Постановлением Минюста от 11.01.2023 N 1 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 140» внесены изменения в перечень N 140, которым установлены сроки хранения типовых документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, организаций и ИП. Новшества вступили в силу 22.01.2023.
1. Сроки хранения документов по персональным данным
Определены сроки хранения документов по персональным данным (см. таблицу 1) (п. 33-1 — 33-3 перечня N 140).
Таблица 1
| Вид и название документа | Срок хранения документов в госорганах, всех организациях и у ИП |
| Согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных | 1 год после окончания срока, на который дается согласие |
| Заявление субъектов персональных данных | 1 год |
| Уведомление о нарушениях систем защиты персональных данных | 3 года |
2. Измененные сроки хранения документов
Пересмотрены сроки хранения отдельных документов.
1. Для ряда документов (см. таблицу 2) установлен срок хранения 10 лет ЭПК (вместо постоянного) и 10 лет (вместо 30 лет) соответственно:
— в госорганах, иных госорганизациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования госархивов (далее — организации, комплектующие госархивы) (графа 3 перечня N 140);
— иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов (далее — иные организации, не комплектующие госархивы), и ИП (графа 5 перечня N 140).
Таблица 2
| Вид и название документов | Норма перечня N 140 |
| Документы о выполнении постановлений, решений, принятых коллегиальными органами организаций (коллегиями, советами, правлениями, президиумами, дирекциями и др.), съездами, конференциями, собраниями, симпозиумами, совещаниями, комиссиями (отчеты, докладные записки, справки, обзоры и др.) | п. 18 |
| Протоколы собраний коллективов работников организаций | подп. 19.1 п. 19 |
| Переписка по основной деятельности | п. 37 |
| Документы по основной деятельности, представляемые в госорганы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения) | п. 39 |
| Документы об организации и проведении госпраздников, праздничных дней, торжеств, праздновании памятных дат (доклады, протоколы, сведения, переписка и др.) по месту проведения | подп. 44.1 п. 44 |
| Отчеты о контрольной (надзорной) деятельности годовые | подп. 47.1 п. 47 |
| Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан, в том числе ИП, и юрлиц (докладные записки, справки, анализы, сводки, обзоры, таблицы, переписка и др.) по месту составления | подп. 86.1 п. 86 |
| Документы о состоянии работы по рассмотрению замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (справки, сводки, переписка и др.) по месту составления | подп. 91.1 п. 91 |
| Документы об итогах работы организаций (доклады, аналитические обзоры, справки и др.) | п. 178 |
| Документы о совершенствовании трудовых процессов (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты и др.) | п. 480 |
| Документы о совершенствовании структуры аппарата управления (докладные записки, планы, информации, справки, расчеты и др.) | п. 481 |
| Документы о переводе работников на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (отчеты, справки, информации и др.) | п. 486 |
| Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров | п. 664 |
| Документы о подготовке договоров, соглашений о научно-техническом, экономическом и культурном сотрудничестве с организациями иностранных государств и (или) международными организациями (проекты, обоснования, заключения, справки, сведения, расчеты и др.) | п. 1041 |
| Документы о состоянии, развитии и использовании информационных технологий и информационных ресурсов (отчеты, обзоры, информации, справки и др.) | п. 1044 |
| Техническая и эксплуатационная документация у владельца программно-технических средств, информационных систем, информационных ресурсов и информационных сетей | подп. 1057.3 п. 1057 |
Примечание
Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в госархивы (примечание 5 к перечню N 140).
Также для этих организаций и ИП изменены сроки хранения еще ряда документов (см. таблицу 3).
Таблица 3
| Вид и название документов | Срок хранения в организациях, комплектующих госархивы (графа 3 перечня N 140) | Срок хранения в иных организациях, не комплектующих госархивы, и у ИП (графа 5 перечня N 140) | Норма перечня N 140 |
||
| Стало | Было | Стало | Было | ||
| Регламенты, инструкции, правила, положения, методические указания и рекомендации по месту разработки (утверждения) | 10 лет ЭПК | Постоянно | До замены новыми | 30 лет | подп. 29.1 п. 29 |
| Технические паспорта, акты технических осмотров, карточки технического учета состояния зданий (сооружений) | 5 лет | 5 лет | п. 1122 | ||
| Журналы технической эксплуатации зданий (сооружений) | п. 1123 | ||||
Примечание
Со списками организаций, комплектующих и не комплектующих архив, на 01.01.2021 можно ознакомиться на сайте Национального архива.
2. Только для организаций, комплектующих госархивы, установлены новые сроки хранения следующих документов (см. таблицу 4) (графа 3 перечня N 140):
Таблица 4
| Вид и название документов | Срок хранения | Норма перечня N 140 |
|
| Стал | Был | ||
| Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций | 55 лет | Постоянно | п. 41 |
| Планы выборочных проверок по месту составления и утверждения | 10 лет | подп. 45.1 п. 45 | |
| Сводные планы проверок, включающие проверки, проводимые госорганами (их структурными подразделениями с правами юрлица, территориальными органами, подчиненными организациями, являющимися контролирующими (надзорными) органами) | п. 46 | ||
| Доверенности на право управления организацией, подразделением организации | 55 лет | п. 69 | |
| Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей архивов организаций (лиц, ответственных за архивы) | п. 133 | ||
| Проекты прогнозов социально-экономического развития и документы по их разработке (докладные записки, информации, расчеты и др.) | 10 лет ЭПК | п. 160 | |
| Журналы регистрации генеральных, тарифных, местных соглашений, коллективных договоров | 50 лет | п. 499 | |
| Документы о представлении к награждению, награждении нагрудными знаками организаций, лишении нагрудных знаков организаций, выдаче дубликатов нагрудных знаков и (или) дубликатов удостоверений к ним (представления, протоколы, характеристики, справки и др.) в награждающих организациях | 55 лет ЭПК | подп. 716.1 п. 716 | |
| Документы о представлении к награждению, награждении почетными грамотами организаций, ценными подарками, занесении в книги почета, на доски почета (представления, характеристики, справки и др.) в награждающих организациях | подп. 717.1 п. 717 | ||
| Сведения о работе учреждений образования, на базе которых осуществляется экспериментальная и инновационная деятельность в сфере образования | 3 года | п. 753 | |
| Протоколы заседаний комиссий по проверке объективности оценивания выпускников педагогическими работниками учреждений общего среднего образования, спецшкол, спецшкол-интернатов, за исключением спецшкол, спецшкол-интернатов для учащихся с интеллектуальной недостаточностью, представляемых к награждению золотой и серебряной медалями | 55 лет | п. 807 | |
| Аттестационные дела лиц, которым:
— присуждена ученая степень кандидата наук; — присвоены ученые звания профессора и доцента |
Постоянно | 15 лет | подп. 1018.2, 1018.3 п. 1018 |
3. Только в организациях, подчиненных госорганам, иным госорганизациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей госсобственности в уставном фонде более 50 процентов, не являющихся источниками комплектования госархивов (далее — организации, не комплектующие госархивы), установлен (графа 4 перечня N 140):
— 30-летний срок хранения (вместо 3 лет):
лицевых счетов по учету уставного и резервного фондов, долгосрочных финансовых вложений. Данные документы хранятся только в банках (п. 378 перечня N 140);
книг регистрации открытых и закрытых лицевых счетов (п. 381 перечня N 140). Срок 30 лет стал единым для госорганов, всех организаций и ИП.
Примечание
Указанные книги должны храниться 30 лет после окончания их ведения. Это касается всех госорганов, организаций и ИП (графа 6 п. 381 перечня N 140);
— 3-летний срок хранения (ранее срок установлен не был) журналов выданных (оплаченных) расчетных чеков и учета денежных переводов клиентов без открытия счета (п. 397, 398 перечня N 140).
4. Только для иных организаций, не комплектующих госархивы, и ИП изменены сроки хранения следующих документов (графа 5 перечня N 140):
— о состоянии денежного обращения (справки, таблицы, анализы, переписка и др.). Теперь их срок хранения — 10 лет (был — 30 лет) (п. 316 перечня N 140);
— свидетельств (удостоверений) о госрегистрации создания, изменения, прекращения существования недвижимого имущества, возникновения, перехода, прекращения права, ограничения (обременения) прав на недвижимое имущество, а также договоров купли-продажи недвижимого имущества (договоров продажи недвижимости) и документов к ним (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и др.). Теперь их нужно хранить до ликвидации организации (ранее — 30 лет) (п. 450, 452 перечня N 140).
5. Установлен единый срок хранения в госорганах, всех организациях и у ИП:
— до минования надобности — учебно-программной документации образовательной программы совершенствования возможностей и способностей личности (п. 972 перечня N 140).
Примечание
Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения организациями, ИП, в делопроизводстве которых эти документы образовались, определяется самостоятельно (примечание 6 к перечню N 140);
— 3 года — учебно-программной документации обучающих курсов (лекториев, тематических семинаров, практикумов, тренингов, офицерских курсов и иных видов обучающих курсов) (п. 974 перечня N 140);
— 5 лет — следующих документов (см. таблицу 5):
Таблица 5
| Вид и название документов | Норма перечня N 140 |
Примечание |
| Обращения граждан, в том числе ИП, и юрлиц и документы, связанные с их рассмотрением | п. 85 | Ранее в организациях, комплектующих госархивы, срок хранения был 5 лет ЭПК.
Также установлено, что предложения по улучшению деятельности организаций, ИП, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества должны храниться 10 лет ЭПК (ранее — постоянно) |
| Расчеты часов и объема учебной работы | п. 736 | Ранее в организациях, комплектующих госархивы, срок хранения этих документов был постоянным, в организациях, не комплектующих госархивы, — 10 лет, а в иных организациях, не комплектующих госархивы, и у ИП — 30 лет |
| Документы об изучении, анализе и оценке состояния учебно-методической, воспитательной работы, мерах по ее совершенствованию, обобщении и распространении эффективного педагогического опыта (планы, отчеты, заключения, справки, информации и др.) | п. 739 | |
| Приветственные письма, телеграммы участникам (делегатам) съездов, пленумов, конференций, собраний общественных организаций <*> | п. 1253 | |
| Документы об организации и проведении конференций, семинаров, круглых столов, акций, встреч (протоколы, программы, планы, доклады, информации и др.) <*> | п. 1258 | |
| Учебно-программная документация образовательных программ повышения квалификации руководящих работников и специалистов и повышения квалификации рабочих (служащих) | п. 969 | Ранее в организациях, комплектующих госархивы, срок хранения этих документов был постоянным, в организациях, не комплектующих госархивы, — до замены новыми, а в иных организациях, не комплектующих госархивы, и у ИП — 30 лет |
| Учебно-программная документация образовательной программы стажировки руководящих работников и специалистов | п. 970 | |
| Учебно-программная документация образовательной программы подготовки лиц к поступлению в учреждения образования Республики Беларусь | п. 971 | |
| Учебно-программная документация образовательной программы специальной подготовки, необходимой для занятия отдельных должностей служащих | п. 973 | |
| Учебно-программная документация образовательной программы курсов целевого назначения | п. 975 | |
| Учебно-программная документация образовательной программы репетиционного тестирования | п. 976 |
———————————
<*> В организациях, комплектующих госархивы, — 5 лет ЭПК;
— 10 лет — следующих документов (см. таблицу 6):
Таблица 6
| Вид и название документов | Норма перечня N 140 |
Примечание |
| Документы о выполнении требований законодательства о контрольной (надзорной) деятельности (справки, обзоры, переписка) | п. 48 | Ранее в организациях, комплектующих госархивы, их нужно было хранить постоянно, в организациях, не комплектующих госархивы, — до минования надобности, а в иных организациях, не комплектующих госархивы, и у ИП — 30 лет |
| Журналы учета встреч с представителями организаций иностранных государств и (или) международных организаций | п. 1036 | Ранее в организациях, комплектующих госархивы, их нужно было хранить постоянно, в организациях, не комплектующих госархивы, — 5 лет, а в иных организациях, не комплектующих госархивы, и у ИП — 30 лет |
| Документы о состоянии работы с кадрами (докладные записки, отчеты, сводки, справки и др.) <*> | п. 656 |
———————————
<*> В организациях, комплектующих госархивы, — 10 лет ЭПК;
— 50 лет — журналов оттисков печатей и штампов (п. 1118 перечня N 140);
— 55 лет — документов о представлении выпускников учреждений общего среднего образования, спецшкол, спецшкол-интернатов, за исключением спецшкол, спецшкол-интернатов для учащихся с интеллектуальной недостаточностью, к получению аттестатов об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью (копии приказов, решений педсоветов, свидетельств об общем базовом образовании с отличием, ведомости годовых отметок и др.) (п. 808 перечня N 140);
— постоянный — документов о приеме в эксплуатацию (регистрации) защитных сооружений гражданской обороны (акты, заключения и др.) (п. 1207 перечня N 140). Ранее постоянно их хранить должны были только организации, комплектующие госархивы (графа 3 п. 1207 перечня N 140 в прежней редакции).
3. Условия хранения отдельных документов
Изменены особенности приема, дополнительные условия выделения отдельных документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока (см. таблицу 7) (графа 6 перечня N 140, примечание 3 к перечню N 140).
