Постановлением Минюста от 30.08.2022 N 116 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. N 20» скорректированы Правила работы с документами в электронном виде в архивах госорганов, иных организаций. Изменения вступают в силу с 27.10.2022.
Прежде всего Правила N 20, регламентирующие работу с документами в электронном виде в архивах организаций, приведены в соответствие с иными актами законодательства, принятыми в сфере архивного дела и делопроизводства в последнее время. В частности, с Законом об архивном деле и делопроизводстве, Инструкцией N 19 о порядке работы с электронными документами, также вступающими в силу с 27.10.2022.
Уточнена сфера действия Правил N 20. В частности, устанавливается, что их действие не распространяется на работу с научно-технической документацией в электронном виде (п. 2 Правил N 20 в действующей редакции, п. 2 Правил N 20 в новой редакции).
Скорректирован состав документов, которые хранятся в архиве организации. Так, это (п. 8 Правил N 20 в действующей редакции, п. 8 Правил N 20 в новой редакции):
— документы в электронном виде постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;
— архивные копии информационных ресурсов (баз данных, веб-сайтов и другое);
— документы в электронном виде из личных фондов работников организации;
— научно-справочный аппарат к документам архива организации;
— документы в электронном виде реорганизованных, ликвидированных организаций в случаях, определенных ст. 19 Закона об архивном деле и делопроизводстве.
Внесены изменения и в порядок передачи и приема документов в электронном виде в архив организации. Указанные документы передаются в архив организации в составе электронных дел, формируемых в соответствии с требованиями Инструкции N 19 о порядке работы с электронными документами (ч. 1 п. 13 Правил N 20 в новой редакции).
Уточнено, что передача электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений организации производится по описям электронных дел, составленным по форме согласно приложению 2 к Правилам N 20 (ч. 2 п. 13 Правил N 20 в новой редакции).
Касаемо порядка составления описей электронных дел отметим, что они составляются в соответствии с требованиями Инструкции N 19 о порядке работы с электронными документами и при их подготовке, как и ранее, необходимо будет указывать следующие сведения (ч. 2 п. 16 Правил N 20 в действующей редакции, ч. 3 п. 13 Правил N 20 в новой редакции):
— о работнике структурного подразделения организации, передающем электронные дела в архив организации (должность служащего, инициалы, фамилия);
— работнике архива организации, принимающем электронные дела в архив организации (должность служащего, инициалы, фамилия).
Как и прежде, электронные дела передаются в архив по графику приема электронных дел в архив организации по форме согласно приложению 3 к Правилам N 20. Указанный график составляется руководителем архива либо лицом, ответственным за архив организации, и утверждается руководителем (ч. 6 п. 13 Правил N 20 в действующей редакции, ч. 4 п. 13 Правил N 20 в новой редакции).
Скорректирован порядок передачи и приема электронных дел. Так, они осуществляются с использованием сетей электросвязи (передачи данных) в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между автоматизированной системой документационного обеспечения управления, иными информационными системами организации, в которых были сформированы электронные дела, и информационной системой архива организации. Таким образом, указание на возможность передачи и приема электронных дел на съемных носителях в новой редакции Правил N 20 не содержится. Исключены и другие положения, касающиеся порядка приема и передачи электронных дел на съемных носителях (п. 20, 25 Правил N 20 в действующей редакции).
Обратите внимание!
Под информационной системой архива организации понимается защищенная информационная система хранения данных, в том числе реализованная на основе облачного сервиса, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации (абз. 7 п. 7 Правил N 20 в новой редакции).
Также были скорректированы положения Правил N 20, касающиеся учета документов в электронном виде в архиве организации. В частности, формы основных учетных документов для электронных дел, которые ранее были установлены приложениями 5 (форма списка фондов), 6 (форма книги учета поступления и выбытия электронных дел), 7 (форма листа фонда) к Правилам N 20, заменены соответствующими формами, установленными приложениями 25, 23, 26 к Правилам работы архивов организаций. Кроме того, данные документы необходимо будет вести в соответствии с указанными Правилами работы архивов организаций (абз. 2, 3, 4 п. 33, 35, ч. 1 п. 36, ч. 1 п. 37 Правил N 20 в новой редакции).
Что касается хранения документов в электронном виде в архиве организации, то оно, как и ранее, осуществляется в специально выделенных (приспособленных) помещениях (хранилище). Однако теперь оно будет осуществляться только посредством применения комплекса программно-технических средств или на съемных носителях, предназначенных для длительного хранения информации (п. 46 Правил N 20 в действующей редакции, п. 46 Правил N 20 в новой редакции).
Также устанавливается, что при организации хранения документов в электронном виде создаются их резервные копии, которые хранятся в разных хранилищах (п. 56 Правил N 20 в действующей редакции, ч. 1 п. 56 Правил N 20 в новой редакции).
Скорректированы положения, регулирующие порядок использования документов в электронном виде в архиве организации. Закрепляется, что он определяется ЛПА организации (п. 78 Правил N 20 в новой редакции).
Изменения коснулись и порядка передачи документов в электронном виде на постоянное хранение в госархив. В частности, устанавливается, что передача и прием электронных дел на постоянное хранение осуществляется из информационной системы архива организации на постоянное хранение в госархив посредством информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда (п. 81 Правил N 20 в новой редакции).
Кроме того, внесены изменения в формы документов, установленные в приложениях к Правилам N 20. В частности, в новой редакции были изложены приложения 1, 2, 8, 9, 16, 17, 20, 22 и 25 к Правилам N 20.
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
