Чтобы не столкнуться с последствиями недействительности сделок, хозобществу важно наладить учет аффилированных лиц. При этом на практике возникают трудности уже при их определении.
Кто такие аффилированные лица
Аффилированными являются лица, которые <*>:
а) могут прямо и (или) через кого-то определять решения в хозобществе;
б) в состоянии влиять на принятие в хозобществе решений;
в) находятся под влиянием хозобщества.
Обратите внимание!
Аффилированные лица могут быть только у хозобществ (ООО, ОДО, ЗАО и ОАО) <*>. У иных организаций, включая УП, а также у ИП таких лиц быть не может.
Аффилированными могут быть как физлица, так и юрлица. Условно их можно разделить на 5 групп.
1. Лица, влияющие на хозобщество в силу владения (распоряжения) его долями (акциями):
а) физлица, которые владеют (вправе распоряжаться) долей в уставном фонде (акциями) в размере 20% и более. При этом не имеет значения, физлицо владеет (вправе распоряжаться) ими самостоятельно или совместно с близкими родственниками или свояками <*>;
б) юрлица, которые владеют (вправе распоряжаться) долей в уставном фонде (акциями) в размере 20% и более. Сюда также относятся юрлица, которые вправе определять решения хозобщества в силу договора <*>;
в) лица, в управление которых переданы акции, принадлежащие государству. Речь идет об акциях ОАО, созданных в процессе разгосударствления и приватизации госсобственности <*>;
г) представители государства в органах управления хозобществ, доли (акции) которых принадлежат государству <*>.
2. Юрлица, на принятие решения в которых может влиять хозобщество:
а) юрлица, в уставном фонде которых хозобщество владеет или вправе распоряжаться долей (акциями) в размере 20% и более уставного фонда. К этой группе также относятся юрлица, решения которых хозобщество может определять в силу
договора <*>;
б) УП, созданные хозобществом <*>.
3. Лица, участвующие в органах управления:
— члены совета директоров (наблюдательного совета);
— директор (гендиректор) или управляющий (управляющая организация) <*>;
— члены правления (дирекции):
а) самого хозобщества <*>;
б) аффилированных юрлиц хозобщества <*>.
4. Близкие родственники и свояки аффилированных физлиц, относящихся к перечисленным выше группам, за исключением <*>:
— представителей государства в органах управления хозобщества.
На заметку
В готовящейся редакции Закона о хозобществах близкие родственники и свояки представителей государства относятся к аффилированным лицам;
— членов коллегиальных органов управления (единоличных органов управления) юрлиц, входящих вместе с хозобществом в состав холдинга.
5. Юрлица, входящие в состав холдинга вместе с хозобществом <*>.
Как организовать учет аффилированных лиц
В хозобществе важно наладить учет аффилированных лиц, чтобы вовремя распознать сделки с их заинтересованностью.
Обратите внимание!
Сделки с заинтересованностью по общему правилу заключаются в особом порядке <*>. Если этот порядок не соблюден, сделка может быть признана недействительной <*>. Это часто чревато негативными финансовыми последствиями для хозобщества.
Законодатель обязывает хозобщество <*>:
1) определить круг своих аффилированных лиц;
2) предусмотреть неурегулированные законодательством вопросы. В частности, порядок уведомления аффилированных лиц, сообщения последними определенных фактов и пр. <*>;
3) письменно уведомить аффилированных лиц о том, что они являются таковыми;
4) вести учет аффилированных лиц.
Обязанность по ведению учета аффилированных лиц не закреплена в законодательстве за каким-либо органом управления хозобщества. Следовательно, эта функция «по умолчанию» относится к компетенции исполнительного органа <*>. При этом исполнительный орган может возложить обязанность по ведению учета аффилированных лиц на определенного работника. Например, прописать в должностной инструкции секретарю, юрисконсульту, бухгалтеру и пр.
Чтобы наладить учет аффилированных лиц, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.
Шаг 1. Установить порядок учета аффилированных лиц
Законодатель лишь примерно ориентирует нас, что следует делать для учета аффилированных лиц. На практике этот процесс конкретизируется в уставе или в отдельном локальном нормативном правовом акте (ЛНПА) хозобщества. Например, в Положении об аффилированных лицах.
Шаг 2. Изучить документацию хозобщества и составить предварительный список аффилированных лиц
Информация о лицах, напрямую определяющих решения в хозобществе или влияющих на их принятие, находится в документах хозобщества. Также там содержатся и некоторые сведения о юрлицах, на принятие решений которыми хозобщество может влиять.
Например, устав ООО (ОДО) содержит сведения об участниках и принадлежащих им долях <*>. Информацию об акционерах АО можно найти в реестре акционеров, который должен формироваться к каждому общему собранию акционеров <*>.
Из протоколов общего собрания участников можно выяснить информацию о:
— юрлицах, собственником или участником которых является хозобщество <*>. Если решение вопросов о создании юрлиц и участии в них отнесено уставом к компетенции совета директоров (наблюдательного совета), такую информацию можно найти в протоколах заседаний этого органа <*>;
— составе органов управления: совета директоров (наблюдательного совета), правления (дирекции), единоличном руководителе. При этом вопрос о назначении исполнительного органа может решаться советом директоров (наблюдательным советом). В данном случае такую информацию следует искать в протоколах его заседаний <*>.
На основании сведений, полученных из документации хозобщества, можно сформировать предварительный список аффилированных лиц.
Шаг 3. Уведомить выявленных аффилированных лиц и определить оставшихся
Установленных аффилированных лиц необходимо письменно уведомить. Порядок уведомления законодательством не предусмотрен. Хозобщество определяет его самостоятельно <*> в ЛНПА, регламентирующем работу с аффилированными лицами. Чтобы избежать возможных сложностей, рекомендуем использовать способы, позволяющие в последующем доказать, что аффилированное лицо уведомлено надлежащим образом. Такими способами могут быть:
— ознакомление аффилированного лица с текстом уведомления под подпись;
— отправка заказного письма с уведомлением о вручении;
— нарочное отправление (курьером).
Напомним, что к аффилированным лицам относятся также те, кто косвенно (опосредованно, через кого-то) может определять решения в хозобществе <*>. Зачастую информацию о них не найти в документах хозобщества. Но эти сведения могут быть известны уже установленным аффилированным лицам. Например, сведения об их близких родственниках и свояках, о лицах, участвующих в управлении аффилированных юрлиц. Поэтому у хозобщества есть право запрашивать у аффилированных лиц информацию, необходимую для окончательного определения их круга <*>. Данной возможностью полезно воспользоваться уже при уведомлении аффилированных лиц. При этом запрос стоит сформулировать так, чтобы они представляли сведения каждый раз по мере изменения ситуации. Например, при изменении состава семьи аффилированного лица.
Аффилированных лиц, установленных в результате такого опроса, тоже нужно письменно уведомить об их статусе.
Обратите внимание!
Некоторые категории аффилированных лиц обязаны самостоятельно вне зависимости от запроса со стороны хозобщества информировать его органы управления об определенных событиях <*>. Например, директор обязан уведомлять общее собрание участников и (или) совет директоров об известных ему сделках хозобщества, в которых он может быть заинтересован <*>. Такая обязанность облегчает для хозобщества процесс «отслеживания» сделок с заинтересованностью. Вместе с тем действующее законодательство по общему правилу не предусматривает ответственности аффилированного лица, если оно не исполнит свою обязанность по информированию хозобщества.
Отметим, что в ожидаемой новой редакции Закона о хозобществах планируется ввести норму, которая обяжет таких лиц возместить убытки, причиненные хозобществу в результате нарушения обязанности по информированию.
Шаг 4. Составить окончательный список аффилированных лиц
В ЛНПА по работе с аффилированными лицами целесообразно предусмотреть следующие моменты:
— в какой форме составляется список. Например, в бумажной или электронной;
— какую информацию вносить в список. Полагаем, что помимо Ф.И.О. следует указывать контакты лица, чтобы оперативно связаться с ним при необходимости;
— какие реквизиты должен содержать список (подпись, гриф утверждения и пр.).
Для наглядности ЛНПА может содержать и шаблон формы списка аффилированных лиц.
Шаг 5. Внести изменения в список аффилированных лиц
Список необходимо поддерживать в актуальном состоянии. Если произойдут перемены в составе аффилированных лиц (например, смена участников) или изменится информация о них (например, изменение фамилии, почтового адреса, номера телефона), в него следует внести изменения. Чаще всего это делается одним из следующих способов:
— составление нового списка на более свежую дату;
— подготовка корректирующего документа в виде приложения к существующему списку. При этом в ЛНПА по работе с аффилированными лицами целесообразно закрепить форму такого приложения и его реквизиты с учетом требования правил делопроизводства.
Если список ведется на компьютере, корректировать можно непосредственно документ в электронном виде. В этом случае рекомендуем в уставе или ЛНПА установить случаи, когда ответственный работник хозобщества распечатывает актуальный список и представляет его уполномоченному органу хозобщества. Например, собранию участников для решения вопроса о совершении сделки с заинтересованностью. Также список можно прикреплять к ежегодному отчету исполнительного органа о деятельности хозобщества <*>.
