Начнем с того, что ООО «ЮрСпектр» – крупная компания с большим документооборотом: ежемесячно выставляется и подписывается около 12 000 актов.
Как было раньше?
До внедрения электронного документооборота (ЭДО) голова болела о том, чтобы техника не подвела, рук хватило и документы не потерялись в пути.
В цифрах организация только отправки актов выглядела так:
12 сотрудников выставляют, распечатывают и подписывают акты. Еще 8 — упаковывают и отправляют клиентам.
8 часов в месяц работы каждого из них;
Отдельная история – получить подписанные акты обратно, проверить правильность их подписания, отметить возврат в 1С, сортировать по месяцам и алфавиту. И только после этого можно отправить в архив.
Почти месяц шкафы и столы завалены стопками документов. Если появлялась ошибка – все повторялось заново. На этом этапе трудозатраты подсчитать довольно сложно.
Как сейчас?
Переход компании на ЭДО идет постепенно. Начали с выставления актов. Многие клиенты откликнулись, этим упростив взаимодействие с ними. Сегодня 65 % наших контрагентов получают акты в электронном виде.
Теперь отправка и возврат актов в электронном виде в цифрах выглядит так:
12 сотрудников, как и ранее выставляют и подписывают акты в электронном виде;
40 минут — именно столько теперь занимает подписание и отправка документов клиентам.
Только представьте: трудозатраты сократились с 160 человеко-часов в месяц до 8!
Очень помогает интеграция сервиса Podpis.by с 1С. Акты выгружаются пачками, автоматически проставляется отметка о возврате и проверяется соответствие электронной подписи.
С теми, кто пока не перешел на ЭДО, продолжаем, как и раньше, работать на бумаге. Сейчас с упаковкой справляются уже 4 человека за полдня.
Фактически ЭДО с Podpis.by автоматизировал документооборот и сэкономил ресурсы компании.
На этом мы не останавливаемся, продолжаем переводить контрагентов на электронные акты, подключаем возможность обмена договорами в электронном виде и рассматриваем новые возможности Podpis.by для обмена другими документами в электронном виде.
Опыт внедрения электронного документооборота в ООО «ЮрСпектр» в фактах и цифрах
Начнем с того, что ООО «ЮрСпектр» – крупная компания с большим документооборотом: ежемесячно выставляется и подписывается около 12 000 актов.
Как было раньше?
До внедрения электронного документооборота (ЭДО) голова болела о том, чтобы техника не подвела, рук хватило и документы не потерялись в пути.
В цифрах организация только отправки актов выглядела так:
12 сотрудников выставляют, распечатывают и подписывают акты. Еще 8 — упаковывают и отправляют клиентам.
8 часов в месяц работы каждого из них;
Отдельная история – получить подписанные акты обратно, проверить правильность их подписания, отметить возврат в 1С, сортировать по месяцам и алфавиту. И только после этого можно отправить в архив.
Почти месяц шкафы и столы завалены стопками документов. Если появлялась ошибка – все повторялось заново. На этом этапе трудозатраты подсчитать довольно сложно.
Как сейчас?
Переход компании на ЭДО идет постепенно. Начали с выставления актов. Многие клиенты откликнулись, этим упростив взаимодействие с ними. Сегодня 65 % наших контрагентов получают акты в электронном виде.
Теперь отправка и возврат актов в электронном виде в цифрах выглядит так:
12 сотрудников, как и ранее выставляют и подписывают акты в электронном виде;
40 минут — именно столько теперь занимает подписание и отправка документов клиентам.
Только представьте: трудозатраты сократились с 160 человеко-часов в месяц до 8!
Очень помогает интеграция сервиса Podpis.by с 1С. Акты выгружаются пачками, автоматически проставляется отметка о возврате и проверяется соответствие электронной подписи.
С теми, кто пока не перешел на ЭДО, продолжаем, как и раньше, работать на бумаге. Сейчас с упаковкой справляются уже 4 человека за полдня.
Фактически ЭДО с Podpis.by автоматизировал документооборот и сэкономил ресурсы компании.
На этом мы не останавливаемся, продолжаем переводить контрагентов на электронные акты, подключаем возможность обмена договорами в электронном виде и рассматриваем новые возможности Podpis.by для обмена другими документами в электронном виде.
