Вопрос: Нужно ли в 2019 году прописывать в учетной политике организации состав представительских расходов с учетом того факта, что данные расходы с 2019 года являются нормируемыми?

Ответ: Состав представительских расходов целесообразно прописать в учетной политике.

Еще в 2011 году письмом Минфина от 21.01.2011 N 05-1-26/878 было разъяснено, что организации вправе самостоятельно определять перечень расходов на представительские цели, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности. Документом, определяющим такой перечень, по нашему мнению, может быть локальный нормативный акт, принятие которого осуществляется в рамках учетной политики организации.

Вопросы бухгалтерского и налогового учетов представительских расходов были дополнительно разъяснены в письме МНС от 11.07.2017 N 2-2-10/01238 и письме Минфина от 25.08.2017 N 15-1-17/311.

Письмо МНС от 11.07.2017 N 2-2-10/01238 разъясняет, что к представительским расходам целесообразно относить расходы организации на официальный прием представителей других организаций, отдельных лиц в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (наблюдательного совета) иного органа управления плательщика, кроме исполнительных органов, и приводит возможный перечень представительских вопросов:

— проживание в гостиницах;

— питание (завтрак, обед, ужин, кофе-паузы);

— транспортные услуги;

— проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях;

— культурные мероприятия;

— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;

— приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях;

— аренду помещения для проведения представительских мероприятий.

При этом обращено внимание, что указанный перечень представительских расходов не является исчерпывающим, в их состав могут быть включены и иные обоснованные и документально подтвержденные расходы.

Вместе с тем при рассмотрении вопроса об отнесении расходов по проведенному представительскому мероприятию в состав затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль, следует исходить из их необходимости в процессе осуществления предпринимательской деятельности; проведение таких мероприятий должно быть направлено на развитие, расширение, сохранение стабильности осуществляемой предпринимательской деятельности, привлечение новых контрагентов. При этом не имеет значения, достигнуты ли в ходе проведения представительских мероприятий соглашения и заключены ли договоры.

Особое внимание следует обратить на нормы подп 2.5 ст. 171 НК. В 2019 года к нормируемым затратам относятся в составе прочих затрат  представительские расходы <*>.

Совокупный размер учитываемых при налогообложении прочих затрат не может превышать 1% выручки от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и сумм доходов, указанных в подп. 3.18 ст. 174 НК (доходы от операций по сдаче в аренду (передаче в финансовую аренду (лизинг)), иное возмездное или безвозмездное пользование имущества), с учетом налога на добавленную стоимость (для банков — от суммы доходов, определяемой в соответствии со ст. 176 НК, за вычетом доходов, относящихся в соответствии с НК ко внереализационным доходам, кроме сумм доходов, указанных в подп. 3.18 ст. 174 НК) <*>.

При этом перечень представительских расходов НК не определен, и его целесообразно закрепить в учетной политике.

Во-первых — знать что такое представительские расходы нужно не только для целей налогового учета. От правильной классификации зависят и бухгалтерский учет, и налоги от фонда оплаты труда. Если расходы не будут признаны представительскими, то соответствующие хозяйственные операции могут быть расценены как подарок (материальная помощь) с соответствующим налогообложением и т.п.

Во-вторых — для целей налогового учета по налогу на прибыль не просто 1% выручки можно включать в затраты. Прочие затраты (нормируемые) можно признавать только по закрытому перечню, определенному п. 2 ст. 171 НК, куда входят и представительские расходы <*>. А чтобы понять, что у организации относится к представительским расходам, целесообразно в учетной политике предусмотреть соответствующий перечень.