Майковский Вячеслав Станиславович, заместитель начальника главного управления — начальник управления электронных систем контроля главного управления контроля реализации товаров и услуг Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.
Проведен 05.04.2023 круглый стол на тему «Электронные накладные». В ходе мероприятия Вячеслав Станиславович Майковский рассказал об актуальных и проблемных вопросах применения электронных накладных, а также ответил на вопросы участников.
1. Общие вопросы оформления электронных накладных
Вопрос 1: Существует ли требование о полном соответствии наименования товара, заполняемого в электронной накладной, наименованию этого товара, зарегистрированному в ePASS?
Ответ: Такого требования нет. Дословное совпадение наименования товара, указываемого в электронной накладной, с его описанием в ePASS не обязательно. Однако следует учесть, что в электронных накладных должна быть указана достоверная информация. Иначе говоря, такой ситуации, когда в электронной накладной указывается, например, холодильник, а в ePASS на указываемый номер GTIN зарегистрированы гвозди, быть не должно.
Вопрос 2: Предусмотрена ли в электронных накладных возможность их подписания несколькими лицами как со стороны грузоотправителя, так и грузополучателя?
Ответ: Электронная накладная, как и ТТН (ТН) на бумажном носителе, должна подписываться всеми представителями грузоотправителя и грузополучателя, которые приняли участие в отгрузке (приемке) товаров. Законодательно это предусмотрено. Однако на практике не все EDI-провайдеры пока такую возможность предоставляют. До конца I полугодия 2023 г. функция множественности подписания должна быть реализована всеми провайдерами.
Вопрос 3: Ключ ЭЦП оформлен на главного бухгалтера, однако фактически товар получают повара. Как быть тогда с подписанием электронной накладной при фактическом получении товара?
Ответ: Подписывать электронную накладную должен тот, кто фактически получает товар. Однако в рассматриваемом случае подпишет ее главный бухгалтер, т.к. ключ ЭЦП оформлен только на него. Соответственно, и вся ответственность за приемку товара также будет лежать на главном бухгалтере.
Вопрос 4: У нас во многих электронных накладных принимает товар одно лицо, а подписывает другое. Как разъяснить грузополучателю, что в графе «Принял грузополучатель» должность и Ф.И.О. лица должны совпадать с этими же данными в ЭЦП? Ведь ЭЦП является аналогом собственноручной подписи.
Ответ: Действительно, в этой ситуации грузополучатель нарушает Закон N 113-З. Однако это нарушение не должно привести к проблемам у грузоотправителя. Такие проблемы в ходе судебного разбирательства могут возникнуть у грузополучателя: ответственность за приемку товара будет нести не то лицо, которое фактически его получало, а то, которое подписало электронную накладную.
Вопрос 5: Какая ЭЦП может применяться для подписания электронных накладных?
Ответ: По общему правилу подтверждение полномочий ответственных лиц участников электронного документооборота на подписание электронных накладных осуществляется с использованием атрибутных сертификатов (абз. 2 подп. 1.5 постановления N 940).
На первоначальном этапе внедрения этой нормы были определенные организационно-технические проблемы, связанные с тем, что выпуск таких атрибутных сертификатов не был налажен. Поэтому МНС совместно с Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь давали разъяснения о возможности использования для подписания электронных накладных обычной ЭЦП, т.е. ЭЦП юридического лица.
В настоящее время проблем с выпуском атрибутных сертификатов нет. Поэтому подписание электронных накладных должно сопровождаться применением ЭЦП с использованием атрибутных сертификатов. Обычная ЭЦП (ЭЦП юридического лица) для целей подписания электронных накладных неприменима.
При возникновении вопроса о возможности использования для подписания электронных накладных ЭЦП, которые уже используются в деятельности организации для других целей, рекомендуем обращаться к обслуживающему EDI-провайдеру.
Вопрос 6: Организация оптовой торговли планирует использовать ЭТТН на добровольной основе. Каким образом зарегистрировать GTIN на товары? Можно ли пользоваться GTIN ограниченной циркуляции при продаже свежих овощей и фруктов по ЭТТН?
Ответ: GTIN на товар может зарегистрировать любое лицо, в том числе не являющееся его производителем. А вот использовать при составлении электронных накладных GTIN ограниченной циркуляции при регулярной торговле товарами организация не вправе. Эта операция не подпадает ни под один из случаев, когда организация для указания в ЭТТН (ЭТН) может GTIN сформировать самостоятельно. Напомним, что эти случаи по согласованию с МНС определены приказом ГП «Центр систем идентификации» от 26.08.2021 N 01-04/22, размещенном на его сайте.
Вопрос 7: Организация «А» и организация «Б» одному и тому же товару присвоили разный GTIN. Какой из GTIN следует указывать грузоотправителю в электронной накладной?
Ответ: В электронной накладной нужно указать тот GTIN, который непосредственно нанесен на товар.
Вопрос 8: Какие есть особенности заполнения электронных накладных, когда грузоотправителем или грузополучателем является филиал, у которого нет своего УНП?
Ответ: GLN, который указывается в электронной накладной в полях «GLN грузоотправителя» и «GLN грузополучателя» должен обязательно соответствовать УНП грузоотправителя и УНП грузополучателя. Поэтому в том случае, когда грузоотправителем или грузополучателем выступает филиал, который не имеет УНП, в этих полях указывается GLN головной организации.
В полях «GLN пункта отгрузки», «GLN пункта разгрузки» указывают GLN филиала, который отгружает или получает товар. Если же такого GLN у филиала нет, то в этих полях также можно указывать GLN головной организации.
Поскольку электронная накладная должна содержать достоверные сведения о совершенной хозяйственной операции, в информации о грузоотправителе или грузополучателе (адрес и наименование) должны быть указаны данные филиала, совершившего отгрузку или получившего товар соответственно.
Вопрос 9: В электронной накладной предусмотрено несколько реквизитов с датами: дата и время создания электронной накладной и дата накладной. Чем они отличаются и должны ли совпадать?
Ответ: Дата и время создания накладной (</CreationDateTime>) — это реквизит, который автоматически проставляется системой при создании электронной накладной, и изменить его нельзя.
Дата накладной (</DeliveryNoteDate>) — это реквизит, отражающий фактическую дату осуществления операции по накладной. Для этого поля предусмотрена возможность корректировки вручную.
Указанные даты необязательно будут совпадать. Например, в электронной накладной в поле «Дата и время создания» указано 12 января, а дата накладной — 13 января. Это говорит о том, что 12 января грузоотправитель создал проект электронной накладной, а отгрузка по ней произошла 13 января.
Может быть и обратная ситуация. Допустим, вы отгрузили товар 21 февраля, а потом 25 февраля вносите изменения путем создания новой накладной. В этом случае дата создания у новой накладной будет 25 февраля, а дата электронной накладной, т.е. фактическая дата отгрузки — по-прежнему 21 февраля. Последнюю дату нужно будет внести в ручном режиме.
Также отметим, что при оформлении электронной накладной по прослеживаемым товарам информация из этой накладной в ПК СПТ попадает именно по дате накладной (</DeliveryNoteDate>), т.е. по фактической дате операции.
Вопрос 10: Каковы планируемые сроки интеграции электронного документооборота нашей республики с электронным документооборотом стран — участниц ЕАЭС?
Ответ: В настоящее время подготовлен проект изменений в постановление N 940, который предусматривает возможность использования электронного документооборота в рамках межстрановой торговли с любыми государствами.
Справочно
Постановлением N 248 внесены изменения и дополнения в порядок функционирования электронных накладных, утвержденный постановлением N 940. Основные новшества вступают в силу с 01.05.2024.
Максимально близко в рамках интеграции мы продвинулись с Российской Федерацией.
В нашей республике есть вся база (и нормативная, и техническая) для признания иностранной ЭЦП:
— в ст. 30 Закона N 113-З закреплена норма о признании иностранной ЭЦП путем установления доверия к ней доверенной третьей стороной;
— определен национальный оператор доверенной третьей стороны. Им является РУП «НЦЭУ» (абз. 3 подп. 5.1 п. 5 Указа N 515).
Однако в Российской Федерации ситуация складывается сложнее. Для признания иностранной ЭЦП по российскому законодательству необходимо выполнение двух условий:
1) установление доверия аккредитованной доверенной третьей стороной;
2) наличие международного соглашения между Российской Федерацией и государством, с территории которого поступает электронный документ.
В настоящее время в Российской Федерации нет аккредитованной доверенной третьей стороны, которая может устанавливать доверие. Помимо этого, затянулся и процесс подписания межправительственного соглашения об установлении доверия к иностранной ЭЦП между нашими странами.
Надеемся, что к следующему году вопрос интеграции электронного документооборота с Российской Федерацией будет решен.
2. Внесение изменений в электронные накладные, их отмена
Полный обзор ответов лектора читайте в ilex.
