Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь при поддержке ООО «ЮрСпектр» провело образовательное мероприятие «Круглый стол «Актуальные вопросы возмещения расходов при командировках по Беларуси и за границу». О порядке и практике возмещения командировочных расходов рассказала Елена Александровна Пещенко. Приведем наиболее интересные вопросы.

При направлении работника в командировку по Республике Беларусь заранее известно, что по возвращении он представит документы на проезд маршрутным такси нерегулярного сообщения в обе стороны. Как в этом случае рассчитать сумму аванса в части расходов на проезд: можно ли его выплатить в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону?

Наниматель обязан выдать работнику аванс и возместить расходы по проезду к месту командировки и обратно (ст. 95 ТК, ч. 1 п. 5 Положения N 176).

Аванс на проезд рассчитывается в сумме, достаточной для оплаты этих расходов, и с учетом правил возмещения, установленных главой 2 Положения N 176.

При командировании в пределах Республики Беларусь расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом (кроме такси) к месту командировки и обратно возмещаются работнику по фактической стоимости проездных документов (билетов). При этом возмещение производится при представлении подтверждающих документов, установленных законодательством (подп. 9.1.1, п. 10 Положения N 176).

При отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения N 176).

Расходы по проезду в маршрутном такси подлежат возмещению, если это перевозка регулярного сообщения. Такие перевозки осуществляются по договору автомобильной перевозки пассажира, и в подтверждение его заключения и оплаты за проезд пассажиру выдается проездной документ — билет (абз. 28 ст. 1 Закона N 278-З, ч. 4 и 7 п. 27 Правил N 972). В билете указываются в числе прочего его номер, маршрут поездки, дата и время отправления, номера мест, стоимость проезда (абз. 11 ст. 1 Закона N 278-З, п. 85, 107 Правил N 972).

Расходы по проезду в маршрутном такси нерегулярного сообщения возмещению не подлежат. В этом случае перевозка осуществляется по договору фрахтования для автомобильной перевозки пассажиров. Подтверждением его заключения является заказ-наряд. При такой перевозке не допускаются одновременное фрахтование более чем одним заказчиком, а также взимание платы с пассажиров, не являющихся заказчиками перевозки, и выдача им проездных документов (ч. 4 п. 27, п. 137, 139, ч. 2 п. 144 Правил N 972). Документы, выданные при такой перевозке (например, вместо билета выдают посадочный талон, кассовый чек), к возмещению не принимаются, поскольку не соответствуют требованиям законодательства. В таких случаях возмещение расходов по проезду производится из расчета 0,1 базовой величины в одну сторону (п. 13 Положения N 176).

Таким образом, при расчете аванса на проезд наниматель может исходить из предполагаемых расходов работника, заранее известных обстоятельств проезда, в том числе о проезде маршрутным такси нерегулярного сообщения. При расчете суммы аванса важно избежать траты работником личных денежных средств для выполнения служебного задания в командировке. В то же время следует учитывать, что по возвращении из командировки работник представит авансовый отчет и сможет вернуть излишне выплаченные средства.

Согласно приказу организация, находящаяся в г. Минске, направила работника в командировку в г. Витебск. По возвращении работник представил проездные документы, согласно которым в г. Витебск он выехал не из г. Минска, а из г. Смолевичи (место жительства). Возмещается ли работнику стоимость проездных билетов, если место отправления в командировку (возвращения из нее) не совпадает с местом нахождения нанимателя?

Основанием для расчета и выплаты работнику денежных средств на командировку является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении его в командировку (ч. 1 ст. 93 ТК, п. 2, 4 Положения N 176).

В приказе указываются ФИО командируемого работника, его должность (профессия), наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии), место командировки, срок и цель поездки, условия командирования по приглашению (при наличии) и прочая необходимая информация.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику в том числе расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (ст. 95 ТК, ч. 1 п. 5 Положения N 176).

При командировании в пределах Республики Беларусь расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом (кроме такси) к месту командировки и обратно возмещаются работнику по фактической стоимости проездных документов (билетов) при представлении подтверждающих документов, установленных законодательством (подп. 9.1.1, п. 10 Положения N 176).

