Товары, маркированные незащищенными средствами идентификации, а также подлежащие прослеживаемости, требуют оформления электронных, а не бумажных накладных. Давайте разберемся, как с помощью электронного документооборота (ЭДО) подготовиться к обмену электронными накладными на примере сервиса ilex.Накладные.

Напомним, что электронные накладные, переданные через аттестованного EDI-провайдера, заменяют собой бланки строгой отчетности, а значит, все электронные документы обладают юридической силой бумажного оригинала.

EDI и EDI-провайдер

Electronic Data Interchange (электронный обмен данными) – технология, позволяющая обмениваться информацией между организациями в структурированном цифровом виде. EDI-провайдер – юридическое лицо, резидент Республики Беларусь, получившее аттестат оператора ЭДО.

Кто участники обмена электронными накладными

В процессе оформления и обмена накладными в электронном формате участвуют: грузоотправитель, грузополучатель, EDI-провайдер, перевозчик (если между ним, грузоотправителем и грузополучателем достигнуто соглашение об участии в ЭДО).

Как обменяться электронными накладными

Для обмена электронными накладными через EDI-провайдера необходимо выполнить пять шагов.

1.Выбрать аттестованного EDI-провайдера;

2. Оформить ЭЦП и базовый атрибутный сертификат;

3. Получить GLN-номер, а грузоотправителю дополнительно – GTIN -номер;

4. Подключиться к сервису ЭДО, заключив договор с провайдером.

5. Выбрать (при необходимости) модуль интеграции 1С с EDI-сервисом.

Выбираем EDI-провайдера

Проверьте, включен ли EDI-провайдер в реестр аттестованных провайдеров. Он размещен в открытом доступе. Уполномоченный орган в части выдачи аттестата EDI-провайдера – «Центр систем идентификации».

Что касается критериев выбора провайдера – советуем обратить внимание на уровень технической поддержки пользователей, ведь в процессе оформления и обмена электронными накладными может возникнуть масса вопросов по использованию сервиса провайдера.

Например, клиенты сервиса ilex.Накладные могут рассчитывать на профессиональное сервисное обслуживание: более пятидесяти специалистов отдела техподдержки гарантированно ответят на запрос не позднее тридцати минут с момента обращения. Для пользователей также проводят обучающие тренинги, сопровождающие комфортный переход на обмен накладными в электронной форме.

Если EDI-провайдер не предоставляет схожих опций, придется тратить время и искать ответы на возникающие в процессе использования сервиса вопросы самостоятельно.

Важный критерий выбора провайдера – опыт и репутация компании на рынке.

Что такое ЭЦП и базовый атрибутный сертификат

ЭЦП – аналог рукописного варианта подписи в цифровом формате.  Состоит из двух основных частей: сертификата (открытого ключа) с информацией о владельце, о подписывающей документы организации, сроке действия ключа и т.д.; криптографической части (закрытого ключа) с механизмом, при помощи которого происходит шифровка документов.

Атрибутный сертификат – электронный документ, закрепляющий объем полномочий физлица по подписанию электронных документов определенного вида от имени организации или другого физлица. Сертификат по аналогии с доверенностью, определяет полномочия (например, удостоверять с помощью ЭЦП электронные копии документа на бумажном носителе). Одно и то же лицо может являться владельцем нескольких атрибутных сертификатов.

Для оформления ЭЦП и атрибутного сертификата необходимо обратиться в Национальный центр электронных услуг (ncec.by).

GLN, GTIN-номера и как их получить

GLN – обязательный реквизит электронной накладной, состоящий из 13 цифр, означающий местонахождение организации. GLN-номеров у компании может быть несколько: у каждого филиала, склада, офиса или отдела, не имеющего статуса субъекта хозяйствования – свой. Пошаговый алгоритм получения GLN прописан здесь.

GTIN – глобальный международный номер производимого товара. Наносится на упаковку в виде штрихового кода и необходим для отслеживания цепочки поставок товара «производитель – конечный потребитель».

Пошаговый алгоритм получения GTIN здесь.

Выбор модуля интеграции 1С

В этом вопросе рекомендуем проконсультироваться с техническим специалистом, досконально владеющим пониманием возможностей используемой вами версии 1С.

Сервис iex.Накладные на данный момент предлагает 11 модулей для наиболее распространенных конфигураций 1С:

  • Моя Бухгалтерия 8 (Хьюмен Систем);
  • Управление торговлей 11 (Хьюмен систем, Мисофт, Юкола, 1С-Минск);
  • Бухгалтерия для Беларуси 1.6 (Мисофт, Юкола, 1С-Минск);
  • Бухгалтерия для Беларуси 2.1 (Мисофт, Юкола, 1С-Минск);
  • ERP 2.x (Мисофт, Юкола, 1С-Минск);
  • Комплексная автоматизация (Мисофт, Юкола, 1С-Минск);
  • Управление холдингом (Мисофт, Юкола, 1С-Минск);
  • Управление компанией (УНФ) (Мисофт, Юкола, 1С-Минск);
  • Строительно-производственное предприятие (Софт-сервис);
  • Бухгалтерия СВЭЙ (Averson);
  • Управление бюджетным учреждением 8 (Интеллектуальные системы).

Кстати, если ваша организация является грузополучателем, то в ilex.Накладные можно работать без установки модуля 1С, используя веб-версию в любом браузере.

Как видим, процесс подготовки к обмену электронными накладными не так сложен, как кажется на первый взгляд.

Если у вас остались вопросы – звоните +375 33 381 91 01, мы сделаем ваш переход на обмен накладными в электронной форме максимально комфортным.