Отпуск по беременности и родам (далее — отпуск) относится к социальным отпускам и предоставляется работнику в целях создания благоприятных условий для материнства и ухода за детьми <*>. Рассмотрим порядок оформления такого отпуска.

На заметку
Наниматель обязан предоставить отпуск независимо от продолжительности, места и вида работы, наименования и организационно-правовой формы организации-нанимателя следующим работникам <*>:
беременным;
усыновителям (опекунам) ребенка в возрасте до трех месяцев.

Алгоритм действий при оформлении отпуска

Шаг 1Истребуем необходимые документы

Листок нетрудоспособности (больничный) — документ, на основании которого предоставляется отпуск по беременности и родам <*>.

При получении от работника больничного необходимо проверить полноту его заполнения, правильность оформления и указанных в нем сведений <*>:

— ФИО работника;

— место работы, т.е. наименование вашей организации (можно и сокращенно);

— наименование организации здравоохранения (далее — ОЗ) (от руки или штамп-клише);

— печать ОЗ «Для листков нетрудоспособности и справок» (ставится при закрытии больничного в левом нижнем углу бланка);

— больничный выдан врачом-акушером-гинекологом или врачом, ведущим прием беременных женщин, совместно с заведующим женской консультацией по месту жительства (пребывания), в разделе «Освобождение от работы» проставлены их подписи и печати;

— в строке «Режим» указываются оба режима (амбулаторный и стационарный);

— в строке «Вид нетрудоспособности» — беременность и роды (это касается в том числе усыновителей и опекунов).

На заметку
Больничный выдается работнику в первый день освобождения от работы. По объективным причинам работник не всегда может представить его нанимателю в тот же день. Поэтому нанимателю целесообразно заранее уточнить у работника дату начала больничного, чтобы подготовить приказ, ведь, как правило, врач за пару недель сообщает беременной женщине эту дату.

Усыновителям, опекунам больничный выдается со дня усыновления (удочерения) или установления опеки ВКК ОЗ <*>:

— в которой родился ребенок;

— по месту жительства (месту пребывания) усыновителя, опекуна.

На заметку
Иногда женщина не уходит в отпуск, а остается работать после получения больничного. Чтобы наниматель понимал, каким будет этот срок, целесообразно взять у работницы заявление, где она укажет дату ухода в отпуск. Работница не обязана писать это заявление, однако для нанимателя оно станет обоснованием невыплаты ей пособия по беременности и родам за период с даты начала больничного до ухода в отпуск.

Шаг 2. Заполняем больничный

Лицевая сторона больничного оформляется ОЗ, а оборотная — нанимателем <*>.

Необходимо заполнить <*>:

— строки «Цех (отдел) предприятия», «Профессия нетрудоспособного», «Табельный номер», «Подпись мастера или начальника цеха (отдела)» — руководителю структурного подразделения, работник которого уходит в отпуск (либо другому лицу, назначенному нанимателем, например кадровику);

— строку «Особые отметки», в случае если работник является инвалидом (участником) войны или работающим инвалидом либо лицом, пострадавшим от катастрофы на ЧАЭС;

— строку «Подпись ответственного лица» — кадровику или работнику, ведущему учет личного состава (даже если строка «Особые отметки» не заполнялась).

Обратите внимание!
Информация о выходных днях за период временной нетрудоспособности не указывается <*>.

Далее больничный передается в бухгалтерию (бухгалтеру), где заполняются такие разделы (строки), как:

— «Справка о заработной плате»;

— «Причитается пособие»;

— «Сумма к выплате прописью»;

— «Включено в платежную ведомость за _____ месяц (прописью)».

Они заверяются подписью главного (старшего) бухгалтера <*>.

Шаг 3. Определяем срок предоставления отпуска

Продолжительность отпуска установлена законодательством, даты начала и окончания указаны в больничном <*>.

Кадровику в целях оформления отпуска следует учитывать следующее:

— отпуск предоставляется на период, указанный в разделе «Освобождение от работы»;

— первый день отпуска соответствует дате первого дня освобождения от работы.

Продолжительность отпуска может отличаться в зависимости от определенных обстоятельств (например, для женщин, проживающих/работающих на территории радиоактивного загрязнения, или при усыновлении). Однако иной продолжительности, кроме приведенной ниже, быть не может.

Роды Усыновление (удочерение) ребенка в возрасте до 3 месяцев или назначение его опекуном

(календ. дней)

Обычные роды

(1 ребенок)

(календ. дней)

Осложненные роды или рождение 2 и более детей

(календ. дней)

126 140 (126 + 14) 70
Для женщин, проживающих/работающих на территории радиоактивного загрязнения
146 160 (146 + 14)

Шаг 4. Издаем приказ

Предоставление отпуска по беременности и родам оформляется приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом <*>.

На практике чаще всего оформляется приказ. В нем целесообразно указать:

— ФИО и должность (профессию) работника («ИВАНОВОЙ Светлане Петровне, юрисконсульту II категории юридического отдела»);

— вид и продолжительность отпуска («социальный отпуск по беременности и родам в количестве 126 календарных дней»);

— даты начала и окончания отпуска («с 27.08.2018 по 30.12.2018 включительно»);

— норму ТК, согласно которой предоставляется отпуск («в соответствии со ст. 184 Трудового кодекса Республики Беларусь»);

— основание для предоставления (листок нетрудоспособности, решение суда, решение органа опеки и попечительства, свидетельство о рождении ребенка), номер и дату этого документа («листок нетрудоспособности серии АК N 1234567 от 03.09.2018»).

Обратите внимание!
Приказы о предоставлении социальных отпусков относятся к приказам по личному составу и подлежат хранению в течение 75 лет. Это означает, что в регистрационный индекс таких приказов должна входить литера «к» <*>.

Шаг 5. Ознакомляем работника с приказом

Работника следует ознакомить с приказом под подпись, т.е., прочитав приказ, он делает запись «С приказом ознакомлен» и ставит подпись с расшифровкой <*>. Под расшифровкой рекомендуется ставить и дату, поскольку в формах документов, приводимых в УСОРД, при ознакомлении с документом указывается дата ознакомления.

Пример

С приказом ознакомлена Подпись С.П.Иванова

28.08.2018

Шаг 6. Заполняем табель использования рабочего времени

Наниматель обязан вести учет рабочего времени, а значит, соответствующим образом зафиксировать время пребывания работника в социальном отпуске <*>. В табеле использования рабочего времени наниматель:

— самостоятельно определяет условные обозначения для социальных отпусков (например, «Р» для отпуска по беременности и родам);

— проставляет принятые обозначения в графе с ФИО работника все время его нахождения в отпуске.