Как правило, место нахождения нанимателя и место отправления работника в командировку (возвращения из нее) совпадают. Вместе с тем если это целесообразно, то наниматель может зафиксировать в приказе иное. При возмещении расходов по проезду исходят из сведений приказа и представленных проездных документов (билетов).

Зачастую работники по возвращении из командировок по Республике Беларусь представляют счета гостиниц, в которых помимо стоимости за проживание отдельными строками значится стоимость за душ, за телевизор, за холодильник, за чайник. Если возмещение расходов по найму производится по подтверждающим документам, то подлежат ли возмещению эти услуги?

При возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов сумма возмещения ограничивается стоимостью номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176).

Расходы за пользование душем, телевизором, холодильником, чайником связаны с наймом жилого помещения. Эти услуги являются неотъемлемым набором обстановки номера гостиницы. Оплата указанных услуг вызвана необходимостью проживания в гостинице и не зависит от волеизъявления командированного работника. Соответственно возмещение работнику расходов по такому счету на проживание производится с учетом этих услуг в пределах стоимости номера первой категории гостиницы.

Командированный в г. Минск работник проживал в гостинице в двухместном номере первой категории. В этой гостинице имеется одноместный номер той же категории, но дешевле. Нужно ли при возмещении по подтверждающим документам ограничивать сумму фактических расходов работника на наем жилого помещения?

При возмещении расходов по найму по подтверждающим документам фактические расходы возмещаются в пределах стоимости номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 1 и 7 п. 15 Положения N 176).

Таким образом, применять ограничение следует лишь в случае, если работник проживал в номере высшей категории. При этом не имеет значения, проживал работник в одноместном номере или двухместном.

Работник бюджетной организации направлен в командировку на пять дней. Согласно проездным документам в место командировки он выбыл вечером 6 сентября в 20:40, а прибыл 7 сентября в 03:05, в обратном направлении работник убыл 9 сентября в 23:20, прибыл из места командировки 10 сентября в 06:10. Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, не представлены. Эти расходы работнику следует возмещать в размере 5% размеров, установленных в приложении 1 или 2 к Положению N 176, за дни или ночи?

В бюджетных организациях возмещение расходов по найму производится на основании подтверждающих документов (с учетом ограничения). При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения за время командирования (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются в размере 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1 или 2 к Положению N 176 (ч. 1 и 4 п. 15, ч. 1 и 4 п. 16 Положения N 176).

Под временем нахождения в пути понимается (ч. 3 п. 20 Положения N 176):

при выбытии из места постоянной работы в командировку — время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;

при выбытии из места командировки к месту постоянной работы — время нахождения в пути, за исключением дня выбытия.

Иначе говоря, возмещение расходов по найму в размере 5% производится за календарные дни нахождения в месте командировки. Ночи, приходящиеся на этот период, в расчет не принимаются. Ночи берутся в расчет только в организациях, не относящихся к бюджетным, и только если эти организации придерживаются варианта возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов.

В рассматриваемой ситуации работник бюджетной организации в месте командировки находился три дня (7, 8 и 9 сентября), 6 и 10 сентября признаются днями в пути. Соответственно расходы на наем жилого помещения возмещаются работнику из расчета 5% размеров, установленных приложением 1 или 2 к Положению N 176 за три календарных дня. Например, если речь о командировке в г. Витебск, то сумма возмещения этих расходов составит 7,50 руб. (50 руб. x 5% x 3 дня), а если в г. Чернигов, то — 15,75 долл. США (105 долл. США x 5% x 3 дня).

Работник направлен самолетом в командировку в Испанию с 6 по 10 октября. Перелет предусмотрен по маршруту Минск — Стамбул — Барселона с пересадкой в Турции. При пересадке в Турции 7 октября работника не допустили к перелету в Испанию по причинам, от него независящим. Работник вынужден был 8 октября вернуться в Беларусь. По какой стране выплачивать суточные за дни нахождения в пути, учитывая, что работник так и не попал в Испанию?

Возмещение суточных командированному за границу работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, производится в размерах, установленных в приложении 2 к Положению N 176 (ч. 1 п. 20 Положения N 176).

Размер суточных в приложении 2 к Положению N 176 указан для места командировки.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации размер суточных определяется по стране командирования — Испании (85 евро).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex