Деятельность производственной организации подвержена рискам. Контрагент может задержать поставку сырья, оборудование — выйти из строя из-за нарушения работником условий его эксплуатации, госорган — приостановить деятельность производителя. Как итог — временное отсутствие работы, т.е. простой.
Чтобы, в частности, учесть потери от простоя, правильно оплатить время простоя, важно его верно оформить.

Алгоритм оформления простоя

Законодательство не детализирует порядок оформления простоя, а также не устанавливает требования к составляемым документам. Как правило, производитель самостоятельно принимает соответствующее решение.

Обычно действует следующий алгоритм.

Шаг 1. Уведомляем руководителя о простое

Чаще всего простой случается неожиданно. Если работник производственной организации выявляет какие-либо причины, которые препятствуют работе (к примеру, поломку оборудования), он принимает меры к их устранению. А также немедленно сообщает об этом уполномоченному лицу, например непосредственному
руководителю <*>.

Далее лицо, ответственное за организацию работ и владеющее информацией о начале простоя, уведомляет об этом руководителя. Чаще всего докладной запиской.

Пример формулировки
В связи с поломкой окрасочно-сушильной камеры оператор окрасочно-сушильной линии Олегов А.М. и красильщик Левков С.Е. не могут выполнять трудовые функции. Предлагаю объявить простой для указанных работников с 10.00 13 апреля 2018 г. до устранения эксплуатационных неисправностей.

Оформляют записку по определенным правилам <*>. На ее основании расследуют причины простоя.

Зафиксировать факт простоя можно и с помощью соответствующего акта. Обычно акт о простое составляют тогда, когда без работы остается структурное подразделение или вся организация. Соответствующая обязанность, как правило, лежит на руководителе простаивающего структурного подразделения либо на кадровике или начальнике службы охраны труда. В акте указывают причины и продолжительность простоя, Ф.И.О. и должности (профессии) тех, кто остался без работы, и представляют его для утверждения руководителю организации.

Шаг 2. Издаем приказ о простое

Законодательство прямо не требует издавать приказ об установлении (объявлении) простоя (далее — приказ о простое). Однако делать это рекомендуется, например для целей учета рабочего времени или извещения работников о простое.

Форма приказа тоже не закреплена. Чаще всего в нем отражают:

— дату и время начала простоя. А если можно определить — дату и время его окончания. Можно указать и предполагаемую дату окончания. Это удобно для расчета зарплаты. Если простой заканчивается досрочно — его окончание оформляют приказом. Если к указанной дате он все еще длится, издают приказ о продлении;

— причину простоя;

— виновника — если он установлен на момент издания приказа;

— наименования структурных подразделений, которые находятся в простое, или Ф.И.О., должности (профессии) простаивающих работников;

— необходимость нахождения таких работников на рабочих местах. Если необходимость есть, отсутствие работника на рабочем месте можно расценить как прогул. Если ее нет — работникам могут разрешить не выходить на работу.

С приказом знакомят всех заинтересованных работников под подпись.

На заметку
Внутрисменный простой оформляют листком учета простоев <*>. Его форма законодательством не установлена. Поэтому производитель разрабатывает ее самостоятельно. Обычно в листке указывают дату и время начала и окончания простоя, его причину, Ф.И.О. и должность (профессию) работников, временно оставшихся без работы. За основу можно взять применявшуюся ранее форму Т-16.

Шаг 3. Учитываем время простоя

Время простоя включают в фактическое рабочее время как неотработанное. Поэтому производственная организация обязана вести его учет <*>. Как правило, это делают в табеле использования рабочего времени (далее — табель) <*>.

На заметку
Унифицированной формы табеля нет. Производитель разрабатывает ее сам. В качестве образца используют формы Т-12, Т-13, которые применялись ранее. Буквенные или цифровые обозначения тоже можно взять из этих форм либо разработать свои. Например, целосменный простой не по вине работника в форме Т-12 обозначается символом «П». Производственная организация может для этих целей использовать сочетание «НП».

Кроме того, в табеле стоит предусмотреть графы для раздельного суммирования времени простоя по вине работника и не по его вине. Это упростит расчет оплаты за время простоя.

Шаг 4. Возвращаемся к работе

Простой оканчивается, если не стало его причин. Например, отремонтировали оборудование, контрагент поставил недостающий полуфабрикат. При этом длительность простоя не может превышать шесть месяцев <*>.

Как документально «завершить» простой, зависит от порядка его оформления:

1) если в приказе о простое указана конкретная дата его окончания, простой автоматически считается оконченным на эту дату. Исключением являются случаи, когда ранее он был отменен или, наоборот, продолжен;

2) если изначально дату окончания простоя не указывали, необходимо издать приказ об окончании простоя и ознакомить с ним работников.

Обратите внимание!
Если присутствия работников на рабочих местах не требовалось, необходимо ознакомить их дистанционно. Один из вариантов — направить письменные уведомления об окончании простоя. Это нужно для того, чтобы избежать возможных споров. Например, если работник не явится на работу, объясняя свое отсутствие тем, что не был уведомлен об окончании простоя.

Такой приказ должен содержать:

— дату, с которой простой считается прекращенным, а работа — возобновленной;

— наименования подразделений организации или Ф.И.О., должности (профессии) работников, работа которых возобновляется.