Елена Пещенко
За истекший год правила возмещения командировочных расходов менялись дважды. Основные изменения пришлись на март, а в сентябре они уточнялись. О нынешних подходах на примере конкретных ситуаций рассказала Елена Пещенко.
1. Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Пятигорск с 12.11.2019 по 19.11.2019 поездом. Согласно проездным документам датами прибытия в г. Пятигорск и выбытия из него являются соответственно 14.11.2019 и 17.11.2019, то есть при общей продолжительности командировки 8 дней в г. Пятигорске работник находился 4 дня / 3 ночи. По возвращении он представил документы, подтверждающие расходы на оплату гостиницы в сумме 500 долл. США. В каком размере следует возместить расходы по найму жилья?
Выдача аванса и возмещение расходов по найму без представления подтверждающих документов производятся исходя из количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно и размеров, установленных приложением 2 к Положению N 176 <*>.
Только в случае превышения фактических расходов по найму жилья над указанной суммой аванса возмещение расходов производится на основании подтверждающих документов, но при этом в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению N 176, исходя из количества суток (календарных дней), проведенных в месте командирования <*>.
В данной ситуации аванс на расходы по найму следовало выдать работнику в сумме 360 долл. США (120 долл. США x 3 ночи). Фактические документально подтвержденные расходы на проживание превысили указанную сумму (500 долл. США > 360 долл. США). Поэтому возмещение производится исходя из фактических расходов работника, но при этом в пределах ограничения, которое составит 480 долл. США (120 долл. США x 4 дня). Поскольку фактические расходы работника больше суммы ограничения (500 долл. США > 480 долл. США), возмещению подлежит 480 долл. США.
2. Работник направлен в командировку из г. Бреста в г. Прагу с 11.11.2019 по 15.11.2019. с вылетом из г. Варшавы. В связи с задержкой рейса работник переночевал в гостинице г. Варшавы. Согласно представленным билетам в г. Прагу работник прилетел 12.11.2019 в 23.45, в обратном направлении вылетел 15.11.2019 в 00.15. В каком порядке возмещаются расходы по найму жилья в случае:
1) непредставления подтверждающих документов;
2) выдачи корпоративной карточки;
3) представления работником документов, подтверждающих расходы по найму жилья и в г. Варшаве, и в г. Праге (корпоративная карточка не выдавалась)?
1. Без представления подтверждающих документов возмещение расходов по найму жилого помещения производится из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в размерах, установленных в приложении 2 к Положению N 176 <*>.
В нашей ситуации в г. Праге работник находился с 12.11.2019 по 15.11.2019. Именно за этот период законодательством предусмотрено возмещение расходов на наем жилья. На указанный период приходятся 3 ночи. При их определении в расчет принимаются время прибытия до 0 часов (время прибытия после 0 часов не принимается) и время убытия после 0 часов (время убытия до 0 часов не принимается). То есть исходят из календарных дат нахождения в месте командировки и смежных ночей между этими датами (в нашем случае — с 12.11.2019 на 13.11.2019, с 13.11.2019 на 14.11.2019 и с 14.11.2019 на 15.11.2019). Соответственно расходы по найму возмещаются работнику в сумме 390 евро (130 евро x 3 ночи).
2. В случае если работнику выдана корпоративная дебетовая карточка, то оплата расходов по найму жилого помещения посредством выданной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения, в том числе при временной остановке в пути <*>.
Иными словами, в случае с корпоративной картой вести речь следует не о возмещении расходов по найму работнику, а о взаиморасчетах с ним по израсходованным средствам организации. Соответственно командированному работнику не полагается разница между установленными в приложении 2 к Положению N 176 размерами возмещения расходов по найму и суммой, фактически использованной на эти цели. А, значит, расходами организации по найму жилья для командированного работника признается фактическая стоимость проживания как непосредственно в месте командировки, так и при временной остановке в пути.
