Иногда наниматели сталкиваются с необходимостью направить своих работников в служебную командировку в пределах Республики Беларусь (далее — командировка). Рассмотрим пошаговое документальное оформление такой командировки.

ШАГ 1. Подтверждаем необходимость командировки

Необходимость в командировке может возникнуть по разным причинам: заключение договора, подписание соглашения, представление интересов в суде, участие в семинаре или конференции, обмен опытом и т.д. Законодательство не устанавливает перечень оснований для командировок. Вместе с тем, поскольку работник направляется в командировку для выполнения служебного задания, причина такого направления должна быть связана с интересами организации, а не личными интересами работника.

Причину и необходимость командировки целесообразно документально подтвердить. Подтверждением этому могут выступать, в частности, утвержденный план командировок, докладная записка непосредственного руководителя, приглашение от другой организации. Отметим, что пришедшие извне документы (например, приглашения, судебные повестки) следует зарегистрировать <*>. На основании документов, подтверждающих необходимость командировки, в дальнейшем издается распорядительный документ о командировке (далее — приказ).

ШАГ 2 Получаем согласие работника

В некоторых случаях наниматель, чтобы направить работника в командировку по Беларуси, должен получить от него согласие. Это касается командировок <*>:

— на срок более 30 календарных дней;

— женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— работающих отцов, воспитывающих детей без матерей (в связи с их длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам), одиноких родителей, а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— инвалидов.

Таким образом, если командировка планируется на срок свыше 30 календарных дней, то получать на нее согласие нужно у любой категории работников. А если срок командировки будет меньше, в том числе если это однодневная командировка, потребуется получить согласие только от отдельных категорий работников (инвалида, матери ребенка в возрасте до 14 лет и т.п.).

Для некоторых случаев письменная форма согласия обязательна (в частности, при направлении в командировку матери ребенка в возрасте до 14 лет). Однако, на наш взгляд, получить согласие работника целесообразно в письменной форме в любом случае.

Согласие может быть выражено различными способами. Например:

— путем проставления записи о согласии в докладной записке;

— путем проставления записи о согласии в предложении. В таком случае нанимателем оформляется предложение о направлении в командировку, которое он вручает работнику. В предложении предусматривается место для проставления отметки работника о согласии (несогласии) на предложение нанимателя;

Пример оформления строки в предложении для проставления отметки работника

Отношение работника к предложению о направлении в служебную командировку (проставляется собственноручно работником):

согласна

____________________________________

Подпись Т.Т.Тополева

30.11.2020

— путем написания работником отдельного заявления, в котором он выразит свое согласие на командировку.

Пример формулировки заявления работника

Я, Ковалевич Инна Викторовна, юрисконсульт I квалификационной категории юридического отдела ООО «Полоса», согласна поехать в служебную командировку 14.12.2020 в г. Витебск в экономический суд Витебской области для участия в судебном заседании по делу N 109-20/2020.

ШАГ 3. Готовим задание на командировку

Задание на командировку (далее — задание) не является обязательным документом при командировании <*>. Однако, на наш взгляд, его целесообразно подготовить и выдать работнику, направляемому в такую командировку. Задание — это документ, который в первую очередь фиксирует задачи, цели, стоящие перед работником в поездке. Поэтому выдача задания работнику обеспечит надлежащее выполнение поставленных перед ним задач.

Задание составляется в произвольной форме с соблюдением требований правил делопроизводства. В качестве примера можно воспользоваться формой задания, предназначенной для командировки за границу, или формой задания, установленной для работников Мининформа и подчиненных ему организаций.

Необходимость оформления задания, а также форму задания можно закрепить в организации на локальном уровне. Например, в положении о служебных командировках.

При формулировании задач, целей в задании важно помнить, что они должны соответствовать интересам самой организации, не противоречить должностной (рабочей) инструкции работника, содержать четкие и конкретные формулировки.

Как правило, задание составляется до издания приказа. Его утверждает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо и знакомит с ним работника под подпись. Задание может быть как индивидуальным (один документ для одного работника), так и групповым (один документ для нескольких работников). Соответственно, оно должно содержать подписи всех работников, для которых оно составлено.

ШАГ 4. Издаем приказ о командировании

На основании документов, подтверждающих необходимость командировки по Беларуси (докладной записки, плана командировок и т.п.), руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо принимает решение о направлении работника в командировку. Оно оформляется приказом о командировании <*>.

Законодательством установлена примерная форма такого приказа. Однако придерживаться ее не обязательно, так как она имеет рекомендательный характер. Вместе с тем приказ должен быть оформлен в соответствии с правилами делопроизводства <*>.

Заголовок приказа должен быть кратким, емким, грамматически согласованным и точно передавать смысл текста <*>. Как правило, используется заголовок «Приказ о командировании». Вместе с тем не запрещено применять и иные формулировки. Например, «Приказ о направлении работника в служебную командировку». В том числе в заголовок приказа допустимо включить фамилию и инициалы работника, направляемого в командировку, если он направляется в командировку один. К примеру, «Приказ о командировании Иванова И.И.».

В констатирующей части приказа (до слова «ПРИКАЗЫВАЮ») излагаются цели, задачи, причины, факты, из-за которых издан приказ. Констатирующая часть в приказе может отсутствовать, если распорядительная часть (после слова «ПРИКАЗЫВАЮ») не нуждается в обосновании <*>. В приказе о командировании в констатирующей части, как правило, указывается цель командировки. Например, «С целью представления интересов ООО «Полоса» в экономическом суде Витебской области».

В распорядительную часть приказа (после слова «ПРИКАЗЫВАЮ»), в частности, включается следующая информация:

— Ф.И.О. командируемого работника;

— его должность служащего (профессия рабочего);

— структурное подразделение, в котором трудится работник;

— срок командировки;

— место, куда направляется работник.

Приказ о командировании — это приказ по личному составу. В зависимости от продолжительности командировки его срок хранения и, соответственно, литера регистрационного номера будут разными. Так, если срок командировки <*>:

— 1 месяц и менее, то регистрационный номер дополняется литерой «л». Срок хранения приказа — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства или 10 лет, если такая проверка не проводилась;

— более 1 месяца, то регистрационный номер дополняется литерой «к». Срок хранения приказа — 75 лет.

После издания приказа наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

Внимание!
Приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированному работнику. Напомним, что наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы <*>:
— по проезду к месту командировки и обратно;
— по найму жилого помещения;
— за проживание вне места жительства (суточные);
— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

ШАГ 5. Оформляем командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение представляет собой документ, в котором ставятся отметки о выбытии и прибытии к месту командировки и обратно. Наниматель сам решает, выдавать его работнику или нет, если иное не предусмотрено законодательством. Например, для госслужащих командировочное удостоверение выдается обязательно <*>.

Командировочное удостоверение может быть выдано одному лицу из командируемой группы либо каждому работнику отдельно, даже если работники едут в составе группы.

Решение об оформлении и выдаче командировочного удостоверения, а также его форму и правила заполнения следует закрепить на локальном уровне организации (к примеру, в положении о служебных командировках).

В организации могут применяться ранее установленные формы командировочных удостоверений согласно приложениям 1 и 2 к Инструкции N 35.

В локальном правовом акте целесообразно уточнить правила проставления отметок о выбытии и прибытии работника из служебной командировки. В первую очередь установить лицо, ответственное за оформление командировочных документов (заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы и т.п.). Также стоит определить, как именно проставляются отметки: например, заверяются подписью ответственного лица и ее расшифровкой.

Ситуация из практики

В командировочном удостоверении допущена ошибка: указана неверная дата выбытия. Что делать в такой ситуации?

Полагаем, в командировочное удостоверение можно внести исправление. Данная позиция обусловлена тем, что законодательство допускает вносить исправления во многие документы, в том числе в бланки строгой отчетности, трудовые книжки. Исправление в командировочном удостоверении можно сделать по аналогии с исправлением записей в бланках строгой отчетности. То есть зачеркнуть тонкой чертой неправильные сведения, написать над зачеркнутым верную информацию, произвести оговорку «Исправлено», указать дату и основание поправки, а также фамилию и инициалы лица, исправившего запись <*>.

Вместе с тем можно оформить новое командировочное удостоверение. Это целесообразно сделать, например, если ошибка была допущена при его первоначальном оформлении (т.е. до выдачи работнику).

ШАГ 6. Оформляем журналы регистрации и учета

В настоящее время не обязательно оформлять журнал регистрации командировочных удостоверений (далее — журнал регистрации) и журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (далее — журнал учета). Другими словами, наниматель самостоятельно решает, вести данные журналы (либо один из них) или нет. Такое решение следует отразить в локальном правовом акте организации. При этом следует назначить лицо, ответственное за ведение журнала. Это может быть заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки.

На наш взгляд, ведение обоих журналов нецелесообразно, поскольку всю информацию о выбытии и прибытии из командировки, выдаче командировочного удостоверения и т.п. можно отразить в едином журнале. При разработке журнала в качестве примера можно воспользоваться ранее действовавшей формой журнала учета. Если в журнале предусматривается место проставления подписей командируемых работников, то лучше вести его в бумажном виде. Хранить такой журнал следует 3 года <*>.

ШАГ 7. Заполняем табель использования рабочего времени

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее <*>. Поэтому дни командировки работника обязательно проставляются в табеле использования рабочего времени (далее — табель). Законодательством не установлено, как следует обозначать дни командировок. Наниматель решает это самостоятельно на локальном уровне. Как правило, для рабочих командировочных дней используется обозначение «К», а выходные и больничные, которые попали на период командировки, отображаются в виде обозначений «В» и «Б» соответственно.

Табель использования рабочего времени в отношении командированного работника ведет наниматель по месту постоянной работы. Вместе с тем учет рабочего времени водителя имеет некоторые особенности. Например, когда в командировке в другой организации ему приходится работать по иному графику работ (сменности). В таком случае с места командировки предоставляется табель или иной подтверждающий документ, в котором должна быть отражена фактическая продолжительность рабочего времени водителя <*>.

ШАГ 8. Проставляем отметку в командировочном удостоверении

Если работнику выдавалось командировочное удостоверение, то по прибытии в нем необходимо проставить отметку о прибытии работника. Такая отметка указывается по аналогии с отметкой о выбытии по правилам, установленным локальным правовым актом организации. Как правило, отметка заверяется подписью лица, ответственного за оформление, а также ее расшифровкой.

ШАГ 9. Получаем отчет о командировке

Отчет о командировке (отчет о выполнении задания) — это необязательный документ. Он составляется работником на усмотрение нанимателя <*>. Таким образом, если в организации не принято решение об обязательном составлении отчета о командировке, то оформлять его не надо.

Свое решение о необходимости составления отчета следует определить в локальном правовом акте организации (например, в положении о служебных командировках). В том числе следует установить:

— срок представления отчета о выполнении задания;

— порядок оформления и саму форму отчета о выполнении задания. Отметим, что законодательство не предусматривает примерную или типовую форму подобного отчета.

Отчет о выполнении задания не нужно путать с авансовым отчетом. Авансовый отчет содержит сведения о расходах командированного работника. А отчет о выполнении задания содержит результаты проделанной работы. То есть, как правило, основой данного отчета служит задание на командировку, если оно выдавалось работнику.

В отчете о выполнении задания могут указываться, в частности:

— Ф.И.О. командированного работника;

— его должность служащего (профессия рабочего);

— место пребывания в командировке;

— срок командировки;

— основание (причина) командировки;

— информация о проделанной работе (результаты командировки).

ШАГ 10. Принимаем авансовый отчет

Работник, получивший аванс, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. Напомним, что остаток неизрасходованного аванса, выданного на командировку, работник должен возвратить в кассу организации. В противном случае задолженность подлежит удержанию из зарплаты <*>.

Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с порядком составления отчета о расходовании аванса <*>.

Законодательство допускает различные способы представления авансового отчета. А именно <*>:

— на бумажном носителе работником лично;

— посредством регистрируемого почтового отправления;

— с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;

— посредством электронной почты.

Срок представления авансового отчета — не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия <*>.

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию представляются документы, подтверждающие произведенные расходы. Работник может передать их в бухгалтерию лично либо дослать посредством регистрируемого почтового отправления <*>.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex