---

Штатное расписание, должностная инструкция и трудовой договор (контракт) часто являются доказательствами в судебном споре, а также объектами проверок. Рассмотрим некоторые вопросы, которые обсуждались на семинаре «Основные ошибки в организации труда работников и ведении кадрового делопроизводства».

Какие требования предъявляются к штатному расписанию?

Во-первых, ст. 194 ТК обязывает иметь в каждой организации штатное расписание (ШР) как документ, определяющий трудовой распорядок для работников. Поскольку в законодательстве нет обязательной формы ШР, а примерная утратила силу еще в 2009 году, достаточно будет указать в ШР следующую информацию:

— наименование подразделения, должности, профессии;

— количество штатных единиц.

Именно это проверяют службы занятости. Другая информация, указываемая в ШР, в частности размеры окладов, является дополнительной, необязательной, хотя и очень удобной, например, для бухгалтерской службы. При этом наименование должности, профессии должно совпадать в ШР и трудовом договоре (контракте). К примеру, если в ШР есть должность «бухгалтер по заработной плате», то нельзя заключить трудовой договор по должности «бухгалтер».

Во-вторых, для придания ШР юридической силы необходимо соблюсти требования устава в части утверждения/согласования. В учредительных документах (уставах) большинства коммерческих организаций утверждение ШР относится к полномочиям единоличного исполнительного органа (директора). То есть утверждение такого документа — это обязанность директора, а не право. Также в зависимости от устава в организации может быть:

— одно или несколько ШР;

— ШР и структура организации (как отдельный документ).

Или может предусматриваться согласование с каким-либо органом либо собственником имущества.

В-третьих, должны присутствовать иные обязательные реквизиты документа в соответствии с законодательством о делопроизводстве <*>:

— наименование организации;

— дата документа;

— регистрационный индекс;

— подпись.

Если ШР является самостоятельным документом, включается отдельной позицией в номенклатуру дел, то гриф утверждения проставляется в виде «УТВЕРЖДАЮ» и все вышеперечисленные реквизиты должны присутствовать на самом ШР. В случае когда ШР утверждается приказом (гриф «УТВЕРЖДЕНО»), является приложением к нему, необходимо обеспечить наличие всех реквизитов именно на приказе.

Может ли штатное расписание не иметь номера?

Номер / регистрационный индекс является обязательным реквизитом ШР как самостоятельного документа или приказа об утверждении ШР <*>.

Поэтому будет ошибочно указывать «б/н» или порядковый номер с дробью — 7/1, 7/2, за исключением случаев, когда такая нумерация соответствует индексу по номенклатуре дел.

Как определить дату введения в действие штатного расписания?

Отметим, что дата документа (дата его подписания уполномоченным лицом) может не совпадать с остальными датами, например датой согласования, введения в действие, но ни в коем случае не должна быть ранее этих дат. Вопрос о правильном оформлении даты документа детально регламентируют п. 46 и 101 Инструкции о делопроизводстве.

При определении даты введения ШР в действие необходимо учитывать минимальные сроки предупреждения работников, установленные трудовым законодательством: не менее двух месяцев для сокращения численности или штата, одного месяца — при изменении существенных условий труда <*>.

Рекомендуем с осторожностью применять подп. 3.2 п. 3 Декрета N 5, согласно которому у руководителя есть право изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее чем за семь календарных дней.

В силу ч. 4 ст. 7 ТК в случае противоречия норм законодательства о труде равной юридической силы применяется норма, содержащая более льготные условия для работников. А декрет — это нормативный правовой акт, имеющий силу закона <*>.

На сегодня ТК содержит более льготные условия для работников. Поэтому лучше по-прежнему работников предупреждать не менее чем за месяц.

Вопрос Вадиму Александровичу: Суды не учитывают в данной ситуации ч. 3 ст. 10 Закона об НПА («В случае расхождения декрета или указа с законом закон имеет верховенство лишь тогда, когда полномочия на издание декрета или указа были предоставлены законом»)?

Суд может учесть эту норму тогда, когда ему это выгодно. Чтобы не плодить дополнительные документы об изменении ШР, для оптимизации документооборота иногда в ШР по отдельным должностям, профессиям также может указываться дата их введения (например, с 21.01.2019) или выведения из ШР (например, до 31.01.2019).

Через какой период времени после окончания срока контракта с работником можно вывести его должность из штатного расписания?

В законодательстве такие сроки не установлены. Но чтобы суд не расценил данное выведение должности из ШР как сокращение штата, стоит организационно и документально подтвердить, что функционал по данной должности перераспределен между другими работниками.

Обязательно ли руководствоваться Примерной формой контракта с работником?

Примерная форма облегчает работу, но обязательные сведения и условия контракта содержатся в ст. 19 ТК, п. 2 Декрета N 29 и других документах. Некоторые условия данной формы контракта могут повлечь дополнительные расходы нанимателя в случае судебного спора. Например, если оставить без изменений подп. 22.2 п. 22 Примерной формы, то работник при расторжении контракта может потребовать компенсацию в размере пяти среднемесячных заработных плат. И суд удовлетворит такое требование. Если наниматель не готов к повышенному размеру компенсации, то формулировка в контракте должна быть без слов «минимальная», «не менее».

Также не обязательно дословно повторять формулировку подпункта 7.5 п. 7 Примерной формы, а можно трансформировать ее в обязанность нанимателя выдавать работнику заработную плату в сроки и размерах, установленных настоящим контрактом. Это сделает более определенными условия контракта. Ведь именно за нарушение его условий работник может требовать досрочного расторжения контракта с выплатой компенсации в размере не менее трех среднемесячных зарплат.

Если сотруднику установлено неполное рабочее время, как это отражается в контракте?

В контракте указывается режим труда и отдыха, если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя. Условие о неполном рабочем времени всегда надо указывать в контракте. При этом не забывать об обязательном перерыве для отдыха и питания, который предоставляется в течение рабочего дня. Например, для работника с двухчасовым рабочим днем такой минимальный перерыв — 20 минут, и его нельзя сместить в конец работы <*>.

Как в контракте указать срок выплаты зарплаты?

Нельзя указывать диапазоны. Формулировка «с 20-го по 25-е число» будет ошибочной. Следует указывать конкретные даты, например 10-е и 25-е число. Не стоит жестко привязывать одну из дат к выплатам «за отчетный месяц». Иначе выплата премии за декабрь 10 января, а аванса 25 января уже будет расцениваться как нарушение сроков выплаты зарплаты (штраф до 100 БВ) <*>.

На что надо обратить внимание при подготовке должностных инструкций?

Главный раздел любой должностной инструкции — это «Обязанности работника», где надо обращать внимание на императивность формулировок. То есть это должны быть глаголы, которые отвечают на вопрос «что делает работник?» и позволяют сделать вывод, что работник нарушил, какую обязанность не выполнил.

Неправильная формулировка обязанности	Правильная формулировка
Несет ответственность за составление отчетов…	Составляет отчеты…
При необходимости проверяет правильность…	Проверяет правильность…