ООО «ЮрСпектр» провело аудиториум ilex на тему «Первичные учетные документы единолично: составляем правильно, учитываем новшества». В рамках мероприятия слушатели задавали вопросы. Ответы на наиболее интересные из них представлены в статье.

Вопрос 1: Можно ли считать первичным учетным документом (далее — ПУД) двусторонний документ, оформленный между белорусскими организациями — не резидентами Парка высоких технологий (далее — ПВТ), где одна из сторон поставила печать и подпись и передала по факсу другой стороне с формулировкой: настоящий акт считать действительным с факсимильной копией печати и подписи?

Ответ: Для белорусских организаций, которые не являются резидентами ПВТ, законодательством не предусмотрено использование в ПУД факсимильного воспроизведения подписей и печатей. Можно передать такой документ для целей оперативного внесения информации в учет, но в конечном итоге для подтверждения такой отраженной в бухгалтерском учете операции должно быть обеспечено наличие:

1) либо должным образом оформленного двустороннего ПУД (с подписью, печатью, если она используется в организации);

2) ПУД в электронной форме;

3) в определенных ситуациях ПУД, составленного единолично (п. 1, 6, 7 ст. 10 Закона N 57-З, п. 14 Указа N 29, п. 1 постановления N 13).

Например, в договоре на оказание услуг, заключенном в письменной форме, указали, что составляется ПУД единолично. Белорусская организация получила документ по факсу, как в описанной ситуации. В таком случае этот документ может служить в качестве информации, на основании которой эта организация может составить свой единоличный ПУД, а также для подтверждения сведений в таком ПУД ( абз. 2 п. 1, п. 1-1 постановления N 13). Но полученный по факсу документ, в рамках действующего законодательства, не будет соответствовать требованиям, предъявляемым к ПУД ст. 10 Закона N 57-З.

Примечание
При оформлении ПУД резидентами ПВТ допускается использование факсимильного воспроизведения подписи, электронной цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи (ч. 4 п. 20 Положения о ПВТ N 12).

Вопрос 2: В организации есть единолично составленный акт об оказанных услугах и полученная от контрагента факсимильная копия этого акта, где присутствуют подписи двух сторон. Возможность единоличного оформления акта предусмотрена в договоре оказания услуг, заключенном с контрагентом в письменной форме. На основании какого документа хозяйственная операция отражается в учете (единолично составленного акта или его факсимильной копии)?

Ответ: По общему правилу каждая хозяйственная операция должна подтверждаться ПУД, составленным в соответствии с законодательством (п. 1, 2 ст. 10 Закона N 57-З). В определенных случаях такой ПУД может быть оформлен единолично (п. 14 Указа N 29, п. 1 постановления N 13, п. 3 НСБУ N 16,  абз. 2 ч. 2 п. 20 Положения о ПВТ N 12). Одним из таких случаев является оказание услуг по договору, заключенному в письменной форме, в котором предусмотрено единоличное составление ПУД (абз. 2 п. 1 постановления N 13).

Таким образом, в описанной ситуации организация имеет право на единоличное оформление ПУД и это право предусмотрено в договоре оказания услуг. Она реализовала данное право, составив акт в одностороннем порядке. В таком случае все другие документы (факсимильная копия акта, информация по электронной почте и др.) будут рассматриваться в качестве подтверждения информации, которую организация использовала при составлении своего единоличного ПУД (п. 1-1 постановления N 13). Следовательно, оформленный должным образом единоличный (односторонний) акт и будет тем ПУД, на основании которого хозоперация отражается в учете.

Вопрос 3: Можно ли с 05.12.2021 арендатору составлять единоличный ПУД по перевыставляемым ему арендодателем коммунальным услугам? Относятся ли они к затратам на содержание и эксплуатацию имущества для целей применения постановления N 13?

Ответ: Стоит сказать, что при аренде государственного недвижимого имущества в соответствии с Положением N 433 «коммунальные услуги» (подп. 2.3 п. 2 Положения N 433) и «затраты на содержание и эксплуатацию» (подп. 2.7 п. 2 Положения N 433) — это разные понятия. Существует мнение, что в целях применения норм постановления N 13 следует руководствоваться таким же подходом. Однако, полагаю, что узкоспециализированный подход и терминология, которые предусмотрены законодательством в целях возмещения арендаторами государственного недвижимого имущества определенных в Положении N 433 расходов, в целях составления ПУД в рамках постановления N 13 не применяются.

То есть термины и определения, установленные постановлением N 13, применяются исключительно для целей данного постановления.

Для целей бухгалтерского учета, который не является предметом регулирования постановления N 433, и, в частности, для целей постановления N 13, полагаю, следует исходить из общих для всех организаций норм ГК.

Так, в соответствии с п. 2 ст. 587 ГК арендатор в общем случае обязан нести расходы на содержание арендованного имущества. Поскольку данная норма ГК не разделяет понятия «коммунальные услуги» и «расходы на содержание имущества», а оперирует общим понятием «расходы на содержание», которое включает в себя все виды расходов, связанные с содержанием арендованного (переданного в аренду) имущества, в том числе и коммунальные расходы, то по перевыставляемым арендодателем коммунальным услугам арендатор вправе с 05.12.2021 оформлять единоличный ПУД на основании абз. 4 п. 1 постановления N 13. Но реализовать данное право можно только в том случае, когда возможность единоличного составления ПУД будет предусмотрена в договоре аренды, заключенном в письменной форме.

При этом также следует отметить, что арендатор не сможет составить такой ПУД единолично без коммуникации (взаимодействия) с арендодателем, так как у него отсутствует необходимая для этого информация о структуре и размерах понесенных расходов (как правило, такая информация должна быть ежемесячно).

Однако, при этом для целей составления единоличного ПУД арендатором арендодатель может передавать такую информацию по электронной почте, по факсу, с использованием мессенджеров и т.п., т.е. не составляя как ранее «бумажный» документ.

Иными словами, рассматриваемая норма постановления N 13 не позволяет арендатору «обойтись без арендодателя», однако, просто облегчает и ускоряет у арендатора процесс составления и наличия ПУД для целей отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

При этом, по мнению автора, у арендатора все равно останется проблема, связанная с возможностью отражения «расходов по содержанию» последним числом календарного месяца, так как, как и ранее, многие арендаторы получают документы по таким расходам от коммунальных, эксплуатационных и иных организаций, датированные следующим месяцем.

Вопрос 4: Условие о единоличном составлении ПУД содержится в публичном договоре подряда. Можем составлять ПУД единолично?

Ответ: По публичным договорам подряда возможно составление единоличного ПУД при условии, что такая возможность предусмотрена в договоре, который заключен сторонами в письменной форме (абз. 2 п. 1 постановления N 13). Обратите внимание, что далеко не все договоры подряда являются публичными. На практике, публичные договоры подряда между юридическими лицами являются достаточно редкими ситуациями. Договор подряда можно квалифицировать как таковой в том случае, когда он отвечает всем критериям, предусмотренным для публичного договора ст. 396 ГК. Отметим, что согласно п. 2 ст. 683 ГК прямо отнесен к публичным договорам договор бытового подряда, например, по пошиву одежды, ремонту (реставрации) изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней и т.п.

Вопрос 5: Организация хочет воспользоваться правом и составлять ПУД единолично по услугам связи. Нужно ли в договоре предусматривать возможность единоличного оформления ПУД?

Ответы на этот и другие вопросы аудиториума читайте в ilex.