Соответственно взаиморасчеты с таким работником в любом случае производятся исходя из фактических расходов по найму жилья, но уже на основании представленных подтверждающих документов. Непредставление таких документов не является основанием для возмещения расходов по найму работнику в размерах, установленных в приложении 2 к Положению N 176.
3. В случае если работник представит документы, подтверждающие расходы по найму жилья, исходят из следующего.
Расходы по найму жилья в г. Варшаве, несмотря на документальное подтверждение, возмещению не подлежат, поскольку произведены до даты прибытия к месту командировки, то есть за рамками периода, за который законодательством предусмотрено возмещение таких расходов.
Расходы по найму жилья в г. Праге подлежат возмещению по подтверждающим документам, только если их сумма превысит сумму, причитающуюся работнику в условиях отсутствия подтверждающих документов. При этом пределом суммы возмещения фактических расходов выступают размеры, установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению N 176, исходя из количества суток (календарных дней), проведенных в месте командировки <*>.
Следовательно, в нашей ситуации возмещение расходов по найму жилья в г. Праге по подтверждающим документам производится, только если они превысят сумму аванса на эти цели — 390 евро (130 евро x 3 ночи нахождения в г. Праге) и при этом в пределах 520 евро (130 евро x 4 дня нахождения в г. Праге).
Вместе с тем отметим, наниматель вправе устанавливать работникам дополнительные гарантии, в частности предусмотреть возмещение работникам расходов по найму сверх ограничений, установленных законодательством <*>.
3. Работники направлены в командировку в г. Ростов-на-Дону с 11.11.2019 по 20.11.2019 на служебном легковом автомобиле: один в качестве водителя, другой — пассажира. По возвращении из командировки каждый из них представил документы, подтверждающие расходы на наем жилья в пути — в г. Калуге — на сумму 50 долл. США, а также в г. Ростове-на-Дону — на сумму 490 долл. США. Согласно сведениям путевого листа работники прибыли в г. Ростов-на-Дону 13.11.2019, а выбыли из него 17.11.2019. Корпоративная карта им не выдавалась. В каком порядке возмещаются расходы по найму жилья?
В нашем случае работники следуют в командировку на служебном легковом автомобиле, поэтому возмещение командировочных расходов водителю производится в том же порядке, что и обычному работнику, по правилам гл. 2 — 4 Положения N 176 <*>.
Справочно
Определения терминов «служебный легковой автомобиль» и «специальный легковой автомобиль» приведены в Постановлении N 776, а также Указе N 119. Аналогичная их трактовка применяется и для целей возмещения командировочных расходов.
Без представления подтверждающих документов расходы по найму жилья возмещаются из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 2 к Положению N 176 <*>.
Даты прибытия к месту командировки и выбытия из него определяются исходя из сведений проездных документов (билетов). При командировке на автомобиле исходить можно в том числе из сведений, имеющихся в транспортных документах (например, путевом листе), командировочных удостоверениях или отчете о командировке (при их применении организацией).
Если фактические расходы по найму жилья (с учетом стоимости завтраков) превысят указанную выше сумму, возмещение производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению N 176, исходя из количества суток (календарных дней), проведенных в месте командирования <*>.
Расходы по найму жилья при временной остановке в пути возмещению не подлежат. Они считаются оплаченными организацией и принимаются в качестве командировочных расходов только при оплате их посредством выданной корпоративной карты на основании представленных подтверждающих документов <*>. Поскольку в нашем случае такая карта работникам не выдавалась, расходы по найму жилья в г. Калуге возмещению не подлежат.
Таким образом, в месте командировки работники находились 5 дней / 4 ночи, соответственно без представления подтверждающих документов каждому из них полагается возмещение расходов по найму в сумме 480 долл. США (120 долл. США x 4 ночи). Фактические расходы на наем жилья в г. Ростове-на-Дону превысили сумму, причитающуюся без представления подтверждающих документов (490 долл. США > 480 долл. США). Поэтому возмещение производится исходя из фактических расходов, но в пределах ограничения, которое составляет 600 долл. США (120 долл. США x 5 дней). Расходы по найму жилья следует возместить каждому работнику в сумме 490 долл. США.
4. Работник направлен в командировку в г. Витебск с 18.11.2019 по 22.11.2019. Согласно билетам он прибыл в г. Витебск 19.11.2019 в 00.30, а убыл в обратном направлении 21.11.2019 в 18.22. По возвращении работник представил чек на оплату и счет на проживание в гостинице на сумму 127,50 руб., согласно которому он проживал в номере «Одноместный (Сингл) Комфорт» в период с 03.00 19.11.2019 по 10.00 21.11.2019. Согласно прейскуранту стоимость проживания в номере «Одноместный (Сингл) Комфорт» этой гостиницы за сутки составляет 51 руб. В каком порядке работнику следовало выдать аванс в части расходов по найму и возместить расходы по найму жилья?
Возмещение расходов по найму жилья без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению N 176 <*>.
Исходя из этого в данной ситуации аванс работнику следовало выдать в сумме 100 руб. (50 руб. x 2 ночи) <*>.
Если фактические расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению N 176, возмещение данных расходов производится на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник <*>.
Поскольку фактические расходы работника превысили сумму аванса (127,50 руб. > 100 руб.), возмещение производится по подтверждающим документам, но не выше стоимости одноместного номера первой категории в гостинице г. Витебска. В нашем случае номер, в котором проживал работник («Одноместный (Сингл) Комфорт»), согласно Государственному стандарту Республики Беларусь «Средства размещения. Общие требования» СТБ 1353-2005 к номерам высшей категории не относится <*>.
Справочно
В зависимости от комфортности гостиничные номера подразделяют на категории (подп. 4.1.3 Государственного стандарта Республики Беларусь «Средства размещения. Общие требования» СТБ 1353-2005):
— высшая («Сюит», «Апартамент», «Студия», «Джуниор сюит», «Люкс», «Кинг сайз» с полным санузлом повышенной комфортности);
— первая;
— вторая;
— третья;
— четвертая.
Таким образом, для определения категории номера (высшая или нет) исходить можно из его названия, указанного в счете гостиницы. Например, «Одноместный (Сингл) Эконом», «Одноместный (Сингл) Стандарт», «Одноместный (Сингл) Комфорт», «Двухместный (Твин) Эконом», «Двухместный (Твин) Стандарт», «Двухместный (Дабл) Комфорт» не являются номерами высшей категории, то есть относятся к категории номеров не выше первой. Вместе с тем гостиничные номера с названием «Люкс двухкомнатный», «Апартамент трехкомнатный» — это номера высшей категории.
Исходя из сведений счета и прейскуранта гостиницы итоговая сумма за проживание в период с 03.00 19.11.2019 по 10.00 21.11.2019 выставлена и оплачена работником за 2,5 «гостиничных» суток. Связано это с ночным заселением, то есть ранее единого расчетного часа гостиниц — с 12 часов текущих суток. Это обстоятельство не влияет на возмещение работнику фактических расходов по найму в полном объеме, поскольку, во-первых, соблюдено ограничение стоимости номера (не выше стоимости одноместного номера первой категории) и, во-вторых, такая сумма сложилась при проживании работника в рамках периода нахождения в месте командировки (с даты прибытия в г. Витебск по дату выбытия из него).
Справочно
Плата за проживание в гостиницах взимается в соответствии с единым расчетным часом с 12 часов текущих суток.
При размещении до расчетного часа (с 0 до 12 часов) плата взимается за половину суток. При проживании не более суток плата взимается за сутки.
В случае выезда потребителя после расчетного часа плата за проживание взимается в следующем порядке:
в течение 12 часов — за половину суток;
от 12 до 24 часов — за полные сутки <*>.
Таким образом, расходы по найму следует возместить работнику в полной сумме, указанной в подтверждающих документах — 127,50 руб.