Постановлением Совмина от 23.08.2022 N 545 «О государственных архивных учреждениях» утверждено Положение о порядке функционирования информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда. Оно вступает в силу с 27.10.2022.

Информационная система архива электронных документов Национального архивного фонда (далее — ИС АЭД) предназначена для приема на постоянное хранение документов в электронном виде, в том числе электронных документов Национального архивного фонда (далее — документы в электронном виде), которые образуются в процессе деятельности госорганов и иных организаций, являющихся источниками комплектования госархивов (далее — источники комплектования), и выполнения госархивами функций, предусмотренных законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства (п. 3 Положения о порядке функционирования ИС АЭД).

Обратите внимание!
Документы в электронном виде, в том числе электронные документы, государственной части Национального архивного фонда передаются из информационной системы архива госоргана, иной организации на постоянное хранение в госархив посредством ИС АЭД по истечении срока временного хранения, который не должен превышать трех лет (ч. 3 ст. 18-1, ч. 3 ст. 20 Закона об архивном деле в новой редакции).

Устанавливается, что оператором ИС АЭД является государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации». Так, оператор будет определять формат обмена данными информационных систем архивов источников комплектования с ИС АЭД (ч. 1, 2 п. 6 Положения о порядке функционирования ИС АЭД).

При этом определено, что формат обмена устанавливает структуру, состав и содержание электронных сообщений (XML-пакетов), посредством которых обеспечивается информационное взаимодействие информационных систем архивов источников комплектования и ИС АЭД (ч. 3 п. 6 Положения о порядке функционирования ИС АЭД).

Также устанавливается, что передача документов в электронном виде из информационной системы архива источника комплектования, иных информационных систем, обеспечивающих в соответствии с законодательством хранение документов в электронном виде, в госархив будет осуществляться посредством ИС АЭД согласно формату обмена (ч. 2 п. 10 Положения о порядке функционирования ИС АЭД).

Кроме того, закрепляется, что субъектами информационного взаимодействия в рамках ИС АЭД являются (ч. 1 п. 9 Положения о порядке функционирования ИС АЭД):

— источники комплектования;

— госархивы;

— иные субъекты (организации, граждане Республики Беларусь, иностранные граждане и лица без гражданства, постоянно проживающие на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальные предприниматели).

Обратите внимание!
О внесении изменений в формат обмена субъекты информационного взаимодействия, непосредственно участвующие в информационном взаимодействии информационных систем архивов источников комплектования и ИС АЭД, уведомляются оператором не позднее трех месяцев до ввода в действие этих изменений (ч. 2 п. 9 Положения о порядке функционирования ИС АЭД).

Также Положением о порядке функционирования ИС АЭД устанавливаются некоторые обязанности, которые должны выполнять источники комплектования. В частности, они должны (п. 11 Положения о порядке функционирования ИС АЭД):

— соблюдать требования регламента работы ИС АЭД и эксплуатационной документации;

— определить из числа своих работников лиц, ответственных за реализацию информационного взаимодействия, и предоставить их контактные данные в соответствии с регламентом работы ИС АЭД;

— обеспечивать полноту и достоверность информации в процессе информационного взаимодействия;

— сообщать оператору о фактах нештатного функционирования ИС АЭД и др.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex