На сайте МНС размещено совместное разъяснение НАН, Минфина, МНС и Минсвязи от 29.03.2022 N 25-02/2102, 15-1-20/17, 8-2-11/00702, 05-09/1409 «О порядке внесения сведений в систему электронного документооборота», в котором определен порядок действий при подписании электронных накладных (в т.ч. при необходимости внесения в них изменений и (или) дополнений по результатам приемки товаров либо по иным причинам) в случае единоличного составления ПУД по постановлению Минфина N 13.
Напомним, что с 05.12.2021 в постановление Минфина N 13 были внесены изменения, расширяющие перечень случаев, когда организациям разрешено составлять ПУД единолично. В частности, теперь это допускается при отпуске товаров грузоотправителем (принятии товаров грузополучателем), являющимся участником электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)), с последующим внесением сведений об этих хозяйственных операциях в систему электронного обмена данными (EDI) в порядке, установленном законодательством.
Такая формулировка вызвала ряд практических вопросов у организаций — участников EDI.
В этой связи НАН, Минфин, МНС и Минсвязи определили возможный механизм работы организаций с электронными накладными в случае единоличного составления грузополучателем ПУД о принятии товаров. В разъяснении рассмотрены 2 ситуации с подписанием грузополучателем электронной накладной. Рассмотрим их более подробно.
При отсутствии необходимости внесения изменений и (или) дополнений в электронную накладную
Эта ситуация возникает, когда материально ответственное лицо (далее — МОЛ) грузополучателя из-за невозможности подписать электронную накладную при принятии товаров единолично составляет ПУД, подтверждающий совершение этой хозоперации. В таком случае указанный ПУД должен быть передан ответственному за подписание электронной накладной работнику грузополучателя. В разъяснении конкретизируется, что при формировании сообщения «Ответ на электронную товарно-транспортную накладную» (BLRWBR) («Ответ на электронную товарную накладную» (BLRDNR)), свидетельствующего о подписании электронной накладной, грузополучателю необходимо внести:
в поле «Принял грузополучатель» — сведения о МОЛ (должность, фамилию, инициалы) и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров (наименование, дату и номер документа);
в дополнительное поле электронной накладной — сведения об ответственном лице, обеспечивающем подписание электронной накладной (должность, фамилию, инициалы, подпись).
При необходимости внесения в электронную накладную изменений и (или) дополнений
Корректировка электронной накладной может быть вызвана результатами приемки товаров, а также другими причинами (несоответствием информации о средствах идентификации с фактически нанесенными на поступивший товар средствами идентификации, незаполнением грузоотправителем сведений о товарах, подлежащих прослеживаемости, и т.д.). В таких случаях грузополучатель помимо ПУД, единолично составленного МОЛ на принятие товаров, должен также оформить по результатам приемки товаров и другие документы, предусмотренные ч. 2 п. 31 или ч. 2 п. 47 ТНПА, свидетельствующие о причинах и необходимости корректировки полученной электронной накладной. Все эти документы передаются ответственному лицу грузополучателя для инициирования внесения изменений в электронную накладную.
Напомним, что корректировка электронной накладной проводится путем отмены грузоотправителем первоначальной накладной и составления новой (п. 55 ТНПА). В разъяснении уточняется, что для обеспечения взаимосвязи между ними информацию о номере отмененной электронной накладной необходимо указать в подразделе «Дополнительные поля накладной» сообщений BLRWBL для ЭТТН (BLRDLN для ЭТН). Эти сообщения формирует грузоотправитель (главы 7, 8 ТНПА). Новая электронная накладная должна быть составлена и направлена им грузополучателю в срок не позднее 10 рабочих дней с момента создания отменяемой электронной накладной.
Грузополучателю при формировании на новую электронную накладную сообщения «Ответ на электронную товарно-транспортную накладную» (BLRWBR) («Ответ на электронную товарную накладную» (BLRDNR)) необходимо внести:
в поле «Принял грузополучатель» — сведения о МОЛ и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров;
в дополнительное поле электронной накладной — информацию о документах, оформленных при принятии товаров (наименование документа, дату составления документа, номер документа), а также сведения об ответственном лице, обеспечивающем внесение этой информации в электронную накладную (должность, фамилию, инициалы, подпись).
Отметим, что указанный в разъяснении порядок работы с электронными накладными применяется при условии его закрепления в локальных правовых актах организации.
