Постановлением Минюста от 30.08.2022 N 113 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4» скорректирована Инструкция по делопроизводству в госорганах, иных организациях. Изменения вступают в силу с 27.10.2022.
Скорректированы нормы, касающиеся составления номенклатуры дел. Так, устанавливается, что номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел (ч. 1 п. 151-1 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Обратите внимание!
Типовая и примерная номенклатуры дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов. При этом типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер. В свою очередь, примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности.
Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч. 1 — 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).
При этом, если используется типовая или примерная номенклатура дел, в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ею заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации (ч. 2 п. 151-1 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Однако следует учитывать следующее (ч. 3, 4, 5 п. 151-1 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):
— при использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью. Указанный заголовок может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации;
— при использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок;
— сроки хранения дел, которые предусмотрены типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства.
Как и ранее, структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы. При этом закрепляется, что названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции либо направления деятельности организации (п. 163 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 162 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Более подробно расписан порядок составления сводной номенклатуры дел. Кроме того, он дополнен примерами (п. 162 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 163 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Сводная номенклатура дел, как правило, составляется по одному из следующих принципов:
— по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);
— структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).
Однако в бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).
Таким образом, названия разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел формируются в зависимости от применяемого принципа ее построения.
| Принцип, по которому строится номенклатура дел | Названия разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел | Пример сводной номенклатуры дел | Пункт Инструкции по делопроизводству в новой редакции |
| Структурный | Наименования структурных подразделений организации | 1. Общий отдел
2. Отдел экономического прогнозирования 3. Производственно-технический отдел 4. Отдел капитального строительства 5. Отдел охраны труда 6. Служба главного механика и энергетика 7. Отдел технического контроля 8. Финансовый отдел 9. Бухгалтерия 10. Отдел организации труда и заработной платы 11. Отдел кадров 12. Отдел материально-технического обеспечения и сбыта продукции 13. Юридический отдел 14 — 20. Цеха 21 — 25. Лаборатории 26. Архив 27. Профессиональный союз |
ч. 2, 3 п. 163 |
| Структурно-функциональный | наименования структурных подразделений организации и управленческие функции;
направления деятельности организации |
1. Руководство
2. Организационно-методическая работа 3. Спортивно-массовая работа 4. Тренерский совет 5. Бухгалтерия 6. Отдел кадров 7. Архив 8. Профессиональный союз |
ч. 4, 5 п. 163 |
| Функциональный | управленческие функции;
направления деятельности организации |
1. Руководство
2. Планирование 3. Производственная деятельность 4. Финансирование 5. Учет и отчетность 6. Работа с кадрами 7. Работа архива |
ч. 6, 7 п. 163 |
Как и ранее, независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ. А наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов (ч. 2, 3 п. 163 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 8, 9 п. 163 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Обратите внимание!
В перечень N 140, который устанавливает сроки хранения типовых документов, были внесены изменения. В частности, срок хранения приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, предоставлении социальных отпусков, установлении доплат и т.д.) был уменьшен с 75 до 55 лет. В связи с произведенными корректировками в сроках и нумерации пунктов перечня N 140 нанимателям нужно пересмотреть содержание номенклатур дел, ЛПА и при необходимости внести в них соответствующие изменения.
Изменения коснулись и порядка формирования дел. В частности, Инструкция по делопроизводству дополнена нормой, касающейся формирования дел в бесструктурных организациях. В них формирование дел осуществляют (ч. 2 п. 168 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 2 п. 168 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):
— лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации;
— работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.
Также закрепляется, что контроль за правильным формированием дел в делопроизводстве осуществляет не только служба ДОУ, но и архив организации (ч. 3 п. 168 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Кроме того, устанавливается, что организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и другое), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. При этом организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с данными документами как приложения к ним (ч. 6 п. 172 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Касаемо оформления дел установлено, что дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации. Как и ранее, оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. При этом Инструкция по делопроизводству дополнена нормой о том, что оформление дел в бесструктурных организациях осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (п. 180 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 1, 2 п. 180 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Кроме того, уточнен порядок оформления обложки дела. Как и ранее, она оформляется согласно приложению 15 к Инструкции по делопроизводству с соблюдением определенных правил (п. 188 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 188 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). Однако теперь данные правила более четко сформулированы, конкретизированы и содержат примеры оформления. В частности, устанавливается, что (ч. 3, 4 подп. 188.4, ч. 6 подп. 188.5 п. 188 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):
— в заголовках дел с личными карточками или лицевыми счетами, которые состоят из двух и более томов, указываются первые буквы фамилий первого и последнего работников, чьи личные карточки или лицевые счета включены в том.
Например: Дело N 3 — 31. Том N 1
Лицевые счета по начислению заработной платы работникам предприятия за 2020 год. А — М;
— датой дела, в котором содержится только один документ, является дата этого документа, которая указывается в заголовке дела.
Например: Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь о работе государственных архивных учреждений Республики Беларусь за 2020 год;
— если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, в том числе на основании анализа содержания документов дела, то при оформлении на обложке они заключаются в квадратные скобки.
Например: Не ранее 21.08.2018 и др.
Также изменения коснулись порядка составления описи дел. В частности, скорректированы правила, которые необходимо соблюдать при составлении описи дел структурного подразделения (п. 196 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 196 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). В том числе определен порядок включения в опись дел заголовков дел в различных ситуациях (ч. 3, 4, 5 п. 196 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):
— заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены;
— заголовки дел с планами, отчетами, сметами включаются в опись дел структурного подразделения того года, на который или за который указанные документы были составлены независимо от даты их составления;
— заголовки дел с планами, программами, рассчитанными на несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по начальному году действия указанных документов и др.
Также были скорректированы нормы, касающиеся места хранения электронных и гибридных дел. Как и ранее, место хранения указанных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно. Однако теперь при необходимости дополнительно указывается название информационной системы организации, в которой данные дела хранятся. Кроме того, в Инструкции по делопроизводству конкретизируется, что место хранения электронных и гибридных дел теперь закрепляется в номенклатуре дел и (или) ином ЛПА, утверждаемом руководителем организации (п. 238 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 238 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Изменены и нормы, касающиеся оформления отдельных видов документов. Так, из перечня распорядительных документов, которые могут издаваться в организациях, исключены указания (п. 95 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции). В связи с этим соответствующие корректировки об исключении указанного документа внесены и в другие нормы Инструкции по делопроизводству (п. 10, ч. 3 п. 23, ч. 2 п. 46, ч. 3 п. 90 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции). Кроме того, из Инструкции по делопроизводству исключена норма, касающаяся обязательности согласования распорядительных документов с юридической службой организации (п. 100 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 100 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Также внесены корректировки в порядок документирования управленческой деятельности. В частности, устанавливается, что при подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость документа (ч. 2 п. 16 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 2 п. 16 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
При этом, как и ранее, для придания документу юридической значимости необходимо наличие обязательных реквизитов, например даты документа, регистрационного индекса, подписи (п. 18 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 18 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Также закрепляется, что в подписанные (утвержденные) документы внесение каких-либо исправлений или дополнений не допускается (ч. 3 п. 16 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Коснулись изменения и оформления некоторых реквизитов. В частности, при оформлении реквизита «Отметка о наличии приложений», в том случае если приложение содержится в одном экземпляре, количество экземпляров можно не указывать (ч. 11 п. 56 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Некоторые корректировки внесены и в порядок приема и регистрации входящих и исходящих документов. Так, в случае если документы поступили в организацию в нерабочий день (нерабочее время), то их следует зарегистрировать не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день (подп. 140.7 п. 140 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 2 подп. 140.7 п. 140 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
