Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 28 марта 2017 г.
Направляя работника в служебную командировку (далее — командировка) за границу, наниматель обязан должным образом ее оформить. Рассмотрим порядок оформления основных документов при командировании за границу.
Закрепляем порядок и определяем ответственное лицо
Разрабатывать локальный нормативный правовой акт (далее — ЛНПА), регулирующий порядок направления работников в командировки, в соответствии с законодательством не требуется.
Вместе с тем, если командировки в организации случаются часто и в них направляется много лиц, целесообразно закрепить такой порядок, а также утвердить формы соответствующих документов. Для этого можно подготовить отдельный ЛНПА, например положение о служебных командировках работников, или закрепить упомянутый порядок в ином документе организации.
Законодательство не обязывает нанимателя определять лицо, ответственное за порядок командирования. Вместе с тем сделать это целесообразно.
На практике оформлением командировок обычно занимается секретариат, кадровая служба или бухгалтерия.
Для того чтобы направить работника в командировку за границу, наниматель должен подготовить определенные документы.
Задание на командировку
При направлении в командировку за границу нанимателем в обязательном порядке оформляется задание на служебную командировку за границу (далее — задание) <1>.
Задание обычно составляется командируемым работником, его непосредственным руководителем и при необходимости иными работниками, в компетенцию которых входят рассматриваемые в ходе командировки вопросы.
Задание составляется в письменном виде, и в нем указываются следующие сведения <2>:
— государство и цель командировки;
— время нахождения за границей;
— план встреч и переговоров;
— перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;
— предмет договора (контракта, соглашения) — в случае заключения договора (контракта, соглашения);
— иные сведения, необходимые для выполнения командировки.
На заметку
Задание должно иметь конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок <3>. То есть в нем не допускается указывать формулировки следующего содержания: «Для укрепления партнерских отношений», «В целях налаживания сотрудничества» и т.п. |
Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель <4>.
Согласие работника
До оформления приказа (распоряжения) (далее — приказ) о командировании за границу в отдельных случаях требуется получить согласие работника поехать в командировку.
Получить согласие нужно в следующих случаях:
— если командировка будет длиться более 30 календарных дней <5>;
— если в командировку направляют женщину, опекуна (попечителя), имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), или отца, воспитывающего таких детей без матери. При этом в указанном случае согласие должно быть письменное <6>;
— если в командировку направляют инвалида <7>.
Оформление согласия в письменном виде предусмотрено только для одного случая из вышеперечисленных. Вместе с тем, для того чтобы нанимателю избежать в дальнейшем возможных конфликтных ситуаций, целесообразно оформлять его в письменном виде для всех указанных случаев.
Согласие может быть оформлено в виде отдельного заявления работника или отметки о согласии в предложении нанимателя поехать в командировку за границу.
Приказ о командировании
Направление работника в командировку оформляется приказом нанимателя <8>. Основанием для издания данного приказа может служить план служебных командировок, докладная записка с предложением о направлении работника в командировку, приглашение организации, в которую командируется работник, и др.
В приказе о командировании обычно указывается следующая информация:
— фамилия, имя и отчество (при наличии) командируемого работника;
— наименование его должности (профессии);
— наименование структурного подразделения, в котором трудится работник;
— место, срок и цель командировки;
— условия командирования за границу согласно приглашению (при его наличии), например расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.<9> Наниматель должен зарегистрировать такое приглашение и перевести его с иностранного языка на белорусский или русский язык <10>. Регистрацию приглашения можно поручить выполнять работнику, ответственному за порядок командирования в организации, или иному работнику;
— др.
На заметку
В Унифицированной системе организационно-распорядительной документации <11> содержится форма приказа о командировании. Однако строго придерживаться ее необязательно, т.к. она носит рекомендательный характер <12> |
Приказы о командировании относятся к приказам по личному составу <13>.
Регистрационным индексом приказа о командировании является порядковый регистрационный номер, дополненный <14>:
литерой «к» — для документов 75-летнего срока хранения;
литерой «л» — для документов 3-летнего срока хранения.
Сроки хранения таких приказов зависят от продолжительности командировки, а именно <15>:
— при командировке за границу сроком до одного месяца — 3 года;
— при длительных (более месяца) командировках за границу — 75 лет.
При этом приказы, которые хранятся 3 года, регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов с 75-летним сроком хранения <16>.
На заметку
При большом количестве приказов о командировании допускается регистрировать их отдельно от приказов по личному составу с тем же сроком хранения <17> |
Наниматель должен ознакомить работника с приказом о командировании под подпись.
На заметку
Приказ о командировании является основанием для расчета и выплаты денег работнику <18> |
Командировочное удостоверение
Законодательством не установлено обязанности нанимателя выдавать командировочное удостоверение работнику при направлении его в командировку за границу. Вместе с тем оно может выдаваться по решению нанимателя (если иное не установлено законодательными актами) <19>.
Необходимость оформления и выдачи данного документа работнику наниматель может установить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.
В этом случае за основу можно взять форму командировочного удостоверения, применяемую при направлении работников в командировки в пределах Беларуси<20>.
Обычно в командировочном удостоверении указываются следующие сведения:
— фамилия, имя и отчество командируемого работника (при наличии);
— должность (профессия) работника и наименование структурного подразделения, в котором он работает;
— срок командировки (количество дней);
— место назначения и цель командировки;
— отметки о выбытии и прибытии.
Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Подписанный документ выдается командируемому работнику на руки.
На заметку
Если командировочное удостоверение в организации не оформляется, факт пребывания работника в командировке подтверждается приказом о командировании и другими документами (например, проездными документами, счетом за проживание). |
Отчет
По возвращении из командировки работник в 10-дневный срок со дня прибытия обязан представить письменный отчет об итогах командировки <21>.
На заметку
Отчет об итогах командировки нужно отличать от авансового отчета, в котором указываются сведения о расходовании полученного аванса. |
Наниматель определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления <22>. Это можно закрепить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.
Основой для составления отчета обычно служит задание.
Обычно в отчете указываются следующие сведения:
— фамилия, имя, отчество (при наличии);
— должность работника;
— страна (место) пребывания;
— количество дней пребывания;
— основание командирования;
— конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
— выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей и др.