Для оптимизации расходов на транспортное обеспечение юридических лиц и с целью совершенствования использования служебных и специальных легковых автомобилей Правительство в постановлении N 179 установило два новых термина и дало их определения, а также некоторые иные нормы, которые регулируют вопросы централизованной доставки сотрудников госорганов, государственных и иных организаций на выездные мероприятия. Постановление N 179 вступило в силу 17.03.2023.

Постановлением N 179, в частности, установлено, что централизованная доставка на выездное мероприятие по общему правилу возлагается на юридическое лицо, ответственное за его проведение (абз. 2 подп. 1.2 п. 1 постановления N 179). Напомним, что постановление N 776 регулирует вопросы использования служебных и специальных легковых автомобилей. Использованная законодателем оговорка «как правило» означает, что из этого правила могут быть исключения, например доставка служебным транспортом приглашенной организации.

В свою очередь выездным признается мероприятие, проводимое за пределами населенного пункта, в котором расположено юрлицо, направляющее (командирующее) работников, об участии в котором им стало известно не позднее чем за два рабочих дня до даты его проведения (абз. 2 подп. 1.1 п. 1 постановления N 179).

Таким образом, можно выделить два условия, которые характеризуют мероприятие в качестве выездного и должны соблюдаться одновременно в обязательном порядке.

Среди них:

— проведение мероприятия вне границ населенного пункта, в котором расположена организация, работники которой приглашены в качестве участников;

— информация о проведении мероприятия должна быть получена работниками, участвующими в мероприятии, заблаговременно, как минимум за два рабочих дня. Другими словами, в данном случае дата уведомления работников имеет ключевое значение, она может совпадать с датой уведомления организации, в которой они работают, а может и не совпадать. Отсчет двух рабочих дней должен производиться от даты, когда именно работникам стало известно о выездном мероприятии. Акцентируем внимание на том, что срок получения информации о мероприятии исчисляется не в календарных, а в рабочих днях.

Справочно
Рабочие дни — это дни недели с понедельника по пятницу, на которые не приходятся дни, объявленные нерабочими, а также выходные дни, на которые перенесены рабочие дни.

Отметим также, что срок выдачи аванса командируемому работнику законодательством не определен. Однако выдавать аванс целесообразно заранее, например за несколько дней до начала командировки. Это позволит исключить претензии со стороны работника, поскольку он сможет произвести необходимые расходы до отъезда в командировку за счет средств аванса (см. разъяснение специалиста Минтруда и соцзащиты).

Таким образом, для того чтобы мероприятие признавалось выездным, информация о нем должна быть получена работниками, участвующими в мероприятии, как минимум за два полных рабочих дня до его начала, поскольку в норме не указано иное, а также оно должно проходить вне населенного пункта, где расположена организация, которая командирует (направляет) своих работников. Постановление N 179 не регулирует вопросы надлежащего уведомления работников. Наниматель вправе определить это самостоятельно. Например, уведомлять работников можно в журнале учета командировочных удостоверений либо в самом письме-приглашении.

Проиллюстрируем оба условия выездного мероприятия на примерах.

Пример 1

Ситуация 1

Приглашение об участии в праздничном выездном мероприятии в замковом комплексе г.п. Мир поступило от организатора в гродненскую организацию 17.03.2023 в 12:00. В нем указано, что его начало назначено на 14:00 25.03.2023. Для участия в нем пригласили пять сотрудников гродненской организации. Командируемые работники были ознакомлены об участии в мероприятии 21.03.2023.

В указанной ситуации два условия организатором были соблюдены.

Ситуация 2

В связи с отказом прибыть на научно-практическую конференцию представителей Польши и Литвы для участия в выездном мероприятии в экстренном порядке были приглашены пять сотрудников минской организации. Приглашение об участии в торжественном мероприятии в дворцово-парковом комплексе г. Несвиж было направленно телеграммой, она поступила от организатора мероприятия в минскую организацию 17.03.2023 в 19:45 по окончании рабочего дня. В ней указано, что мероприятие назначено на 12:00 21.03.2023. Работники были ознакомлены об участии в мероприятии только 20.03.2023 в 13:00.

В указанной ситуации условие о своевременности информирования работников не было соблюдено, поскольку они узнали о мероприятии с опозданием.

Ситуация 3

Приглашение об участии в праздничном мероприятии в замковом комплексе г.п. Мир поступило от организатора в гродненскую организацию 05.05.2023 в 12:00. В нем указано, что начало мероприятия в 14:00 09.05.2023. Для участия в мероприятии пригласили пять сотрудников гродненской организации, работники были ознакомлены об участии 05.05.2023 к концу рабочего дня. При этом 6 — 8 мая 2023 г. приходятся на выходные (нерабочие) дни.

Это мероприятие нельзя считать отвечающими условиям выездного, т.к. об участии в мероприятии стало известно менее чем за два рабочих дня.

Централизованной признается доставка из одного населенного пункта, в котором расположено юрлицо, в другой населенный пункт, в котором проводится выездное мероприятие, если в качестве участников выездного мероприятия доставляется не менее четырех человек (абз. 3 подп. 1.1 п. 1 постановления N 179). Больше можно сколько угодно, однако минимальная численность при централизованной доставке из одного населенного пункта — четыре человека.

Полагаем, в том случае, если организатор мероприятия централизованно доставляет из одного населенного пункта представителей нескольких юрлиц, расположенных в этом населенном пункте, то численность участников (минимум четыре человека) суммируется.