы? Обязан ли наниматель выдать ему аванс на эти расходы?

Перечни профессий и должностей работников, которым устанавливаются компенсации за производство работы вахтовым методом, размеры этих компенсаций, порядок и условия их выплаты определяются нанимателем в ЛНПА <*>. При этом размер таких компенсаций не может превышать размера суточных, установленных законодательством о возмещении расходов при служебных командировках <*>. Кроме того, по нормам и в порядке, установленным законодательством для командировок, работникам возмещаются:

— расходы по найму жилого помещения, если в месте выполнения работы им не предоставляется бесплатное жилье и у них нет возможности ежедневно возвращаться к месту жительства;

— расходы по проезду, если наниматель не предоставляет им транспорт <*>.

Положений о необходимости выдачи аванса на такие расходы законодательство не содержит. Однако если в ЛНПА это предусмотрено, то аванс на указанные цели может выдаваться.