Личное дело — дело не столько каждого, сколько каждого отдела кадров.
Л.С.Сухоруков
Личное дело — совокупность документов, в которых содержатся наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности <1>. Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника.
На кого и кем ведутся личные дела
Законодательством установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. К ним, в частности, относятся <2>:
— государственные служащие;
— научные работники;
— руководители;
— специалисты.
Чтобы определить, относится ли должность работника к категории руководителей или специалистов, а следовательно, нужно ли заводить личное дело на данного работника, нужно обратиться к выпуску Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), содержащему данную должность <3>.
Пример
Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов. На этих работников заводятся личные дела. В свою очередь, кассир и табельщик относятся к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста. На них личные дела заводить не нужно <4>.
В случаях, определенных законодательством, личные дела ведутся на других работников, не указанных выше <5>.
Ведутся личные дела только на работников организации вне зависимости от того, какой вид трудового договора с ними заключен <6>. Не являются исключением временные и сезонные работники.
Также не важно, работает работник в организации по основному месту работы или по совместительству.
На заметку
Если работник является внутренним совместителем, на него должно быть заведено одно личное дело, поскольку законодательством не предусмотрено ведение двух и более дел на одного работника.
Ведение личного дела осуществляется весь период времени, на протяжении которого работник работает в организации, и завершается его увольнением <7>.
Обратите внимание!
На лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (например, подряда, возмездного оказания услуг), личные дела в организации не ведутся.
Формирование и ведение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) <8>. При ее отсутствии — работник, на которого руководителем организации возложена такая функция.
При этом контроль за правильностью оформления личных дел возложен персонально на руководителя организации <9>.
Состав документов при формировании личного дела
Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (например, приказа, распоряжения) <10>. Документы при формировании личного дела включаются в него в строгой последовательности <11> (см. таблицу 1).
На заметку
Некоторые документы включаются в личное дело в оригинале, а часть — в копиях или выписках.
Таблица 1
Документы, включаемые в личное дело при его формировании
| Для всех работников <*> | Примечания |
| 1) внутренняя опись документов личного дела по утвержденной форме <12> | Составляется после оформления личного дела. Содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Ее листы нумеруются отдельно от листов личного дела. В ней отражается включение новых документов в личное дело. Сведения об изъятии документов или замене подлинников на копии вносятся в графу «Примечания» описи <13> |
| 2) дополнение к личному листку по учету кадров по утвержденной форме <14> | Отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров <15> |
| 3) личный листок по учету кадров по утвержденной форме <16> | Заполняет лицо, поступающее на работу, собственноручно в одном экземпляре на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов в соответствии с установленными требованиями. Помарки и исправления не допускаются. Работник кадровой службы (специалист по кадрам) проверяет полноту и правильность заполнения путем сверки соответствия сделанных записей записям в документах. На листок наклеивается фотография принимаемого работника. Он подписывает листок и указывает дату заполнения. После заполнения вносить в листок какие-либо изменения и дополнения нельзя <17> |
| 4) автобиография | Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В ней должны содержаться подпись составителя и дата составления, а также отражаться следующие сведения <18>:
ФИО; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях) |
| 5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке | Заверяются в установленном порядке <19> |
| 6) заявление о приеме на работу | Оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке с указанием <20>:
адресата (кому адресуется заявление); заявителя (автора); названия вида документа (заявление); текста; подписи; даты составления |
| 7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) | Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена в установленном порядке |
| Для отдельных категорий работников <**> | Примечания |
| декларация о доходах и имуществе | Представляют лица, поступающие на государственную службу <21> |
| обязательство государственного должностного лица, лица, претендующего на занятие должности государственного должностного лица, по соблюдению ограничений <22> | Обязательство устанавливает обязанность указанных лиц по соблюдению ряда ограничений, установленных ст. 17 — 20 Закона N 305-З |
| контракт | Контракт обязательно включается в личное дело государственных служащих.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) организации любой формы собственности в состав личных дел работников любых категорий могут включаться трудовые договоры (контракты) с работниками <23> |
| справка-объективка | Оформляется при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность определенных категорий работников, представлении их к награждению. Специально для включения в личное дело составлять ее не нужно |
| анкета | Может заполняться для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике в соответствии с требованиями, предъявляемыми к заполнению листка по учету кадров. Помимо подписи работника в ней также ставится подпись работника кадровой службы (специалиста по кадрам) <24> |
| копия (выписка) протокола заседания ученого совета | Для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей |
| копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива | Для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом |
| копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации | Собственник имущества организации или уполномоченный им орган вправе устанавливать в учредительных документах организации процедуры, предшествующие заключению трудового договора с руководителем организации, к примеру проведение конкурса <25> |
| договор о материальной ответственности | Для материально ответственных лиц |
| направление на работу | Службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, а также по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др. |
Обратите внимание!
Хранятся личные дела в кадровой службе отдельно от других дел одним из следующих способов <26>:
— по порядку номеров;
— в алфавитном порядке.
Ведение личного дела
Наниматель ведет личное дело на работника в течение всего периода времени его работы в организации. Как таковое ведение личного дела предполагает:
— внесение при необходимости записей. Например, во внутренней описи документов личного дела делается запись о включении в дело копии приказа о переводе работника;
— изменение состава документов личного дела. Например, некоторые документы изымаются из личного дела либо подлинники заменяются копиями <27>;
— включение в личное дело документов, характеризующих деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника <28> (см. таблицу 2).
Обратите внимание!
Документы включаются в хронологической последовательности <29>.
Таблица 2
Документы, включаемые в процессе ведения личного дела
| Название документа | Примечание |
| характеристики | Официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме с указанием <30>:
названия вида документа (характеристика); ФИО характеризуемого; текста с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики. Выделяют два вида характеристик: внутренние — подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты; внешние — подписываются руководителем организации с указанием даты и заверяются печатью нанимателя. Наниматель может при приеме на работу работника запрашивать характеристику на него с предыдущих мест работы. Характеристика должна быть ему направлена в течение 2 календарных дней со дня получения запроса <31> |
| аттестационные листы <32> | Заполняются по результатам аттестации работника |
| списки научных трудов и изобретений | Включаются в личное дело при их наличии |
| заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника | Оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке с указанием <33>:
адресата (кому адресуется заявление); заявителя (автора); названия вида документа (заявление); текста; подписи; даты составления. К иным документам относятся, например, медицинское заключение, докладная записка |
| копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п. | Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена в установленном порядке |
| иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь | К примеру, при оценке соблюдения руководителем организации определенных критериев, таких как обеспечение производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины. Такая оценка оформляется документально и проводится при аттестации руководителей организаций или при продлении либо заключении с ними контрактов на новый срок <34> |
На заметку
На этапе ведения личного дела <35>:
— все его документы собираются в отдельную папку;
— личное дело не переплетается и не подшивается.
Документы, не включаемые в личное дело
Законодательство предусматривает перечень документов, которые в личное дело включать не нужно. К ним относятся <36>:
— копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий.
Обратите внимание!
При увольнении в качестве меры дисциплинарного взыскания приказ об увольнении работника включается в личное дело;
— справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
— другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (например, медицинские заключения).
На заметку
Срок хранения документов указан в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 N 140 (далее — Перечень).
Также в перечень документов, включаемых в личное дело, не входят документы по воинскому учету работников <37>.
Обложка личного дела
Все документы личного дела помещаются в отдельную обложку (папку). Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства <38>.
На обложке личного дела указываются <39>:
— заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже).
Обратите внимание!
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней <40>;
— регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Помимо указанных обложка личного дела должна содержать следующие реквизиты <41>:
— полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), организации и структурного подразделения. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках;
— «Начато» и «Окончено» — арабскими цифрами указываются дата начала и дата окончания личного дела, например 09.01.2017;
— количество листов дела — оформляется после увольнения работника при полном оформлении личного дела <42>;
— срок хранения.
| Пример оформления обложки личного дела
Общество с ограниченной ответственностью «ТрансМагОптим» (наименование организации (структурного подразделения)) (ООО «ТрансМагОптим») Отдел кадров Личное дело N 54 Золотницкая Наталья Сигизмундовна (фамилия, имя, отчество)
Начато 09.01.2017 Окончено ____________ На __________ листах Хранить 75 лет |
Все надписи на обложке личного дела необходимо делать четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Также обложку можно оформить на отдельном листе с помощью технических средств с воспроизведением всех установленных реквизитов обложки личного дела (например, набрать на компьютере и распечатать с помощью принтера). В этом случае изготовленный лист наклеивают на обложку дела <43>.
Учет и использование личных дел
Учет
Все личные дела подлежат строгому учету <44>. Для этого в организации должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел по утвержденной форме <45>. В нем указываются:
— регистрационный индекс личного дела (номер);
— заголовок личного дела (ФИО работника);
— дата постановки на учет (дата формирования личного дела);
— дата снятия с учета (дата передачи личного дела в архив).
Пример журнала (книги) учета личных дел
Журнал (книга) учета личных дел
| Номер личного дела | Фамилия, имя, отчество работника | Дата постановки на учет | Дата снятия с учета |
| 1 | Золотницкая Наталья Сигизмундовна | 09.01.2017 | |
| 2 | Золотов Петр Иванович | 13.03.2017 | |
| 3 | Авакова Лидия Владимировна | 05.06.2017 | 22.09.2017 |
Хранится журнал (книга) учета личных дел 75 лет <46>. Срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводством <47>.
Использование
Личные дела могут выдаваться во временное пользование с разрешения руководителя организации <48>:
— работникам организации, как правило, на основании заявления с указанием причин и срока выдачи;
— сторонним организациям.
На заметку
Разрешение руководителя организации на выдачу оформляется резолюцией на заявлении работника или письме организации.
При этом выдача личного дела во временное пользование является правом, а не обязанностью нанимателя. Исключение составляют случаи, прямо предусмотренные законодательством. Например, личные дела и документы, включенные в них, выдаются на основании постановлений следственных органов.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещено <49>:
— производить какие-либо исправления;
— извлекать из него отдельные документы;
— включать новые документы.
На заметку
Чтобы проконтролировать состав и состояние личного дела, в момент его выдачи целесообразно сделать ксерокопию всех включенных в него документов, в том числе внутренней описи.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка утвержденной формы <50>. В ней делаются следующие отметки:
— номер личного дела;
— ФИО работника, на которого ведется личное дело;
— дата выдачи;
— получатель;
— расписка в получении (проставляется подпись получателя);
— телефон получателя;
— дата возврата.
Пример контрольной карточки
Контрольная карточка
Личное дело N 54
Фамилия Золотницкая
Имя Наталья
Отчество Сигизмундовна
Отметка о выдаче личного дела
| Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Номер телефона | Дата возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 04.09.2017 | Золотницкой Н.С. | Подпись | 200-00-02 | 07.09.2017 |
Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное личное дело и помещается на его место. При возврате личного дела в контрольной карточке указывается дата возврата, она изымается, а личное дело помещается на место.
