Постановлением Минюста от 10.01.2024 N 2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4» изложена в новой редакции Инструкция по делопроизводству. Скорректированы нормы, касающиеся оформления реквизитов документов, составления номенклатуры дел, передачи дел в архив организации и др. Постановление вступает в силу с 01.07.2024.

1. Сфера применения Инструкции по делопроизводству

Положения Инструкции по делопроизводству по-прежнему будут обязательны для госорганов и иных организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п. 1 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 1 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Сфера применения Инструкции по делопроизводству существенно не изменится. Уточнено, что она будет распространяться на организационно-распорядительную документацию, а в части составления номенклатуры дел, формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей дел структурных подразделений, передачи дел в архив организации, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оперативного хранения документов — на всю управленческую документацию независимо от вида носителя (ч. 1 п. 2 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Дополнено, что Инструкция по делопроизводству будет распространяться на подготовку следующих документов, организацию работы с ними и их хранение в части, не урегулированной соответствующими актами законодательства (ч. 5 п. 2 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

документов, содержащих госсекреты и иную охраняемую законодательством информацию;

— обращений граждан, в том числе ИП, и юрлиц, а также документов, связанных с их рассмотрением;

— заявлений заинтересованных лиц, которые обращаются за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур.

2. Делопроизводство в подчиненных организациях и структурных подразделениях

С 01.07.2024 инструкции по делопроизводству, которые по решению вышестоящих организаций разрабатываются для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций, получат следующие названия (ч. 2 — 4 п. 4 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

типовые инструкции. Они установят единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях;

примерные инструкции. Порядок организации делопроизводства, определенный ими, организации смогут конкретизировать в инструкциях по делопроизводству.

Появится норма о том, что структурные подразделения с правами юрлица и обособленные структурные подразделения будут вести отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, в следующих случаях (ч. 1, 2 п. 6 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

1) если они являются самостоятельными источниками комплектования госархивов;

2) если такое решение приняли организации, структурными подразделениями которых они являются. Иное может быть установлено законодательством.

Если у структурных подразделений с правами юрлица есть подчиненные (входящие в состав, систему) однородные по характеру деятельности организации, то такие структурные подразделения в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству будут (ч. 3 п. 6 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— разрабатывать для них типовые и (или) примерные инструкции по делопроизводству;

— разрабатывать для них типовые и (или) примерные номенклатуры дел;

— создавать центральные экспертные комиссии (далее — ЦЭК).

3. Служба документационного обеспечения управления

Будут скорректированы формулировки, касающиеся функций службы документационного обеспечения управления (далее — ДОУ). Так, она будет обеспечивать (ч. 1 п. 7 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— организацию и совершенствование системы ДОУ в организации;

— соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами;

— методическое руководство работой с документами;

— обучение работников основам делопроизводства;

— внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами.

Инструкция по делопроизводству в новой редакции не устанавливает требований к наименованию службы ДОУ, наличию положения о ней и ее структуре (ч. 2, 3 п. 6 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

По-прежнему при небольшом объеме документооборота службу ДОУ можно будет не создавать. В этом случае ее функции сможет выполнять работник (ч. 2 п. 7 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). Инструкция по делопроизводству в действующей редакции позволяет назначить для выполнения таких функций не только работника, но и группу работников (ч. 4 п. 6 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

По новым правилам руководитель сможет назначать работника, ответственного за ДОУ, а также работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, не только приказом, но и любым распорядительным документом (ч. 2 п. 7, ч. 3 п. 8 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, ч. 4 п. 6, ч. 2 п. 7 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

Примечание
К распорядительным документам руководителя будут относить приказы и распоряжения. Руководитель будет вправе издавать (принимать) иные виды распорядительных документов в случаях, установленных законодательными актами и постановлениями Совмина, в целях выполнения возложенных на него функций и задач в соответствии с его компетенцией (ч. 2, 3 п. 10 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

4. Оформление реквизитов документов

Правила оформления реквизитов документов существенно не изменятся.

