Планируете направить работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь (далее — командировка)? Рассмотрим, как правильно ее оформить и какие действия нужно совершить.

1. До отъезда в командировку

1.1. Подтверждаем необходимость командировки

В случае необходимости наниматель может направить работника в командировку. При этом такую необходимость целесообразно документально подтвердить.

Подтверждением этому могут выступать, например, утвержденный план командировок, докладная записка непосредственного руководителя, приглашение от организации. Именно на основании таких документов в дальнейшем издается распорядительный документ о командировке (далее — приказ). Отметим, что пришедшие извне документы (например, приглашения) следует зарегистрировать <1>.

1.2. Получаем согласие работника

В некоторых случаях наниматель должен получить от работника согласие на командировку. Это касается командировок, длительность которых более 30 календарных дней. А при направлении отдельных категорий работников необходимо их согласие независимо от срока командировки. К таким работникам относятся <2>:

— женщины, опекуны (попечители), имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), или отцы, воспитывающие таких детей без матери;

— инвалиды.

Получить согласие работника целесообразно в письменной форме. В некоторых случаях письменная форма согласия обязательна (например, при направлении в командировку женщины, воспитывающей ребенка в возрасте от 3 до 14 лет).

Согласие может быть выражено различными способами. Например, работник может написать заявление или сделать запись о согласии в приказе.

1.3. Готовим задание на командировку

Задание на командировку (далее — задание) представляет собой документ, фиксирующий в первую очередь задачи, которые работник должен выполнить во время поездки. Наниматель самостоятельно решает, оформлять такой документ или нет, так как при направлении работника в командировку по Республике Беларусь он не обязателен. Вместе с тем, на наш взгляд, задание целесообразно оформить, поскольку это обеспечит надлежащее выполнение поставленных перед работником задач.

Оформляется задание в произвольной форме. При этом можно воспользоваться требованиями, предъявляемыми к заданию на заграничную командировку <3>. В организации целесообразно разработать бланк задания на локальном уровне и использовать его в дальнейшем при разработке соответствующей формы.

Задание, как правило, составляется до издания приказа. Его утверждает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо и знакомит с ним работника под подпись. Отметим, что задание может быть как индивидуальным (один документ для одного работника), так и групповым (один документ для нескольких работников). Соответственно, оно должно содержать подписи всех работников, для которых оно составлено.

Срок хранения задания — 3 года ЭПК после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля. Обращаем внимание, что отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения задания после проведения экспертизы ценности может продлеваться <4>. Место, где хранится задание, определяется в организации на локальном уровне (например, в положении о командировках можно определить местом хранения задания бухгалтерию).

1.4. Издаем приказ о командировке

Решение о направлении работника в командировку оформляется приказом <5>. Издает его руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо.

В приказ, в частности, включается следующая информация:

— ФИО командируемого сотрудника;

— должность (профессия) командируемого сотрудника;

— структурное подразделение, в котором трудится работник;

— срок командировки;

— место, куда направляется работник;

— цель поездки.

В качестве основания в приказе стоит указать документ, подтверждающий необходимость командировки (докладная записка, приглашение и др.).

Отметим, что УСОРД содержит унифицированную форму приказа. Однако придерживаться ее не обязательно, так как она носит рекомендательный характер. Вместе с тем приказ должен быть оформлен в соответствии с правилами делопроизводства <6>.

После издания приказа наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

Приказ является приказом по личному составу. В зависимости от продолжительности командировки его срок хранения и, соответственно, литера регистрационного номера разнятся (см. схему) <7>. Кроме того, такие приказы регистрируются и группируются в дела отдельно друг от друга <8>.

Схема

1.5. Оформляем командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение представляет собой документ, в котором ставятся отметки о выбытии и прибытии к месту командировки и обратно. Оно выдается по усмотрению нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Например, для госслужащих оно является обязательным <9>.

В зависимости от количества людей, направляемых в командировку, в оформлении и порядке выдачи командировочного удостоверения есть некоторые особенности (см. таблицу 1).

Таблица 1

Количество командируемых работников Форма командировочного удостоверения <10> Кому выдается <11>
1 приложение 1 к Инструкции N 35 командируемому работнику
2 и более 1) приложение 1 к Инструкции N 35

2) либо приложение 2 к Инструкции N 35

1) командируемому работнику

2) либо руководителю группы или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) нанимателя

2 и более в некоторых случаях* приложение 2 к Инструкции N 35 руководителю группы или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) нанимателя

<*> К таким случаям относится направление в командировку следующих групп работников <12>:
театрально-зрелищных организаций для подготовки, организации, показа и проведения спектаклей, концертов, выставок или иных публичных выступлений;
строительных бригад на строительные объекты;
торговых организаций при выездной торговле.
При этом для всех работников группы должны совпадать место и срок командировки, а также даты выбытия и прибытия к месту командировки и обратно.

Командировочное удостоверение подписывает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Отметка о выбытии проставляется работником, ответственным за оформление командировочных документов. Например, заведующим канцелярией, секретарем, работником кадровой службы. Такие отметки заверяются подписью, ее расшифровкой и печатью (штампом) с наименованием организации <13>.

На заметку
Если в командировочном удостоверении допущена ошибка (например, указана неверная дата выбытия), полагаем, в него можно внести исправление. Данная позиция обусловлена тем, что законодательство допускает вносить исправления во многие документы, в том числе в бланки строгой отчетности, трудовые книжки. Исправление в командировочном удостоверении можно сделать по аналогии с исправлением записей в бланках строгой отчетности. То есть зачеркнуть тонкой чертой неправильные сведения, написать над зачеркнутым верную информацию, произвести оговорку «Исправлено», указать дату и основание поправки, а также фамилию и инициалы лица, исправившего запись <14>.
Вместе с тем законодательство не запрещает оформить новое командировочное удостоверение. Это целесообразно сделать, например, если ошибка была допущена при его первоначальном оформлении (то есть до выдачи работнику)
.

1.6. Заполняем журналы регистрации и учета

О выдаче командировочного удостоверения делается соответствующая запись в журнале регистрации командировочных удостоверений (далее — журнал регистрации), а также в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки (далее — журнал учета) <15>.

Журнал регистрации оформляется в произвольной форме, а форма журнала учета утверждена законодательством. Отметим, что можно вести журнал учета как на бумажном носителе, так и в электронном виде <16>. Однако, на наш взгляд, такой документ должен быть оформлен на бумаге. Ведь в нем проставляется подпись работника, направляемого в командировку, о том, что им получено командировочное удостоверение.

1.7. Выдаем аванс

Перед тем как отправить работника в командировку, наниматель обязан выдать ему аванс на оплату <17>:

— проезда к месту служебной командировки и обратно;

— найма жилого помещения;

— суточных (их размер установлен законодательством).

На заметку
Помимо вышеуказанного, наниматель должен возместить работнику произведенные с разрешения или ведома нанимателя расходы <18>:
за багаж сверх нормы бесплатного провоза;
платные автомобильные дороги;
платные стоянки;
услуги связи;
завтрак, предоставляемый гостиницей.
Обязанности выдать аванс по вышеназванным расходам у нанимателя нет. Вместе с тем, полагаем, если их размер заранее известен, наниматель может их включить в аванс <19>.

Основанием для расчета и выплаты аванса является приказ. Перечислить работнику аванс надо не позднее чем за день до отъезда в командировку <20>. Однако если работник не написал авансовый отчет по предыдущей командировке, то аванс ему не выдается, пока он не представит такой отчет (кроме случая, когда аванс на обе командировки перечисляется на корпоративную (личную) дебетовую карточку) <21>.

2. После прибытия из командировки

2.1. Заполняем табель использования рабочего времени

Дни командировки работника обязательно проставляются в табеле использования рабочего времени (далее — табель) по основному месту работы <22>. Как их обозначить, наниматель решает самостоятельно на локальном уровне (например, в положении об учете рабочего времени). На практике зачастую для рабочих командировочных дней используется аббревиатура «К», а выходные и больничные отображаются в виде аббревиатуры «В» и «Б» соответственно.

На заметку
Учет рабочего времени водителя имеет некоторые особенности, если в командировке в другой организации ему приходится работать по иному графику работ (сменности). В таком случае с места командировки предоставляется табель, в котором должна быть отражена фактическая продолжительность рабочего времени водителя <23>.

2.2. Оформляем командировочное удостоверение

Если работнику выдавалось командировочное удостоверение, то по прибытии в нем необходимо проставить отметку об этом. Она указывается по аналогии с отметкой о выбытии, то есть заверяется подписью лица, ответственного за оформление, а также ее расшифровкой и печатью (штампом) с наименованием организации <24>.

В случае когда командировочное удостоверение не оформлялось, факт приезда работника может быть подтвержден приказом, проездными и прочими документами.

2.3. Получаем отчет работника о проделанной работе

По требованию нанимателя работник должен сообщить ему о результатах работы, проделанной в командировке, в виде отчета. Соответственно, если такого требования не было, оформлять отчет не надо. Форма отчета произвольная, поэтому наниматель может разработать ее на локальном уровне. Отчет составляется работником и утверждается руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом <25>.

2.4. Принимаем авансовый отчет и неизрасходованные денежные средства

Работник, получивший аванс, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. В организации форма отчета разрабатывается самостоятельно с учетом требований к первичным учетным документам и правил делопроизводства <26>.

На заметку
Если какая-либо часть денежных средств, выданных авансом, не была израсходована работником, он возвращает ее в кассу организации <27>.

В авансовом отчете отражаются все расходы, подлежащие возмещению. К нему прилагаются <28>:

— командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования (при его наличии);

— подлинные проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при наличии);

— подлинные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

— отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Срок представления авансового отчета в бухгалтерию отсчитывается со дня возвращения работника из служебной командировки, исключая день прибытия, и зависит от того, каким образом работнику были выданы денежные средства (см. таблицу 2) <29>.

Таблица 2

Способ выдачи денежных средств Срок представления авансового отчета (рабочие дни)
Выдача наличными 3

(5 — для работников подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации)

Перечисление на личную (корпоративную) дебетовую карточку 15
Выдача частично наличными и частично посредством перечисления на личную (корпоративную) дебетовую карточку 15

После проверки представленного в бухгалтерию авансового отчета он утверждается руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом <30>.