С 28 января 2020 г. постановлением Минюста N 214 вносятся изменения в Правила работы архивов N 143. На что обратить внимание организациям?

Документы архива

Уточнено, что в архиве организации составляются отдельно <*>:

— график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив;

— график представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии госархива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству облисполкома.

В настоящее время, исходя из буквального прочтения, можно предположить, что это один график <*>.

Указанные графики по-прежнему будут составляться только организациями, являющимися источником комплектования госархива <*>.

На заметку
Как и сейчас, помимо этих графиков в архиве организации нужно будет составлять <*>:
— план работы на год;
— график приема дел в архив организации;
— паспорт архива организации.

Номенклатура дел

Дополнен перечень сведений, о которых проставляются отметки в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел. Так, с 28.01.2020 в графе 5 также нужно будет проставлять отметку <*>:

— об электронных делах, содержащих документы в электронном виде;

— информационных ресурсах;

— гибридных делах.

Как и в настоящее время, там нужно будет указывать данные <*>:

— о переходящих делах;

— незаведении дел;

— передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;

— выделении дел к уничтожению;

— утрате дел;

— лицах, ответственных за формирование дел;

— передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;

— датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов.

Внутренняя опись документов дела

В итоговой записи, которая делается в конце внутренней описи документов дела, нужно будет указывать количество документов, включенных в дело, а не листов документов <*>.

Напомним, что внутренняя опись документов дела составляется к делам, учет которых вызывается спецификой документации. Речь идет об особо ценных, личных, судебных, следственных делах, делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела <*>.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу

Изменена последовательность включения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел по личному составу. С 28.01.2020 после приказов (иных распорядительных документов) по личному составу должны идти должностные (рабочие) инструкции работникам, а только потом личные карточки работников. В настоящее время должностные (рабочие) инструкции не указываются <*>.

Напомним, что годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по утвержденной форме. Она изменений не претерпела.

Обратите внимание!
Скорректированы формы документов, содержащиеся в приложениях 1, 4 — 6, 31, 39, 43 — 47, 59, 70 к Правилам работы архивов N 143 в действующей редакции.
Форма итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел <*> изложена в новой редакции. В ней в числе дел постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения нужно будет отдельно отражать данные по электронным и гибридным делам, а также по информационным ресурсам.