Таблица 7
| Вид и название документов | Норма перечня N 140 |
Стало | Было |
| Дела фондов (паспорта архивов организаций, историко-архивные справки к фондам, акты проверки наличия и состояния дел фонда, листы проверки наличия и состояния дел фонда, акты приема-передачи документов и дел на постоянное хранение, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях дел (документов) и др.) | п. 127 | Хранятся в организациях | — |
| Списки, листы, карточки фондов | п. 128 | ||
| Акты приемки в эксплуатацию законченных строительством, реконструкцией, реставрацией зданий (сооружений) | п. 1124 | ||
| Акты приемки в эксплуатацию законченных модернизацией, ремонтом зданий (сооружений) | п. 1140 | ||
| Документы о переоценке основных средств, не завершенных строительством объектов, неустановленного оборудования (протоколы, акты, отчеты и др.) | п. 192 | Не менее 1 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 процентов, не являющихся источниками комплектования госархивов. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет после переоценки | Не менее 1 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет после переоценки |
| Отчеты учреждений образования о работе за четверть, полугодовые, семестровые | подп. 732.2 п. 732 | При отсутствии годовых в государственных и негосударственных учреждениях образования, являющихся источниками комплектования госархивов, — постоянно. В государственных учреждениях образования, не являющихся источниками комплектования госархивов, — 10 лет. В негосударственных учреждениях образования, не являющихся источниками комплектования госархивов, — 30 лет | При отсутствии годовых — постоянно. В государственных учреждениях образования, не являющихся источниками комплектования госархивов, — 10 лет. В негосударственных учреждениях образования, не являющихся источниками комплектования госархивов, — 30 лет |
| Документы о госаккредитации, подтверждении госаккредитации учреждения образования, иной организации, которой в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, на соответствие заявленному виду, по каждой специальности, профилю образования, направлению образования (заявления, информации, заключения, копии приказов, сертификатов и др.) | п. 874 | — | После ликвидации учреждения образования |
| Аттестационные дела лиц, которым присуждена ученая степень кандидата наук | подп. 1018.2 п. 1018 | — | В советах по защите квалификационных научных работ (диссертаций) на соискание ученых степеней кандидата наук — постоянно |
| Аттестационные дела лиц, которым присвоены ученые звания профессора и доцента | подп. 1018.3 п. 1018 | — | В учреждениях научно-ориентированного образования, представивших документы на присвоение ученых званий, — постоянно |
| Договоры, соглашения о научно-техническом, экономическом и культурном сотрудничестве с организациями иностранных государств и (или) международными организациями | п. 1040 | После окончания срока действия договора, соглашения, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 процентов, не являющихся источниками комплектования госархивов. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет после окончания срока действия договора, соглашения | После окончания срока действия договора, соглашения, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет после окончания срока действия договора, соглашения |
| Документы о выполнении договоров, соглашений о научно-техническом, экономическом и культурном сотрудничестве с организациями иностранных государств и (или) международными организациями (отчеты, обзоры, информации, справки, сведения и др.) | п. 1042 | ||
| Акты уничтожения печатей и штампов | п. 1121 | При отсутствии журналов оттисков печатей и штампов — 50 лет | При отсутствии журналов оттисков печатей и штампов — постоянно. В организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, — до замены новыми |
| Документы о состоянии денежного обращения (справки, таблицы, анализы, переписка и др.) | п. 316 | — | Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет |
4. Новые названия документов
Изменены названия отдельных видов документов (см. таблицу 8).
Таблица 8
| Название документа | Норма перечня N 140 |
|
| Стало | Было | |
| Журналы регистрации результатов проверки качества средств индивидуальной защиты | Журналы регистрации проверки качества средств индивидуальной защиты | графа 2 п. 599 |
| Техническая и эксплуатационная документация | Программные продукты, техническая и эксплуатационная документация к ним | графа 2 п. 1057 |
| Общеобъектовые инструкции по пожарной безопасности | Инструкции по пожарной безопасности | графа 2 п. 1145 |
5. Исключенные документы
Из перечня N 140 удален ряд документов и, соответственно, сроки их хранения (см. таблицу 9).
Таблица 9
| Вид и название документов, удаленных из перечня N 140 с 22.01.2023 | Пункт перечня N 140 |
| Указания руководителей организаций | п. 21 |
| Проекты указаний руководителей организаций | п. 23 |
| Регистрационно-контрольные формы регистрации указаний | п. 122 |
| Карточки учета форм использования документов | п. 157 |
| Планы социально-экономического развития организаций | п. 167, 171, 177 |
| Журналы учета выдачи удостоверений:
— участника ликвидации последствий катастрофы на ЧАЭС; — потерпевшего от катастрофы на ЧАЭС |
п. 616, 617 |
| Отчеты учреждений образования об итогах образовательного процесса | п. 733 |
| Документы о сотрудничестве детских и молодежных общественных объединений Республики Беларусь с молодежными организациями иностранных государств, об организации и проведении тематических молодежных форумов (протоколы, программы, планы, доклады, переписка и др.) | п. 953 |
| Отчеты о работе советов по защите квалификационных научных работ (диссертаций) на соискание ученых степеней кандидата наук и доктора наук | п. 1017 |
| Инструкции по эксплуатации систем противопожарного водоснабжения и установок пожарной автоматики | п. 1146 |
| Инструкции по обеспечению эвакуации людей (на объектах с массовым пребыванием людей) | п. 1148 |
| Паспорта пожарной безопасности организаций | п. 1150 |
| Журналы учета сдачи помещений на автоматический режим установки газового пожаротушения | п. 1165 |
| Документы аварийных комиссий (акты, заключения, донесения, протоколы и др.) | п. 1220 |
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
