Организации по тем или иным причинам может понадобиться провести на складе инвентаризацию товаров, поступивших от конкретного поставщика. Для этого руководитель организации издает соответствующий приказ.

Пояснения к оформлению приказа

1. Организации обязаны в ряде случаев проводить инвентаризацию. К ним, например, относятся (п. 2 ст. 13 Закона N 57-З):

реорганизация или ликвидация организации;

смена материально ответственных лиц (МОЛ);

выявление фактов хищения и (или) порчи имущества.

Инвентаризация также проводится по решению руководителя организации (абз. 3 п. 4 Инструкции N 180). Такое решение он может принять, например, если поставщик был реорганизован.

Об этом оформляется соответствующий распорядительный документ — как правило, приказ. Его можно оформить согласно примерной форме либо разработать свою (приложение 1 к Инструкции N 180).

2. В приказе, помимо прочего, отражают (ч. 3 п. 8, ч. 1 п. 12 Инструкции N 180):

— причину инвентаризации;

— товары, подлежащие инвентаризации. В нашем случае это товар, поступивший от определенного поставщика (юрлица);

— срок проведения инвентаризации;

— состав инвентаризационной комиссии.

3. В состав инвентаризационной комиссии необходимо включать опытных специалистов в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющих необходимые навыки, знания (ч. 8 п. 12 Инструкции N 180). Отметим, что минимальное количество членов комиссии законодательно не установлено.

Обратите внимание!
Материально ответственное лицо (МОЛ) не может инвентаризировать товары, которые находятся у него в подотчете (ч. 2 п. 13 Инструкции N 180).

В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии нельзя назначить (ч. 1 п. 13 Инструкции N 180):

— МОЛ;

— работника ревизионной службы;

— одного и того же работника два раза подряд у одних и тех же МОЛ.

Примечание
Если организация крупная, то в ней могут быть созданы постоянно действующие рабочие инвентаризационные комиссии и центральная инвентаризационная комиссия (ч. 3 п. 12 Инструкции N 180). В таком случае руководитель организации может поручить проведение инвентаризации товаров, поступивших от одного конкретного поставщика, определенной рабочей инвентаризационной комиссии, издав об этом соответствующий приказ.

4. После издания приказа ведется обычная подготовка к инвентаризации. В бухгалтерию представляются документы, подтверждающие движение товаров, подлежащих инвентаризации (п. 21 Инструкции N 180; абз. 13 ст. 1, п. 1 ст. 13 Закона N 57-З).

Бухгалтерия обрабатывает документы, фиксирующие движение товаров, проводит их в учете и выводит остатки товаров на дату начала инвентаризации. Затем эти остатки заносят в инвентаризационные описи. Описи составляют как минимум в двух экземплярах (ч. 1 п. 21, ч. 1 п. 23 Инструкции N 180).

Результаты инвентаризации отражают в инвентаризационных описях или актах инвентаризации по установленным формам. Если организации недостаточно содержащейся в них информации, она вправе применять формы, которые разработает и утвердит самостоятельно (п. 23 Инструкции N 180).

Сличительные ведомости оформляют, если при инвентаризации обнаружены отклонения. Кроме того, по каждому случаю выявленных отклонений комиссия берет объяснения от МОЛ (п. 70 Инструкции N 180).

5. При оформлении приказа необходимо соблюдать требования, установленные Инструкцией по делопроизводству. Приказ оформляется на общем бланке организации. И, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (ч. 1 п. 19, ч. 1 п. 23, ч. 1 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

В констатирующей части приказа указывается НПА и ЛПА (при наличии), на основании (во исполнение) которого издается приказ (ч. 3 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», а заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом не допускается использовать формулировку «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» (ч. 1, 6 и 11 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

6. Перечень должностных лиц, структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с приказом, может быть указан (ч. 13 п. 99 Инструкции по делопроизводству):

— на лицевой стороне последнего листа документа;

— оборотной стороне последнего листа документа;

— отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…».

7. Проект приказа в обязательном порядке должен быть согласован юридической службой организации (п. 100 Инструкции по делопроизводству).

8. После подписания приказа он регистрируется, т.е. ему присваивается регистрационный индекс. Регистрационным индексом является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года (подп. 139.1 — 139.2 п. 139, ч. 1 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

9. Приказ о проведении инвентаризации товаров от одного поставщика относят к приказам по основной деятельности и хранят постоянно (ч. 1 ст. 98 Инструкции по делопроизводству, подп. 21.1 п. 21 перечня N 140).

Общество с ограниченной ответственностью «Радуга»

ПРИКАЗ

ДД.ММ.ГГГГ N 35

г. Минск

О проведении на складе инвентаризации товаров, поступивших от общества с ограниченной ответственностью «Лето»

В соответствии с абзацем 7 пункта 2 статьи 13 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 N 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», а также абзацем 3 п. 4 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180, в целях документального подтверждения наличия, состояния и оценки товаров, поступивших от общества с ограниченной ответственностью «Лето»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести на складе ООО «Радуга» инвентаризацию товаров, поступивших от ООО «Лето» по состоянию на ДД.ММ.ГГГГ.

2. Создать для проведения инвентаризации рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель комиссии	—	начальник торгового отдела Соколов А.В.
Члены комиссии:	1.	Бухгалтер I категории Соболева А.А.
	2.	Экономист I категории Артемов А.Б.
	3.	Товаровед I категории Смирнова С.А.

3. Главному бухгалтеру Смолячковой О.А. провести инструктаж членов комиссий по порядку проведения инвентаризации.

4. Юрисконсульту Иванову А.В. оказывать методическую помощь рабочей комиссии по вопросам проведения инвентаризаций.

5. Рабочей инвентаризационной комиссии:

провести инвентаризацию и оформить ее результаты;

провести проверку фактического наличия товаров, поступивших от ООО «Лето» при обязательном участии материально ответственных лиц, получить от них объяснительные записки о причинах выявленных инвентаризацией излишков, недостач, порчи товаров;

подготовить предложения по регулированию результатов инвентаризации и представить их на рассмотрение директора ООО «Радуга» вместе с материалами инвентаризации не позднее ДД.ММ.ГГГГ.

6. Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию ООО «Радуга» не позднее ДД.ММ.ГГГГ.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника торгового отдела Соколова А.В.

Директор общества	Подпись	С.В.Киршанов
Юрисконсульт Подпись А.В.Иванов ДД.ММ.ГГГГ
С приказом ознакомлены:	Подпись	А.Б.Артемов ДД.ММ.ГГГГ
	Подпись	О.А.Смолячкова ДД.ММ.ГГГГ
	Подпись	С.А.Смирнова ДД.ММ.ГГГГ
	Подпись	А.В.Соколов ДД.ММ.ГГГГ
	Подпись	А.А.Соболева ДД.ММ.ГГГГ

Примечание
Образец приказа приведен в качестве примера. Организации могут брать его за основу при издании собственного приказа.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex