С 21.10.2021 вступают в силу Правила N 190, которые регламентируют работу с документами в электронном виде в госархивах (п. 2 постановления N 190).

Напомним, что госархивы принимают документы от организаций, которые являются их источниками комплектования (далее — организация). Список таких организаций составляет сам госархив (ч. 1, 2 п. 115 Правил работы госархивов). В архив передаются документы, имеющие признаки, определенные главой 7 Правил работы госархивов.

Госархивы принимают документы в электронном виде (в том числе электронные документы) с использованием информационной системы архива электронных документов (ИС АЭД).

В настоящее время действует Регламент работы ИС АЭД. Правила N 190 регламентируют работу госархива с использованием данной системы. В частности, установлен порядок:

— комплектования госархива документами в электронном виде;

— хранения таких документов в госархиве;

— учета документов в электронном виде;

— пользования архивными документами.

Некоторые нормы Правил N 190 коснулись действий организаций при передаче электронных дел в госархив. Рассмотрим их далее.

1. Для передачи электронных дел постоянного хранения организация должна составить опись электронных дел постоянного хранения (далее — опись). Форма данной описи приведена в приложении 1 к Правилам N 190 (ч. 1 п. 20 Правил N 190).

Такую опись нужно согласовать (ч. 2 п. 20 Правил N 190):

— с центральной экспертной комиссией организации;

— экспертно-методической комиссией госархива (ЭМК).

ЭМК оценивает правильность составления описи. При этом проверяются (ч. 4 п. 20 Правил N 190):

— номера электронных дел;

— заголовки электронных дел, полнота состава документов в электронном виде;

— крайние даты электронных дел;

— количество и объем документов в электронном виде в каждом электронном деле.

Если у ЭМК будут замечания и (или) предложения, о необходимости доработки информируется организация, составившая опись. После доработки с учетом замечаний и (или) предложений опись снова согласовывается ЭМК (ч. 5 п. 20 Правил N 190).

Согласованные с ЭМК описи утверждаются руководителем организации (п. 27 Регламента работы ИС АЭД).

2. Электронные дела передаются по графику передачи электронных дел на постоянное хранение. Данный график составляется госархивом совместно с архивами организаций после поступления утвержденных описей. О дате и времени передачи документов госархив проинформирует организацию посредством передачи XML-пакета через ИС АЭД (п. 16 Правил N 190). Передавать документы необходимо только в период, указанный в XML-пакете (ч. 1 п. 28 Регламента работы ИС АЭД).

3. Утверждена форма акта приема-передачи электронных дел на постоянное хранение, размещенная в приложении 2 к Правилам N 190 (п. 24 Правил N 190). Напомним, что этот документ утверждается руководителем госархива и передается организации через ИС АЭД. Руководитель организации также должен утвердить данный акт приема-передачи, после чего он возвращается в госархив посредством ИС АЭД. После этого прием документов на постоянное хранение считается завершенным (п. 29 Регламента работы ИС АЭД).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex