Обмен и подпись электронных актов и договоров – далеко не все возможности сервиса podpis.by. Мы нашли еще один способ экономии. Делимся опытом.

В апреле этого года наша компания отказалась от использования круглой печати. Решение было принято. Встал вопрос: как же быстро проинформировать об этом всех клиентов? А их ни много ни мало более 15 000.

Варианта было два: по-старинке печатать, подписывать, упаковывать в конверт и отправлять письма почтой. Сложно, рутинно, долго, но, думаем, что за месяц секретариат бы справился. И второй вариант – найти способ сделать это быстро! Конечно, мы выбрали этот вариант. Как говорилось в одном советском мультике, «Лучше день потерять и потом за 5 минут долететь».

Решение пришло быстро, у нас уже есть опыт с отправкой электронных актов и подписью их ЭЦП с podpis.by. Почему бы не попробовать с письмами? Да и разработчик подтвердил такую возможность.

В итоге небольшая доработка, подготовка списков адресатов – письма отправили сразу всем клиентам! И на это ушло примерно 2 дня. Быстро! Приятный бонус – затраты компании на рассылку 0 рублей!

Этот опыт показал нам, что обмен письмами в электронном виде – удобный инструмент и не стоит боятся экспериментов. Понемногу начали пробовать обмениваться ежедневной корреспонденцией с клиентами. Спустя время ощутили еще один приятный побочный эффект: переписка и решение многих вопросов ускорилась, пользователи довольны.

Если раньше от отправки письма клиентом до его получения, регистрации и перенаправления в ответственное подразделение могла пройти неделя, то сейчас 2 минуты.

Клиенту достаточно:

• загрузить письмо в сервис podpis.by;
• набрать в поле с наименованием организации «ЮрСпектр»;
• проставить отметку в поле «Односторонний документ»;
• нажать кнопку «Подписать и отправить.

Мгновенно письмо попадает в официальный аккаунт организации, о чем дежурный сотрудник тут же узнает через уведомление в электронной почте. Еще пара минут на поиск ответственного за клиента – и информация перенаправляется в соответствующее подразделение. Письмо в работе!

Для нашей компании скорость работы с пользователями очень важна. Их количество растет, а значит, растет и количество корреспонденции, обращений… И только автоматизация и постоянный поиск новых возможностей помогает нам справляться с растущей нагрузкой и сохранять качество услуг.

Заинтересовала идея? Хотите попробовать? Это просто: регистрируйтесь в сервисе podpis.by и начинайте обмен письмами и другими документами с нашей компанией или со своими контрагентами. Продукт бесплатный и не требует дополнительного ПО.

Надеемся, что наш опыт поможет вам в работе с вашими клиентами!