18 февраля 2019 г. вступила в силу Инструкция N 19, определившая порядок работы с электронными документами, т.е. документами в электронном виде, подписанными при помощи ЭЦП (далее — ЭД). Рассмотрим основные, на наш взгляд, моменты.

1. Установлено, что требования Инструкции N 19 распространяются на все госорганы и иные организации независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы (далее — организации) <*>.

Обратите внимание!
В части требований, не предусмотренных Инструкцией N 19, необходимо применять нормы Инструкции по делопроизводству <*>.

2. Порядок работы с ЭД в организации должен быть определен соответствующим локальным правовым актом (ЛПА). Например, положением о порядке работы с ЭД. При этом некоторым организациям до утверждения такого ЛПА необходимо согласовать его с соответствующим архивом или структурным подразделением облисполкома и госучреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации». Требование о согласовании распространяется на те организации, которые обязаны сдавать документы в архив или сдают их на основании заключенного с архивом договора <*>.

На заметку
Организациям, не являющимся источниками комплектования госархивов, согласовывать такой ЛПА нужно с Центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при ее наличии) <*>.

3. Определено, что электронный документооборот в организации должен осуществляться в рамках АС ДОУ — автоматизированной системы, которая предназначена для автоматизации документационного обеспечения управления в конкретной организации на основе системы электронного документооборота. Иными словами, при помощи АС ДОУ осуществляется движение ЭД в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в электронное дело. АС ДОУ должна поддерживать единый процесс работы и включать в себя <*>:

— подготовку проектов ЭД с оформлением необходимых реквизитов;

— их согласование (при необходимости);

— представление проекта ЭД на подпись, утверждение руководителю;

— регистрацию и контроль исполнения ЭД;

— защиту ЭД;

— организацию оперативного хранения и передачу ЭД на хранение в архив организации;

— уничтожение ЭД, не подлежащих хранению.

4. Для обеспечения защиты ЭД в организации должны быть разработаны соответствующие ЛПА, регламентирующие в том числе вопросы <*>:

— управления процессом доступа к ЭД. Оно включает в себя:

категорирование ЭД по уровню доступа (например, корпоративный, локальный и др.);

установление прав доступа исполнителей к ЭД в соответствии с функциональными обязанностями;

делегирование прав исполнителям в отношении возможных действий, производимых с ЭД.

Таким образом, просматривать, редактировать, визировать, подписывать различные ЭД работники смогут в зависимости от предоставленных им полномочий;

— протоколирования работы исполнителей с ЭД. Оно ведется с помощью журнала событий, в который автоматически вносится информация о том, кто, когда и что сделал или пытался сделать с ЭД;

— организации резервного копирования и восстановления данных. Так, резервное копирование ЭД должно производиться в соответствии с графиком. Его организация разрабатывает самостоятельно. При этом все процедуры выполнения резервного копирования должны фиксироваться в специальном журнале <*>.

5. Несмотря на то что форматы файлов ЭД организация определяет самостоятельно, предпочтение следует отдавать открытым форматам. Для проектов ЭД рекомендовано использовать <*>:

— Office Open XML (DOCX);

— Open Document Format (ODT).

Напомним, что допустимым форматом файлов ЭД наряду с указанными выше также является Portable Document Format / A (PDF/A) <*>.

Обратите внимание!
После завершения подготовки проекта ЭД, для которого установлен срок хранения свыше 10 лет (в том числе постоянно) или с отметкой «ЭПК», его общую часть (включая приложения) необходимо преобразовать в формат PDF/A <*>. При этом организациям, не являющимся источниками комплектования госархивов, сделать это нужно только при подготовке к подписанию ЭД, предназначенных для направления в госорганы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации <*>.
Необходимость выполнения таких действий связана с тем, что после подписания ЭД его общая часть изменяться не может. Следовательно, она должна быть преобразована в указанный формат к моменту подписания.

6. Определен порядок согласования проекта ЭД <*>:

— внутреннего (внутри организации). Такое согласование происходит при помощи средств АС ДОУ. Для того чтобы получить доступ к проекту ЭД, согласующее его лицо должно пройти авторизацию и идентификацию в АС ДОУ. Отметка о согласовании (виза) в этом случае включается в регистрационно-контрольную карточку или оформляется отдельным листом согласования с использованием средств АС ДОУ.

Вместе с тем, если согласование проекта ЭД осуществляется путем подписания общей его части, то в данном случае ЭЦП необходимо включить в особенную часть проекта ЭД;

— внешнего. Такое согласование производится путем рассылки проекта ЭД в согласующие организации. При этом реквизит «Гриф согласования» включается в общую часть проекта ЭД и подписывается ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или лицо, ответственное за подготовку проекта ЭД. Согласование проекта ЭД подтверждается путем подписания общей части проекта ЭД ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является согласующая организация либо лицо, уполномоченное осуществлять согласование.

7. Определен порядок работы с электронными копиями документов на бумажном носителе (далее — электронные копии). В частности, установлено, что на локальном уровне должен быть закреплен порядок их изготовления, удостоверения и использования <*>.

Одновременно прописан ряд общих требований к процессу создания электронных копий, а также их учету, в том числе следующие <*>:

— электронная копия создается путем фотокопирования (сканирования);

— сканируются все страницы документа. Даже если они не содержат текста или изображений, а имеют какие-либо пометки, оттиски штампов или нумерацию. Например, если на обороте листа оригинала документа нет никакого текста, но он пронумерован, его нужно отсканировать;

— при сканировании должны быть видны все края листа. Не допускается наличие посторонних предметов или эффектов (бликов, теней и др.), скрывающих часть листа;

— черно-белый документ должен сканироваться в черно-белом варианте, а цветной — в цветном;

— электронную копию необходимо сохранить в формате PDF/A1 или PDF/A2;

— удостоверение электронной копии осуществляется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа лица, отсканировавшего оригинал документа и проверившего качество появившегося вследствие этого электронного отображения. По решению руководителя организации электронная копия дополнительно может удостоверяться ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация.

Также определено, что в случае создания электронной копии сведения об этом наносятся на оригинал документа штампом, вручную либо при наличии технической возможности — в виде штрих-кода <*>.

Хранятся электронные копии столько же, сколько и оригиналы. Передавая оригиналы в архив, организация самостоятельно решает судьбу их электронных копий, т.е. передавать их в архив или уничтожить <*>. Если оригинал документа передаче в архив не подлежит, то после создания его электронной копии сам оригинал разрешено уничтожить <*>.

Обратите внимание!
При отправлении электронной копии в другую организацию досылать еще и оригинал не нужно. Электронная копия приравнивается к ЭД <*>.

8. Предусмотрено два способа доставки ЭД в другие организации <*>:

— посредством электронной почты (в качестве вложения);

— с помощью ведомственных (корпоративных) систем электронного документооборота (ВСЭД, КСЭД) или системы межведомственного электронного документооборота (СМДО). Такие системы, как правило, установлены в госорганах, банках и т.д.

Указанные способы обеспечивают доставку обеих частей ЭД <*>.

9. Установлены правила работы с входящими ЭД. Прежде чем их регистрировать, нужно сначала проверить действительность ЭЦП. Сделать это необходимо с помощью сертификата открытого ключа, идентификатор которого указан в особенной части ЭД <*>. ЭД не регистрируют в случаях <*>:

— недействительности ЭЦП;

— несоответствия сведений о лице, подписавшем ЭД, содержащихся в общей и особенной частях ЭД;

— несоответствия форматов файлов установленным требованиям.

В перечисленных случаях необходимо сформировать уведомление об отказе в регистрации и выслать его в адрес организации или лица, приславших ЭД <*>.