В частности, будет уточнено следующее:

состав коммерческих данных, которые указывают в реквизите «Коммуникационные и коммерческие данные», организация будет определять самостоятельно. Например, это могут быть номер текущего (расчетного) банковского счета, наименование банка и др. (ч. 2 п. 40 Инструкции по делопроизводству в новой редакции);

названия видов документов должны будут соответствовать ОКУД (ч. 4 п. 41 Инструкции по делопроизводству в новой редакции);

— при направлении документа посредством информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота госорганов в реквизите «Адресат» почтовый адрес или официальный адрес электронной почты не нужно будет указывать (ч. 14 п. 47 Инструкции по делопроизводству в новой редакции);

— в составе реквизита «Гриф утверждения» можно будет указывать степени и (или) звания (ч. 4 п. 48 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). Сейчас это допускается только для реквизита «Подпись» (ч. 8 п. 57 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции);

— реквизит «Резолюция» должен будет включать фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения либо указание о порядке использования документа. При необходимости в резолюции можно будет указать срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. Дату в реквизите «Резолюция» необходимо будет оформлять цифровым способом (ч. 1 п. 49 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Примечание
Инструкция по делопроизводству в новой редакции более не содержит наглядные примеры оформления реквизитов. Вместо примеров используется описательный (словесный) способ разъяснения правил оформления. Ожидается, что примеры оформления будут представлены в отдельном документе.

5. Номенклатура дел

Вместо трех будет установлено четыре вида номенклатуры дел. Помимо типовой, примерной и номенклатуры дел организации, отдельным видом будет определена номенклатура дел структурного подразделения (ч. 1 п. 132 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 149 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

Примечание
Номенклатура дел структурного подразделения будет устанавливать состав дел и индексы дел, заводимых в структурном подразделении организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения. Такая номенклатура будет служить основой для составления номенклатуры дел организации (ч. 5 п. 132 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). 

Номенклатуру дел организации будут составлять на дела всей организации (сейчас ее называют «сводной»), номенклатуру дел структурного подразделения — на дела каждого структурного подразделения организации (п. 136 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 152 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

С 01.07.2024 номенклатуру дел организации необходимо будет пересоставить при значительных изменениях в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации (п. 138 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). Сейчас это требуется при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации (п. 154 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

Будет уточнен порядок согласования номенклатур дел организаций (ч. 1 — 3 п. 139 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Вид организации Архив, с которым необходимо будет согласовывать номенклатуру
Организация — источник комплектования республиканского госархива Соответствующий госархив
Организация — источник комплектования областного или зонального госархива Или соответствующий госархив,

или соответствующее структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполкома (по решению структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполкома)

Организация не является источником комплектования госархивов ЦЭК вышестоящей организации (при наличии)

Примечание
Номенклатуры дел организаций нужно будет согласовывать 1 раз в 5 лет, а также после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации независимо от срока предыдущего согласования (ч. 4 п. 139 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Как и сейчас, после утверждения номенклатуры дел организации из нее необходимо будет делать выписки по разделам. Такие выписки необходимо заверить и передать в структурные подразделения. По новым правилам допускается вместо выписок использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому будут иметь все работники организации (п. 141 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 157 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

Обратите внимание!
Внесены и иные изменения, касающиеся порядка составления номенклатуры. Они изложены в гл. 11 Инструкции по делопроизводству в новой редакции. Данные изменения нужно будет учесть при составлении номенклатуры дел (ч. 1 п. 134 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

6. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов. Ее проводят, чтобы установить сроки хранения и отбора документов на хранение (абз. 34 ч. 1 п. 3 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 173 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

Экспертизу ценности документов в организации по-прежнему будет осуществлять постоянно действующая ЦЭК (ЭК) (п. 158 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 174 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

Сейчас порядок создания и действия ЦЭК (ЭК) излагается в самой Инструкции по делопроизводству (п. 174 — 177 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции). С 01.07.2024 она будет содержать отсылочные нормы. Так, будет определено, что ЦЭК (ЭК) создаются и действуют в порядке, установленном гл. 7 — 9 Правил работы архивов госорганов и иных организаций (п. 158 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Примечание
Положения, установленные гл. 7 — 9 Правил работы архивов госорганов и иных организаций, не противоречат тем нормам, которые излагаются в Инструкции по делопроизводству в действующей редакции в отношении создания и работы ЦЭК (ЭК).

Дополнено, кто будет производить непосредственный отбор документов на хранение в архив организации и выделение к уничтожению в бесструктурных организациях. Это должны будут делать работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации (п. 159 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Обратите внимание!
В связи с изменениями, предусмотренными Инструкцией по делопроизводству в новой редакции, после вступления ее в силу необходимо будет проверить и при необходимости внести изменения в положение, на основании которого действует ЦЭК (ЭК) (ч. 1 п. 54 Правил работы архивов госорганов и иных организаций). В частности, корректировки могут касаться ссылок на Инструкцию по делопроизводству в новой редакции, а также на Правила работы архивов госорганов и иных организаций.

7. Составление описей дел структурных подразделений организации

С 01.07.2024 будут внесены изменения в порядок составления описей дел структурных подразделений организации.

В частности, будет закреплено, что такие описи можно создавать в виде документа в электронном виде, в том числе электронного документа, если автоматизированная система документационного обеспечения управления (далее — АС ДОУ), иная информационная система организации обеспечивают их целостность в течение установленных сроков хранения (ч. 2 п. 181 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Будет закреплена роль работников, ответственных за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации при составлении описи дел, если организация является бесструктурной. Так, эти работники будут (п. 173, 175, 176 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— составлять описи дел;

— обеспечивать своевременное и качественное составление описей. В организациях, в которых есть структурные подразделения, за это будут ответственны руководители подразделений;

— устранять обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел;

Примечание
Главами 12 и 14 Инструкции по делопроизводству в новой редакции уточнен порядок формирования и оформления дел.

— принимать меры по розыску дел, если дела, числящиеся по номенклатуре дел организации, отсутствуют;

— подписывать справку на отсутствующие дела, если поиск дел оказался безрезультатным.

8. Передача дел в архив организации

Сохранится возможность передавать дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации в исключительных случаях по решению руководителя организации. Конкретизировано, что такие дела будут передавать в архив организации по согласованию с архивом организации по описям дел структурных подразделений или по номенклатуре дел организации (п. 185 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Будет уточнено, что электронные дела необходимо передавать в архив организации в порядке, установленном Правилами работы с документами в электронном виде в архивах госорганов, иных организаций (п. 187 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Обратите внимание!
Положения, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству в новой редакции, необходимо будет учесть в уставе архива организации (положении об архиве организации) (ч. 1 п. 8 Правил работы архивов госорганов и иных организаций).

9. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

С 01.07.2024 изменится порядок уничтожения документов и дел, не подлежащих хранению. Порядок будет следующий (п. 192 — 194 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

1. Лицо, проводившее экспертизу ценности документов, подписывает акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (далее — акт).

2. Акт рассматривают на заседании ЦЭК (ЭК) организации.

3. Руководитель организации утверждает сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) постоянного хранения (при ее наличии) и сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по личному составу. Их нужно будет составить и оформить в соответствии с требованиями гл. 14, 15 и 17 Правил работы архивов госорганов и иных организаций. Также руководитель утверждает акт о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению (при его наличии).

Организации, являющиеся источниками комплектования госархивов, согласовывают акт о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, с соответствующими госархивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполкомов.

4. Руководитель организации утверждает акт.

5. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передают организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдачу документов оформляют ТТН (актом сдачи-приемки). Дата сдачи и номер ТТН (акта сдачи-приемки), а также вес документов указываются в акте.

Определено, что уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные к госсекретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством.

Уничтожение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь запрещается.

Примечание
Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а также причинение им непоправимых повреждений влекут административное взыскание в виде наложения штрафа в размере до 30 БВ (ст. 24.25 КоАП).

После вступления в силу Инструкции по делопроизводству в новой редакции организациям необходимо будет внести изменения в разработанные ими инструкции по делопроизводству (ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). В частности, нужно будет учесть новшества, касающиеся сферы применения таких инструкций, оформления реквизитов, составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел и др.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex