В последнее время электронные документы все чаще начинают использоваться в практике, в том числе бухгалтерской. В связи с этим возникает довольно большое число вопросов. Как правильно оформить тот или иной документ в электронном виде? Когда его нужно принимать к учету?

Мы попросили выразить свои позиции лидеров мнений — экспертов по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения:

—  Веремейко Юрия, директора юридической компании «Делойт Лигал». 20-летний опыт работы в сфере налоговых и юридических консультаций. Опыт работы в налоговых органах Республики Беларусь, в том числе Министерстве по налогам и сборам, а также национальных аудиторских компаниях. Автор многочисленных публикаций в печатных изданиях и электронных базах данных;

— Раковца Виталия, аудитора ООО “АудитИнком”. 14-летний опыт работы. Более 1500 публикаций в СМИ и печатных изданиях;

— Статкевича Виктора, аудитора, советника по налоговым и финансовым вопросам юридической компании REVERA, члена экспертного совета Ассоциации налогоплательщиков, автора многочисленных публикаций в печатных изданиях и электронных базах данных. 14-летний опыт работы в качестве аудитора с крупнейшими предприятиями Беларуси.

— Фридкина Леонида, консультанта ООО «Бейкер Тилли Бел». Автор многочисленных статей по бухучету, налогам, аудиту, менеджменту в печатных изданиях и электронных базах данных. Член Совета РОО «Белорусская научно-промышленная ассоциация», член правления ОО «Белорусский союз налогоплательщиков», эксперт Ассоциации налогоплательщиков.

Участникам опроса было предложено высказать мнение по следующим вопросам.

1. Первичный учетный документ (далее — ПУД) оформлен в виде электронного документа и на бумажном носителе. Какой из них принимать к учету, если бумажный вариант документа отличается от электронного?

Ответы лидеров мнений:

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению ПУД, который составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. При этом электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу <*>.

Леонид Фридкин считает, что документы на бумажном носителе и в электронном виде должны быть идентичны по содержанию. Если есть отличия, то к учету следует принимать тот ПУД, который достоверно отражает содержание хозяйственной операции и соответствует требованиям ст. 10 Закона N 57-З. Поэтому приоритетом для целей принятия к учету должен обладать тот документ, который является более достоверным и правильно оформленным.

Виталий Раковец также полагает, что организации следует принимать к учету ПУД с достоверными сведениями о хозяйственной операции. При этом аудитор отметил, что поскольку ПУД подтверждает совершение конкретной хозяйственной операции, то при правильном составлении ПУД на бумажном носителе и в форме электронного документа не должны отличаться.

Юрий Веремейко считает, что к учету должен быть принят составленный на момент совершения хозяйственной операции документ, то есть тот, которым она первоначально была оформлена. Если на момент принятия ПУД к бухгалтерскому учету появился второй ПУД в иной форме, причем сведения, которые являются обязательными для ПУД, различаются в этих двух ПУД, очевидно, что один из документов оформлен с нарушениями (ошибками). В таком случае к учету должен быть принят тот ПУД, который содержит верные сведения, достоверно отражающие хозяйственную операцию.

Виктор Статкевич отметил, что ситуация, описанная в вопросе, аналогична следующим смоделированным ситуациям:

1) у организации есть одновременно два ПУД по одной и той же хозяйственной операции в бумажной форме, но с разным содержанием (отличающиеся друг от друга);

2) у организации есть два ПУД по одной и той же хозяйственной операции в виде электронного документа.

При этом Виктор Статкевич считает, что организация должна определиться, какой из ПУД (электронный документ либо ПУД на бумажном носителе) является верным, т.е. согласно требованиям ст. 10 Закона N 57-З подтверждает фактически совершенную хозяйственную операцию, в том числе натуральные и стоимостные характеристики такой операции согласно условиям договора и иным документам, фактические обстоятельства ее совершения и т.п.

Таким образом, мнения экспертов сошлись: «неверный» ПУД должен быть аннулирован и к бухгалтерскому учету должен быть принят «правильный» ПУД.

2. Нужно ли прописывать в учетной политике, какие ПУД составляются в виде электронного документа, а какие на бумажном носителе?

Ответы лидеров мнений:

Применяемые в организации формы ПУД закрепляются в учетной политике организации <*>.

По мнению Леонида Фридкина, организации следует среди прочего закрепить в учетной политике то, в каких случаях будут составляться ПУД в электронной форме, а в каких — в бумажной, а также в каких случаях ПУД в электронной форме будут дублироваться на бумажном носителе.

При этом эксперт напомнил, что разработанные формы ПУД в электронном виде должны одновременно удовлетворять требованиям к ПУД и к электронным документам <*>.

Виталий Раковец также считает, что организациям в учетной политике необходимо указывать, какие ПУД составляются в электронной, а какие — в бумажной форме.

Юрий Веремейко указывает, что ПУД в виде электронного документа и ПУД на бумажном носителе имеют одинаковую юридическую силу, ПУД в любой форме будут иметь юридическую силу независимо от наличия каких-либо положений в учетной политике организации. При этом организация может предусмотреть в учетной политике или локальных нормативных актах специальные правила, касающиеся использования электронных документов.

А Виктор Статкевич считает, что порядок работы с электронными документами предполагает разработку отдельного и самостоятельного локального нормативного правового акта по «работе» с электронными документами, содержание которого «выходит» за рамки информации, которая должна содержаться в учетной политике организации.

По мнению аудитора, указание в учетной политике перечня (видов) ПУД, которые составляются в виде электронного документа, и перечня ПУД, которые составляются на бумажном носителе, является нецелесообразным, так как законодательство Республики Беларусь не запрещает составления ПУД в виде электронного документа или на бумажном носителе в отношении любых ПУД. Также законодательство не запрещает одновременного составления ПУД по одной и той же хозяйственной операции и в виде электронного документа, и на бумажном носителе.

При этом в связи с постоянным совершенствованием и расширением в практике организаций систем электронного документооборота перечень ПУД в форме электронного документа у одной и той же организации может постоянно увеличиваться (расширяться), что предполагает, что организация:

а) далеко не всегда может заранее определить (спрогнозировать) перечень ПУД, которые будут в будущем составляться в форме электронного документа;

б) если такой перечень будет первоначально определен, то организации необходимо будет постоянно и регулярно вносить дополнения в учетную политику в случае, если организация будет «переводить» в формат электронного документа новые формы ПУД.

Вместе с тем Виктор Статкевич полагает, что в учетной политике организации целесообразно закрепить саму возможность составления ПУД как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, а также включить в учетную политику отдельные нормы, касающиеся порядка работы с ПУД в части бухгалтерского и налогового аспектов.