Постановлением Минюста от 31.08.2022 N 119 «Об утверждении Правил работы государственных архивов» утверждены новые Правила работы госархивов. Изменения вступают в силу с 27.10.2022. Правила работы госархивов, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству от 25.11.2005 N 7, утратят силу с 27.10.2022. Рассмотрим основные изменения для субъектов хозяйствования, которые сдают документы в госархив.

1. Источники комплектования госархива

Изменились основные критерии определения юридических лиц как источников комплектования госархива. Также будут учитываться уровень организации, масштаб деятельности, полнота документирования, информационная насыщенность, научно-историческая ценность документов (ч. 2 п. 21 Правил работы госархивов в новой редакции).

Как и ранее, госархив составляет два списка организаций. Список N 1 — это организации — источники комплектования госархива, список N 2 теперь называется списком организаций, являющихся потенциальными источниками комплектования госархива. Ранее список N 2 назывался списком организаций, не являющихся источниками комплектования госархива (п. 22 Правил работы госархивов в новой редакции, п. 115 Правил работы госархивов в действующей редакции).

2. Передача документов на постоянное хранение

Уточнены требования для юрлиц при передаче документов в госархив. Например, документы, поступающие в госархив, должны быть заключены в коробки и папки из бескислотного картона. Коробки не должны содержать металлические скобы, клейкую ленту.

Если при приеме документов выявлены дефекты коробок или папок, а также несоответствие размерам и форме, то госархив вправе отказать в приеме документов на постоянное хранение до момента их устранения (п. 34, 102 Правил работы госархивов в новой редакции).

3. Выдача дел и описей из хранилищ, запросы

Сокращен срок, на который организациям могут выдаваться дела из хранилищ во временное пользование. Теперь максимум 2 месяца, ранее было 3 месяца (ч. 1 п. 108 Правил работы госархивов в новой редакции, ч. 1 п. 59 Правил работы госархивов в действующей редакции).

Если в госархиве имеются описи дел в электронном виде или доступ к информационной системе, которая содержит описи дел в электронном виде, то пользователь может работать с ними неограниченное время (ч. 1 п. 111 Правил работы госархивов в новой редакции).

Закреплено, что не взимается плата за запросы организаций-фондообразователей по документам их архивных фондов для служебного пользования (абз. 4 ч. 2 п. 231 Правил работы госархивов в новой редакции).

Алевтина Ефремова, юрист

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex