При отсутствии кворума общее собрание участников хозобщества (далее — общее собрание, собрание) считается неправомочным. Рассмотрим ситуации, в которых чаще всего это происходит. Разберемся, каким документом и как следует оформлять данный факт.

Общее собрание неправомочно

В случаях и порядке, установленных законодательством и уставом, созываются и проводятся очередные и внеочередные общие собрания <*>. Такие собрания могут проводиться как в очной форме, так и в заочной, а при необходимости — в смешанной. При смешанной форме участникам предоставляется право проголосовать по вопросам повестки дня либо во время присутствия на собрании, либо путем письменного опроса (заочного голосования) <*>.

Для того, чтобы принять решение по вопросам, вынесенным на повестку дня, необходимо обеспечить правомочность общего собрания участников хозобщества. Это означает, что они должны обладать в совокупности более чем 50% голосов от общего количества голосов, принадлежащих участникам, если уставом не предусмотрено для кворума большее число голосов <*>.

Обратите внимание!
На практике не являются редкими случаи, когда для решения вынесенного на повестку дня вопроса недостаточно кворума. Это возможно в ситуации, когда на собрание явились участники, обладающие в совокупности более чем 50% от общего количества голосов, принадлежащих участникам хозобщества. Однако для решения вопроса, вынесенного на повестку дня, не было набрано достаточное количество голосов. В этой ситуации общее собрание участников признается состоявшимся, лишь решение по определенному вопросу повестки дня считается непринятым.

Нередко общее собрание признается неправомочным, потому что принимать решение по вопросам, вынесенным на повестку дня, попросту некому. Причины для этого могут быть разными, в частности:

— на общее собрание не явились надлежащим образом извещенные участники хозобщества;

— на собрание явились участники, не обладающие в совокупности количеством голосов, необходимых для кворума <*>;

— лица, имеющие право на участие в общем собрании, по вопросам повестки дня не выразили свое мнение, т.е. не предоставили надлежащим образом оформленные бюллетени для голосования (при заочном голосовании <*>).

В таких ситуациях возникает вопрос: как правильно оформить юридический факт того, что общее собрание участников хозобщества не состоялось? Рассмотрим указанную проблему более подробно.

Каким документом оформляется

По результатам проведения общего собрания не позднее пяти дней после его закрытия составляется протокол <*>. Иного документа, который должен составляться по результатам проведения общего собрания участников, в том числе в случае, когда такое собрание не было правомочным, законодательством не предусмотрено.

Отметим, что любые организации независимо от формы собственности должны придерживаться правил делопроизводства, установленных законодательством <*>. Это касается и оформления протоколов <*>п. 103 — 110 Инструкции по делопроизводству). При этом следует соблюдать общие правила для оформления полей документа <*>, его реквизитов (гл. 4 Инструкции по делопроизводству) и текста <*>. Если документ создается при помощи технических средств (например, компьютера), полезно помнить о требованиях к шрифтам, интервалам и пр. <*>.

Текст протокола делится на вводную и основную части. В основной части всегда отражаются результаты решения вопросов повестки дня <*>.

В рассматриваемом случае вопросы повестки дня не могут быть решены по существу. Однако законодательство не предусматривает возможности отказаться от основной части протокола. В связи с этим полагаем, что она должна содержать информацию о том, что решения по повестке дня не были приняты ввиду отсутствия кворума. При этом данная информация должна иметь внешнее выражение в зависимости от формы протокола (полной, краткой или сокращенной) <*>.

Особенности ведения и оформления

Ведение протокола общего собрания осуществляет секретарь собрания, если это предусмотрено в уставе хозобщества. Там же должен быть указан порядок избрания либо назначения секретаря. В иных случаях ведение протокола общего собрания обеспечивает его председатель <*>.

Если иное не предусмотрено законодательством или уставом, председателем может быть <*>:

— лицо, осуществляющее полномочия единоличного исполнительного органа (директор, гендиректор <*>);

— председатель коллегиального исполнительного органа хозобщества (правления, дирекции <*>);

— председатель совета директоров (наблюдательного совета).

По общим правилам протокол подписывают (с визированием каждой страницы, включая решения, прилагаемые к протоколу) <*>:

— председатель;

— секретарь (при его наличии);

— не менее чем два члена счетной комиссии (при ее наличии) или, если это предусмотрено уставом, лица, принявшие участие в этом собрании;

— иные лица (по решению общего собрания).

Таким образом, чтобы разобраться с тем, кто ведет и подписывает протокол неправомочного общего собрания, в первую очередь необходимо обратиться к уставу хозобщества. Как правило, уставом предусматривается, что председательствовать на общем собрании может директор. Следовательно, если общее собрание не состоялось, директор ведет и подписывает протокол этого собрания, если уставом не предусмотрено иное.

Следует иметь в виду, что к протоколу прилагается список лиц, зарегистрировавшихся для участия в общем собрании, и (или) лиц, заполненные бюллетени которых получены в порядке, установленном уставом. При этом список зарегистрировавшихся лиц должен содержать их подписи <*>. Таким образом, в ситуации, когда общее собрание неправомочно по причине отсутствия кворума, явившиеся для участия лица все равно должны быть зарегистрированы, а соответствующие списки — оформлены в виде приложений к протоколу.

Обращаем внимание на то, что при отсутствии установленного кворума годовое общее собрание участников должно, а внеочередное — может быть проведено повторно с той же повесткой дня. При этом повторное собрание имеет кворум, если его участники обладают в совокупности более чем 30% от общего количества голосов, если уставом не предусмотрено для кворума большее число голосов <*>. В этой связи считаем целесообразным при подготовке извещения участников общества о проведении повторного собрания ссылаться как на протокол неправомочного собрания, так и на ч. 2 ст. 43 Закона о хозобществах.